Комментарии по теме

«5 шагов по со­кра­ще­нию затрат на ИТ»
Олег Точенюк:
Есть конечно.. и потом это типа коммерческая информация и цена она +/- наверное процентов 30 может колебаться в зависимости от того кто покупает и у кого покупают.
«5 шагов по со­кра­ще­нию затрат на ИТ»
Алексей Лотов:
Меня интересует лицензирование инструментов SAP и сколько это примерно стоит. Так я и не нашел на вашем ресурсе ни одного ответа на этот вопрос. Да и Гугл мне пока не сильно помог. Нет ли тут...
«Проблема: что делать, когда уходят ко­нсу­льта­нты?»
Олег Точенюк:
Мда... знания они не сифилис, при контактах сотрудник <-> консультант не передаются..  а как заметили ниже, бумажные варианты кучи бумаг по факту выполнения, очень мало помогают в...

Правила проведения интервью

15317
9
Дублин Александр, бизнес-аналитик ООО Бюро диагностики бизнеса "Прагматик", info@pracs.ru, www.pracs.ru.

Аннотация

Наша статья ориентирована на руководителей SAP-практики консалтинговых компаний и консультантов. Описанный в ней подход к проведению интервью можно назвать ритуалом, но, по нашему мнению, необходимо, чтобы это стало обычной практикой.

Как показывает опыт, в сравнении с неформальным подходом, имеющим место в настоящее время, предлагаемая концепция обладает следующими преимуществами:

  • на 30% сокращается время проведения интервью;
  • на 40% сокращается время подготовки отчета о проведении интервью;
  • практически сводится к нулю вероятность повторного интервью;
  • в разы повышается уровень взаимного доверия участников интервью;
  • формализованный (документированный) результат проведения интервью может быть включен в корпоративную базу знаний.

Концепция интервью сформулирована в виде Правил проведения интервью. Это делает возможным её практическое применение в деятельности консалтинговой фирмы и консультантов-фрилансеров.

Опыт «кровью и железом» показывает, что эти правила являются best practice. Но если ваш личный (корпоративный) опыт диктует вам иные формулировки пунктов свода Правил, приводимых ниже, вы можете внести необходимые изменения, так как он (свод Правил) открыт для модификации и оптимизации.

Например, если вы уверены, что в определенных случаях необходима предварительная отправка интервьюируемому опросных листов, то этот пункт легко включается в свод Правил. В случае если в вашей фирме приняты другой порядок отчетности, вы можете изменить соответствующие пункты свода Правил без ущерба для общей концепции.

Правила проведения интервью

1. Общие положения

1.1. Правила проведения интервью (далее – Правила) устанавливают единый для сотрудников Компании порядок подготовки и проведения интервью при изучении (диагностике) бизнес-процессов Клиента, а также порядок отчетности о проведенном интервью.

1.2. Настоящие Правила входят отдельным документом в документооборот Компании.

1.3. Настоящие Правила предусматривают три вида интервью (по способу проведения):

  • путем непосредственного общения;
  • путем общения по телефону;
  • путем общения по электронной почте.

2. Порядок подготовки интервью

2.1. Дату интервью и исполнителя (лей) процедуры назначает менеджер проекта (функциональный начальник).

2.2. За день до даты проведения интервью исполнитель представляет менеджеру проекта на утверждение:

  • план интервью (приложение 1);
  • опросный лист.

2.3. При составлении опросного листа рекомендуется использовать «Корпоративную методику подготовки опросных листов».

2.4. Следует добиваться того, чтобы интервьюируемый понял важность интервью и подготовился к нему.

3. Порядок проведения интервью и этикет

3.1. Следует (желательно) проводить интервью не одному (вдвоем).

3.2. Следует избегать действий, неприятных для интервьюируемого, например, садиться или курить без его согласия и т. п.

3.3. Интервьюеру не следует излагать свое мнение об услышанном от собеседника. Следует только накапливать информацию для последующего анализа и использования. Не следует обсуждать с интервьюируемым мнения других сотрудников. В ходе проведения интервью не следует давать советов.

3.4. Следует документировать вопросы и ответы по ходу проведения интервью с приложением черновых записей к отчету об интервью.

3.5. Интервьюеру следует управлять последовательностью ответов в ходе беседы и контролировать точность получаемой информации. Это можно сделать при помощи кратких резюме: «другими словами», «если я правильно вас понял». При этом следует получить подтверждение своему резюме.

3.6. Интервьюеру следует «уметь слушать» и демонстрировать корректность в разговоре. При высказываниях партнера по вопросам, выходящим за рамки обсуждаемого, следует дать ему возможность изложить свое мнение, так как при этом представляется возможность получения дополнительной информации. Далее необходимо добиться ответа на обсуждаемый вопрос, вернув разговор в прежнее русло и убедившись в том, что вопрос был правильно сформулирован (понят) и интервьюируемый может дойти до сути дела.

