4.3 Программа внедрения SAP

С учетом сложности внедрения SAP необходим программный подход. В этом разделе рассматриваются принципы такого подхода и особенности его применения.

4.3.1 Жизненный цикл программы

Каждая программа имеет определенный жизненный цикл. На Рис. 4.2 показано, что в определенный момент времени доминирует конкретная фаза жизненного цикла. Здесь также представлены переходы программы от одной фазе к другой. Ни одна фаза не может быть полностью не завершена до тех пор, пока не будет завершена вся программа.

Рис. 4.2 Жизненный цикл программы SAP

Как видно по Рис. 4.2, даже если программа находится официально на фазе проектирования, некоторые операции предыдущих и последующих фаз, например, настройка программы и развертывание будут также выполняться.

В Главе 3 рассматриваются три отдельных блока цикла изменения: размораживание, изменение и повторное замораживание. Такой подход позволяет управлять жизненным циклом программы с точки зрения изменений. Это позволяет синхронизировать фазы обучения пользователей с жизненным циклом программы и моментами истины проектов (т. е. решающими факторами успеха).

В остальных частях книги размораживание, изменение и повторное замораживание используются в качестве архитектуры для выполнения любых связанных с программой действий. Как показано на Рис. 4.3, цикл изменений может быть использован на практике только в случае его отображения в жизненном цикле программы.

Размораживание, изменение, и повторное замораживание определяют точку перехода от одной фазы к другой. В нижней части Рис. 4.3 фазы обучения показаны с точки зрения пользователя. Фаза бессознательной компетентности не возникает. Это вызвано тем, что эта фаза устанавливается постепенно и, как правило, только через длительное время после завершения программы.

Рис. 4.3 Изменение и цикл обучения в рамках жизненного цикла программы.

Фазы программы, показанные на Рис. 4.3, предоставляют контекст каждого проекта, включенного в программу. Помимо инициирования и настройки программы, важно учесть, что эти фазы будут отражены во всех проектах программы.

Размораживание

Более подробно эта тема рассматривается в части II данной книги. Подготовка программы позволяет разморозить организацию и подготовить ее к запланированному изменению. Рассмотрим, что включает в себя этот процесс:

Инициирование программы
На этой фазе назначается менеджер программ, и создается бизнес-случай, для которого требуется определить преимущества. Для проверки адекватной вероятности успеха внедрения SAP выполняется анализ осуществимости. Эта фундаментальная фаза устанавливает необходимые границы для внедрения SAP и осуществления соответствующих преимуществ.

Настройка программы
После утверждения программы на основе анализа осуществимости и создания управляющего комитета можно приступать к выполнению конкретных действий. До этого момента программа существовала только на бумаге. Наиболее сложной частью этой фазы является перевод программы на реальную основу. Операции этой фазы, как правило, включают следующие: определение руководства программы, определение устава программы, запрос ресурсов у организации, определение объема, разработка портфеля проектов, определение структуры программы, а также установление сроков и составление бюджета.

Изменение

Более подробно эта тема рассматривается в части III данной книги. Выполнение программы заключается в изменении операций организации. Рассмотрим составляющие этого процесса:

Проектирование
Повторим: важно учитывать, что это не просто часть технического проекта программного обеспечения, но также и фаза, которая повторяется во всех соответствующих проектах, например, в проектах обучения и образования, а также в проекте очистки данных.

Создание
При узком проектном подходе эта фаза включает только поставку прототипа инструмента SAP. Однако при программном подходе это фаза является общей для всех проектов.

Тестирование
Аналогично, эта фаза не просто определяет поставку полностью протестированной и корректно работающей системы. Обучение, коммуникация, управление производительностью и организация могут и должны быть тщательно протестированы.

Развертывание
Наконец, развертывание представляет собой не просто технический переход к продуктивной эксплуатации. Даже в сообществах “большого взрыва” с одной инстанцией и одним пользователем программа имеет несколько моментов перехода к продуктивной эксплуатации. Сюда включается техническая поставка программного обеспечения, предварительный переход к продуктивной эксплуатации и последующее развертывание решения в глобальной организации. Но существует еще множество моментов истины, которые определяют успешность внедрения SAP.

Повторное замораживание

Более подробно эта тема рассматривается в части IV. После внедрения всех изменений требуется повторное замораживание организации посредством следующих фаз:

Поддержка после внедрения
Поддержка после внедрения – это широкий термин, который может включать больше, чем было запланировано по срокам и в бюджете. Она включается как отдельная фаза для проверки того, что операции после внедрения направлены на поддержание изменений и их укрепление в организации.

Жизнь после SAP
Программа может быть действительно завершена только после реализации всех преимуществ, но в реальности это происходит после второй волны проектов оптимизации. Это не недостаток; необходимо просто подождать, пока все пользователи достигнут того же уровня компетентности, что и сотрудники, выполнившие поставку системы. Только после этого можно будет точно определить реальные области оптимизации.

4.3.2 Проекты: модули программы

Для реализации преимуществ, необходимых для организации, требуется определенное количество проектов. Все проекты должны быть интегрированы в структуру программы и определены в жизненном цикле изменений программы.

При поставке каждого проекта программа движется вперед к достижению поставленных целей. Такая развертка по проектам обеспечивает полный контроль динамики.

Программа внедрения состоит из потоков проектов, целью которых является реализация специфичных результатов. Эти проекты распределены по жизненному циклу изменений программы. Большинство из них существует в течение всего жизненного цикла, но многие – только в течение определенных фаз. Здесь рассматриваются наиболее общие потоки проектов в рамках программы SAP.

Поток внедрения SAP
Целью этого потока является проектирование, создание (конфигурирование и разработка) и внедрение SAP как инструмента для поддержки организации в новых способах работы, разработке интерфейсов и переносе данных.

Поток ИТ/ IS
Этот поток включает все проекты, требуемые для подготовки организации ИТ к изменению, а также установку инфраструктуры, необходимой для внедрения SAP.

Поток тестирования
Тестирование настолько важно для внедрения SAP, что его необходимо обработать как отдельный канал. Существуют функциональные тесты, тесты интеграции, приемочные тесты пользователя, тесты системной производительности и т. д. Канал также включает подготовку операций тестирования.

Поток интеграции
Целью этого проектного потока является обеспечение интеграции процессов, ИТ/ИС и организации. Этот поток также несет ответственность за реинтеграцию ресурсов в организации после завершения внедрения.

Поток управления программами
В этом потоке запускаются проекты, включающие в себя управление программой. Эти проекты включают управление рисками, последующие операции по обеспечению качества, управление ресурсами, назначение бюджета и последующие операции, а также последующие операции динамики и управление производительностью.

Наконец, существует четыре специфичных потока, которые относятся непосредственно к управлению организационным изменением в течение внедрения SAP. Эти потоки показаны на Рис. 4.4. Описание этих потоков приводится ниже:

Рис. 4.4 Потоки проекта управления организационными изменениями

Поток организации
Целью этого потока является определение и внедрение новой структуры организации, а также реализация новых способов работы. В рамках этого потока осуществляется управление всеми физическими и логистическими проблемами и трудностями реструктуризации. Результатом являются новые способы работы на основе эффективного выполнения процессов наиболее успешной практики в рамках корпоративных стратегических целей.