3.2 Место возникновения затрат

Места возникновения затрат характеризуют «Где» произошли затраты, либо по географическому положению, либо области ответственности, или по обоим вариантам вместе. Они группируют центры принятия решения, управления и ответственности в иерархическую структуру, известную как стандартная иерархия, которую мы сейчас и рассмотрим.

3.2.1 Стандартная иерархия

Стандартная иерархия является обязательным полем основных данных места возникновения затрат, поэтому она должна создаваться и присваиваться контроллинговой единице еще до того, как будут созданы места возникновения затрат. Это гарантирует, что стандартная иерархия содержит все МВЗ контроллинговой единицы.Каждый узел стандартной иерархии является группой мест возникновения затрат. Методика создания иерархии путем создания групп внутри групп используется во многих участках системы, например в спецификации. Стандартная иерархия — это лишь специальная группа МВЗ, которая содержит все места возникновения затрат. Система определенным образом разбивает сложные структуры, которые в противном случае приведут к усложнению, на простые составляющие, например группы основных данных.

Можно просматривать или изменять стандартную иерархию с помощью транзакции OKEON или перейдя по пунктам меню:

• Учет и Отчетность (Accounting)
  • Контроллинг (Controlling)
    • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
      • Основные данные (Master Data)
        • Стандартная иерархия (Standard Hierarchy)
          • Изменить (Change).

Пример стандартной иерархии показан на Рис. 3.14. Вы можете перетаскивать мышью места возникновения затрат, назначая их другим узлам стандартной иерархии. В текущем финансовом году можно заново переопределить присвоение для места возникновения затрат балансовой единице, бизнес-сфере или МВП, если соблюдаются следующие три условия:

• Валюты старой и новой балансовой единицы идентичны.
• Были проведены только плановые данные в текущем финансовом году.
• Место возникновения затрат не присвоено основному средству, рабочему месту или основной записи HR (модуля «Управление персоналом»).

Рис.3.14. Пример стандартной иерархии мест возникновения затрат

При изменении параметров места возникновения затрат в стандартной иерархии его статус изменяется, как показано на Рис. 3.15.

Рис. 3.15. Статус места возникновения затрат в стандартной иерархии

Для активации МВЗ нажмите пиктограмму с изображением светофора на вкладке «ОснДанные» («Basic data»), как показано на рис. 3.15. Все присвоения проверяются на этапе активации, как только МВЗ становится активным, оно может получать и отправлять затраты. Активированные МВЗ имеют индикатор с изображением зеленого сигнала светофора в столбце статуса активации в первой строке, как показано на Рис. 3.15.

Предусмотрена возможность групповой активации мест возникновения затрат транзакцией KEOA1 или выбрав следующий путь в меню IMG:

• Контроллинг (Controlling)
  • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
    • Основные данные (Master Data)
      • МВЗ (Cost Centers)
        • Активировать неактивные места возникновения затрат (Activate Inactive Cost Centers).

Поскольку стандартная иерархия представляет структуру вашей компании, весьма вероятно, что вы будете вносить изменения в стандартную иерархию по мере изменений в структуре вашей компании. Если самая последняя иерархия вашей компании определена в виде альтернативной иерархии, то может быть не совсем очевидно, как заменить (swap) стандартную иерархию на альтернативную. В следующем разделе показано, как осуществить такую замену.

Процедура замены стандартной иерархии

Стандартная иерархия МВЗ должна адекватно представлять структуру вашей компании и чаще всего должна использоваться для целей отчетности, поскольку она гарантированно содержит все МВЗ в контроллинговой единице, и актуальность этих сведений просто поддерживать. Альтернативную иерархию можно вести только с помощью транзакции KSH2, функциональность которой беднее. Если вы замечаете, что для целей отчетности вы чаще используете альтернативную, нежели стандартную иерархию, вам следует рассмотреть идею перемены иерархий местами.

Вы можете определить стандартную иерархию с помощью транзакции OKKP или пройдя по пунктам меню IMG:

• Контроллинг (Controlling)
  • Общий ко нтроллинг (General Controlling)
    • Организация (Organization)
      • Ведение ко нтроллинговой единицы (Maintain Controlling) Area .

