Комментарии по теме

«По­дго­то­ви­те­льные настройки для обе­спе­че­ния со­о­тве­тствия учёта основных средств в SAP ERP тре­бо­ва­ни­ям МСФО»
Татьяна Шевченко:
Мне кажется, уместной будет небольшая демонстрация работы данного решения. В целом различий при первоначальном признании активов по стандартам US GAAP и МСФО не так уж и много. По обоим...

База знаний

Вы можете подписаться на эту колонки этого автора, если авторизируетесь или зарегистрируетесь

Миграция Основных Средств в SAP ERP за 7 шагов

19 сентября 2016, 09:53

Данная статья написана Дмитрием Кагликом и впервые опубликована на сайте http://www.sapexpert.co.uk на английском языке. Если вы хотите узнавать больше от экспертов из мира SAP раньше других, то, пожалуйста, подпишитесь на обновления на указанном сайте.

Учет Основных средств – одна из важнейших частей бухгалтерского учета. Обычно это – один из компонентов, внедряемых в системе SAP, и зачастую учет ОС запускается вместе с другими копонентами «ядра» модуля Финансы: Главная Книга, Кредиторы, Дебиторы.

Как правило, Вам необходимо перенести данные из «старой» учетной системы в SAP. Этот процесс называется миграцией или преносом данных. В миграции Основных Средств есть несколько специфичных моментов. Давайте разберем шаги, которые Вы должны сделать, и обсудим их подробно.

1. Разделить «Основные средства» и «Главную книгу»

В настройках счетов Главной Книги в SAP имеется специальный тип контрольных счетов для Основных Средств. Вы присваиваете этот тип счетам учета первоначальной стоимости и накопленной амортизации.

Связь через механизм контрольных счетов гарантирует, что каждая транзакция в модуле Основных Средств автоматически проводится в Главной Книге. Вам не придется проводить одну и ту же операцию дважды в Главной Книге и в Учете ОС. Вместе с тем, такая связь гарантирует, что проводка в Главной Книге возможна только через Основные Средства, но не напрямую.

Однако, для переноса данных Вам необходимо будет разорвать эту связь. Технически перенос данных по счетам Главной Книги и ОС проводится раздельно.

Для отключения контрольности счетов ГК Вы должны возпользоваться транзакцией OAMK, которую также можно найти в IMG:

  • Financial Accounting
    • Asset Accounting
      • Preparing for Production Startup
        • Production Startup
          • Set or Reset Reconciliation Accounts.

Здесь Вы можете поменять тип контрольности счетов Главной Книги с «Основных средств» на «Пусто».

2. Установить параметры миграции

До того, как Вы начнете перенос данных по Основным Средствам в SAP, Вы должны объяснить системе, что именно Вы переносите, какова дата миграции, и что нужно делать с перенесенными данными. Наиболее важными параметрами являются «Дата переноса» и «Последний закрытый период в старой системе».

«Последний закрытый период» скажет SAP-системе, что нужно рассчитывать амортизацию и проводить ее в Главной Книге со следующего периода. Например, если Вы запускаете систему с 1 января 2017 года, то последний закрытый период – декабрь 2016 года (12 / 2016).

«Дата переноса» указывает SAP дату, которая будет значиться в транзакциях переноса. Это может быть как первый день нового периода, так и последний день закрытого периода. Имейте в виду, что разница в расчетной сумме амортизации в SAP и в старой системе, если таковая возникнет, будет проведена в периоде, следующем за датой переноса. В использованном ранее примере, дата переноса 01/01/2017 даст корректировки амортизации в периоде 02 / 2017. Если же Вы укажете дату переноса 31/12/2016, то корректировки будут проведены в периоде 01 / 2017.

Обе эти настройки, относящиейся к дате переноса, Вы можете найти в IMG:

  • Asset Accounting
    • Asset Data Transfer
      • Parameters for Data Transfer
        • Date Specifications.

Также существует целый ряд других параметров, относящихся к переносу данных основных средств. Они относятся к (пере-)расчету сумм, которые вы переносите. Например, Вы можете попросить SAP пересчитать сумму амортизации за прошлые годы, или пересчитать страховую сумму. Все эти параметры находятся в разделе Options рядом с веткой IMG, упомянутой ранее.

3. Подготовить инструмент переноса данных

В SAP существует 2 инструмента для переноса данных Основных Средств: с использованием интеграции с Microsoft Excel, и с использованием общего инструмента миграции для области ОС.