3.7. В ходе проведения интервью необходимо уделять достаточное внимание вопросам, которые задает интервьюируемый. Следует поддерживать неформальную атмосферу беседы и способствовать ее продолжению.

3.8. В конце интервью необходимо подвести его итоги с целью убедиться в том, что и вопросы и ответы были правильно поняты партнерами.

3.9. Если по ходу интервью выясняется недостаток времени для его проведения, следует договориться о продолжении интервью и назначить следующую встречу или оговорить порядок ее назначения.

3.10. По окончании интервью следует дать возможность партнеру сделать дополнительные замечания, которые он считает важными.

3.11. Необходимо узнать мнение интервьюируемого о необходимости проведения интервью с другими сотрудниками и изучения определенных документов.

3.12. Следует поставить в известность интервьюируемого о принципах и способах обработки результатов интервью, планах на дальнейшие встречи и планируемых сроках завершения этапа внедрения. Следует обменяться контактными номерами телефонов и адресами электронной почты.

4. Порядок обработки результатов интервью и отчетность.

4.1. Обработка результатов интервью производится в течение трех дней после проведения интервью.

4.2. В пакет отчетных документов входят:

  • план интервью;
  • опросный лист;
  • отчет об интервью.

4.3. План интервью и отчет об интервью являются управленческими документами и составляются, учитываются и хранятся по правилам корпоративного документооборота.

4.4. С разрешения менеджера проекта следует представить отчет об интервью на согласование интервьюируемому. Не подлежит представлению часть отчета об интервью, определенная менеджером проекта.

4.5. Не позднее чем через три рабочих дня после проведения интервью ответственный за его проведение исполнитель представляет менеджеру проекта пакет отчетных документов. В случае незавершенного интервью представляется соответствующий отчет.

4.6. Менеджер проекта обеспечивает подписание отчета об интервью (купированного соответствующим образом) официальным представителем обследуемого Клиента.

Приложение 1

План интервью

1. Сведения о проекте

Наименование проекта / Клиента: _____________________________________________________

Текущая стадия / этап проекта: _____________________________________________________

Связь цели проекта / технического задания с интервью: ___________________________________

2. Структурированная цель интервью

1. ___________________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________________________

3. Данные об интервьюерах

№ п/п

Роль в проекте

ФИО

1

   

..

   

4. Данные об интервьюируемых лицах

№ п/п

Должность

ФИО

Реквизиты для связи

Местоположение (географическое) в офисе

1

       

..

       

5. Взаимное представление

Следует указать, когда и при каких обстоятельствах (совещание, фуршет и т. п.) был ранее представлен интервьюер. Следует указать лицо (должность, ФИО), которое представило / представит партнеров друг другу

_____________________________________________________________________________________

6. Осведомленность интервьюируемого о цели встречи

Необходимо указать, когда и при каких обстоятельствах интервьюируемому сообщили / сообщат о цели интервью. Указать должность и ФИО сообщившего лица.

_____________________________________________________________________________________

7. Актуальная (деловая) информация, которой владеет интервьюер

Следует специфицировать информацию, имеющуюся у интервьюера, и степень (произвольно) знакомства с ней (для документов).

№ п/п

Описание информации

Степень знакомства

1

   

..

   

8. Предполагаемое место проведения интервью (не обязательно)

Следует указать место проведения интервью и наличие помех для проведения интервью

__________________________________________________________________________________

9. Планируемое для проведения интервью время

Ограниченный доступ

Для прочтения полной версии статьи необходимо зайти как зарегистрированный пользователь.

Комментарии:

Илья Кузнецов (Рейтинг: 16) 21:01, 01 июля 2010

Начал читать, понимая под \"интервью\" смысл \"разговор с потенциальным работником\", что и хотел прокомментировать. По данной теме необходимость упорядочения опросов приветствую, но сам таким опытом не обладаю и необходимости для себя пока не вижу.
(поэтому и полезность == 5)

Юрий Минич (Рейтинг: 53) 16:08, 07 июля 2010

Мне как консультанту очень полезная статья.

Александр Дмитриев (Рейтинг: 41) 15:45, 09 июля 2010

Статья полезна для проведения интервьюирования, определен план проведения интервью. На следующем предпроектном попробую следовать этому плану.

Денис Горьков (Рейтинг: 785) 21:54, 14 июля 2010

Главное преимущество данного подхода - идея документировать всё, но оценивать позже. Действительно, зачастую получается подводить фразы опрашиваемого под известные лекала (настроенный функционал системы, например)
Удивил пункт 5. Взаимное представление (как то больше  пресейлу такая информация нужна а не консалтингу) и конечно всяческие оценки наподобие конфидециальности и детализации (не зря пункты выделены как необязательные).