Дважды щелкните по тексту Ведение контроллинговой единицы (Maintain Controlling Area) , а затем двойным щелчком мыши выберите контроллинговую единицу. Отобразится экран, представленный на Рис. 3.16.

Рис. 3.16. Ведение контроллинговой единицы

Если вы попытаетесь сменить стандартную иерархию, вы получите сообщение об ошибке, в котором говорится, что это можно сделать только в том случае, если ни в присвоенной стандартной иерархии, ни в иерархии, которую предполагается установить, нет ни одного МВЗ. Вам нужно заморозить работу с существующей иерархией, либо рисковать слишком серьезными нарушениями в текущей отчетности.

Скопировать альтернативную иерархию в качестве узла напрямую под стандартной иерархией, а затем удалить другие существующие узлы было бы простейшим решением (если бы такое решение было возможно). Еще одним преимуществом такого решения было бы то, что все существующие отчеты, использующие альтернативную иерархию, по-прежнему работали бы корректно. Однако если вы попытаетесь создать альтернативную иерархию как узел прямо под существующей стандартной иерархией, вы получите сообщение об ошибке, в котором говорится, что группа мест возникновения затрат уже существует.

Вот процедура, позволяющая быстро сменить иерархии:

Скопируйте существующую альтернативную иерархию в другую группу

Создайте группу мест возникновения затрат с помощью транзакции KSH1 или пройдя по пути меню:

• Учет и отчетность (Accounting)
  • Контроллинг (Controlling)
    • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
      • Основные данные (Master Data)
        • Группа МВЗ (Cost Center Group)
          • Создать (Crea te).

Создайте новую группу мест возникновения затрат со ссылкой на вашу существующую альтернативную иерархию. Создайте ее под сходным названием, просто добавив цифру в конце.

Удалите существующую альтернативную иерархию

Вы можете удалить группу мест возникновения затрат с помощью транзакции KSH2 или пройдя по пути меню:

• Учет и отчетность (Accounting)
  • Контроллинг (Controlling)
    • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
      • Основные данные (Master Data)
        • Группа МВЗ (Cost Center) Group
          • Изменить (Change).

Щелкните по самому высокому узлу, щелкните по кнопке «Выбрать», а затем щелкните по кнопке с изображением мусорной корзины, чтобы удалить альтернативную иерархию.

Создайте удаленную иерархию в качестве узла стандартной иерархии

Теперь, когда исходная альтернативная иерархия перестала существовать, вы можете создать ее в качестве узла прямо под наивысшим узлом существующей стандартной иерархии, воспользовавшись транзакцией OKEON или пройдя по пути меню:

• Учет и отчетность (Accounting)
  • Контроллинг (Controlling)
    • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
      • Основные данные (Master Data)
        • Стандартная иерархия (Standard Hierarchy)
          • Создать (Change).

Щелкните по кнопке с новой страницей и выберите Нижестоящая группа (Lower-Level Group), чтобы создать имя альтернативной иерархии прямо под наивысшим узлом стандартной иерархии.

Создайте альтернативные группы в стандартной иерархии

Теперь создайте структуру альтернативной иерархии в рамках стандартной иерархии, по мере необходимости повторяя все предыдущие этапы, в зависимости от того, какие подузлы альтернативной иерархии вам нужны для продолжения работы с отчетностью под тем же самым именем.

Переприсвойте все МВЗ новым группам

Переприсвойте все МВЗ новым группам и удалите старые.

Мы рассмотрим остальные поля основных данных места возникновения затрат в следующих разделах. Мы изучили стандартную иерархию, приступаем к рассмотрению основных данных МВЗ. Мы рассмотрим поля на вкладке «ОснДанные» («Basic data»).

3.2.2 Ракурс «Основные данные» (Basic Data)

Вы можете просматривать или изменять параметры МВЗ при помощи транзакции KS02 или выбрав следующий путь в меню:

• Учет и Отчетность (Accounting)
  • Контроллинг (Controlling)
    • Учет затрат по МВЗ (Cost Center Accounting)
      • Основные данные (Master Data)
        • Место возникновения затрат (Cost Centers)
          • Отдельная