Несмотря на то, что Excel-инструмент доступен всем и находится в IMG

  • Financial Accounting
    • Asset Accounting
      • Asset Data Transfer,

я до сих пор не видел ни одного примера его использования. Более общим подходом является перенос данных ОС через типовой «ручной» инструмент (LSMW).

Данный инструмент переноса включает в себя 7 транзакций:

  •  AS91 / AS92 / AS93 для переноса данных индивидуальных Основных Средств. Эти 3 транзакции служат для ввода, редактирования и просмотра переносимых данных.
  •  AS81 / AS82 / AS83 / AS84 для переноса данных групповых Основных Средств. Эти 4 транзакции служат для ввода, редактирования и просмотра переносимых данных, и для создания подномеров.

Существует 2 принципиально разных методики для переноса Основных средств, введенных в эксплуатацию в текущем финансовом году, и в предыдущих годах. Конечно же, это замечание имеет значение только при запуске модуля Основных Средств в середине года. Различие состоит в том, что значения по балансовой стоимости и накопленной амортизации указываются только для ОС, введенных в эксплуатацию в предыдущих годах. Транзакции текущего года вводятся индивидуально в соответствующем разделе транзакции миграции.

ОС, введенные в эксплуатацию в текущем году, будут содержать в себе только раздел Транзакций. Это относится, в том числе, к транзакциям ввода в эксплуатацию и накопленной с того момента амортизации.

Таблица ниже содержит указание, какой раздел транзакции AS91 Вы должны использовать для ввода различных видов мигрируемых данных.

Данные

ОС текущего года

ОС прошлых лет

Балансовая стоимость

Транзакции

Значения

Амортизация прошлых лет

n/a

Значения

Амортизация текущего года

Транзакции

Значения

Транзакции текущего года

Транзакции

Транзакции

Имеет смысл плотно поработать с транзакциями AS91/AS81 до того, как Вы начнете создавать инструмент миграции для своего проекта. Когда Вы увидите и «пощупаете» каждый раздел этих транзаций, Вы можете перейти к созданию LSMW для них.

4. Подготовить данные старых систем

Вы должны загрузить данные из старой системы или систем в Excel или любой другой инструмент для массовой обработки данных. Скорее всего, структура данных в этой выгрузке не будет точно соответствовать тому, что Вы намереваетесь импортировать в SAP через LSMW, подготовленные на предыдущем шаге. Поэтому наверняка потребуется обработка и обогащение данных.

Не забудьте о необходимости документировать каждую свою манипуляцию с данными для последующей сверки и контроля.

5. Импортировать данные

Когда данные и инструмент переноса готовы, Вы можете ввести данные в SAP. LSMW с использованием транзакций AS91 и AS81 (в случае необходимости) создадут Основные Записи Основных Средств (ОЗОС) со значениями из старой системы.

Конечно же, имеет смысл сначала попробовать ввести данные в тестовую систему, чтобы заранее увидеть возможные проблемы и устранить их или подготовить решение.

Балансовые значения на счетах Главной Книги вводятся отдельно от значений Основных Средств с использованием любого доступного инструмента, например LSMW на транзакции FB01.

6. Сверить книги

Если Вы вернетесь к началу данной статьи, Вы вспомните, что Главная Книга и Книга Основных Средств были отделены друг от друга в целях миграции. Теперь, когда миграция завершена, Вы должны сверить значения в обеих книгах.

Для проверки баланса по счету Главной Книги возможно воспользоваться транзакциями FS10N или FAGLB03, в зависимости от версии Вашей SAP-системы.

Для проверки значений в Основных Средствах Вы можете использовать один из множества отчетов в Информационной Системе. Например, может пригодиться транзакция S_ALR_87011964 – Баланс ОС по классам. Каждый класс ОС имеет только один счет Главной Книги для первоначальной стоимости и накопленной амортизации, то есть отчет по классам ОС даст Вам возможность сравнить значения в ОС со значениями в ГК.

Если значения не сходятся, Вы можете изменить значения в перенесенных ОС в транзакциях AS92 / AS82.

7. Связать Основные Средства и Главную Книгу.

Когда Вы сверили балансы на счетах Главной Книги и значения Основных Средств, Вы можете восстановить связь этих двух книг в SAP. Воспользуйтесь для этого транзакцией OAMK. Укажите вид контрольного счета «Основные Средства» на счетах Главной Книги, которые Вы используете.

Сделав эти 7 шагов, Вы закончите цикл переноса данных по Основным Средствам.

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы по Основным Средствам или другим модулям SAP, Вы можете задать их SAP Expert?