Владислав Свяжин (Рейтинг: 10) 18:18, 22 июля 2010

не понятно откуда
на 30% сокращается время проведения интервью;
 
ничего нового! слушай и записывай )

Александр Черных (Рейтинг: 63) 02:55, 26 июля 2010

Интересная формализация процесса проведения интервью. Плюс наличие готовых к применению правил проведения.

Михаил Смирнов (Рейтинг: 10) 19:20, 27 июля 2010

   Отзыв на статью «Порядок проведения интервью»
   Смирнов Михаил
 
   В статье приведен серьезный системный подход к проведению интервью, как к процессу, требующему тщательной подготовки и аналитической работы для достижения результата.
   Уверен, что приведенные правила и формы идеально подходят для обследования предприятия и если бы мне предстояло провести подобные встречи, то с удовольствием воспользовался бы материалами из публикации.
   На мой взгляд, в дополнении нуждается пункт про утверждение документации менеджером перед интервью. Если на интервью будет обсуждаться узкопрофессиональная тема, а менеджер не обладает в ней достаточной компетенцией,  то такая проверка сведется к формальности, причем опытные консультанты вряд ли нуждаются в данном пункте. Можно было бы добавить к данному пункту корректировку опросного листа более опытным коллегой в необходимой области, если таковой имеется. Приятно удивил раздел «Взаимное представление», до этого я даже не задумывался, насколько это важно.
   Автор статьи совершенно справедливо уделяет много внимание этикету при проведении встречи. Во время непосредственного общения данный аспект выходит на первое место, но в процессе развития взаимоотношений, когда предоставляются на утверждение рукописные документы, либо интервью с самого начала проводится путем общения по почте, на первое место выходит манера изложения материала в документах и переписке. Я считаю, что статью автора необходимо дополнить правилами исключающими случаи, когда документы написаны «для себя» и являются нечитаемыми или содержат абсолютно неочевидные заключения.
   При проведении очного интервью, когда вопросы и ответы четко сформулированы и лаконичны, такие ситуации редки. Но когда ведется активная проектная работа с жестко ограниченными ресурсами, такие «неотшлифованные» документы встречаются довольно часто. Причин, на первый взгляд может быть три, первая – неспособность или нежелание поставить себя на место человека, которому придется обрабатывать данный документ, вторая - перегруженность интервьюера, и как следствие спешка и третья – отсутствие структурированных шаблонов с прописанными правилами заполнения. Причем спешка и отсутствие форм не являются критическими причинами, а скорее являются следствиями первого пункта. При понимании важности написания документов «для партнера» можно суметь изъясниться вполне понятно, литературный слог при этом не требуется, а шаблон для заполнения можно придумать на ходу.
   При этом нельзя забывать, что многие документы обрабатываются и составляются клиентом, а это значит, что в них могут встречаться такие же недостатки изложения материала. Все это может приводить к долгой и непродуктивной переписке.  
   Для упрощения общения и развития культуры написания документов «для партнера», на мой взгляд, необходимо развивать шаблоны документов и правила их заполнения, закреплять использование шаблонов и правил в работе и добиваться от всех партнеров понимания важности грамотного и структурированного изложения материала. В итоге, как мне представляется,  это поможет сохранить драгоценное время и благоприятное впечатление, достигнутое соблюдением этикета.

Павел Веселов (Рейтинг: 13) 18:30, 19 апреля 2011

Хорошо бы развить тему и сделать ролик в стиле Сержа Горелого.

Иван Кичкайло (Рейтинг: 120) 14:36, 21 февраля 2012

Добрый день!  В управлении  персоналом ИТ  работаю 15 лет. Нынешняя тенденция  и подходы  к правилам собеседования, интервью  имеют свои вариации. Хочу поделиться одним из направлений. В моей компании  принято  проводить интервью с претендентами  по видео скайпу. Все записывается сохранять и держать на сервере. Это дает возможность подключать руководителей подразделений не  дергая их с  рабочего места.  Созданная файловая видео-аудио база претендентов  автоматически  обрабатывается и группируется по категориям ответов и вопросов, принятым решениям. Это весьма  удобная форма  проведения интервью, позволяющая   нанимать в филиалы своего офиса людей  из Англии, Франции, Канады, США. Система распознавания речи  автоматически создает анкету претендента. А онлайновая  видео запись  решения тестового  задания  претендентом  дает возможность  руководителям отделов  посмотрев запись принять решение по кандидату или претенденту на вакансию. Хотелось, что бы  такой подход  нашел в САП  свою реализацию.

Любое воспроизведение запрещено.
Копирайт © «Издательство ООО «Эксперт РП»