Комментарии по теме

«Настройка фу­нкци­о­на­льно­сти обмена эле­ктро­нных сче­то­в-фа­ктур систем SAP ERP и ИС ЭСФ (ло­ка­ли­за­ция для Ка­за­хста­на)»
Айжан Жунусова:
Добрый день! Не срабатывает мэппинг по входящим счет-фактурам. Не могли бы Вы подсказать как срабатывает мэппинг по входящим счет-фактурам? Настройки сделаны согласно по Вашему описанию.
«Настройка фу­нкци­о­на­льно­сти обмена эле­ктро­нных сче­то­в-фа­ктур систем SAP ERP и ИС ЭСФ (ло­ка­ли­за­ция для Ка­за­хста­на)»
Артем Ляхов:
Не совсем понятно,по какой причине,стандартно настроенный журнал содержит информацию только заголовков счетов-фактур (без позиций документов), надеюсь, это будет включено в одну из следующих волн...
«Игровой ролик: SAP для Retail»
Александр Дублин:
Суть ролика: если хотите спать в рабочее время, унижать подчиненных, то с решением от SAP вам это будет удобно. Сценарий ролика - продолжения истории: top-lap.livejournal.com/502664.html

База знаний

Комплексное решение для электронного документооборота на базе SAP ERP

Предыдущая Следующая
Просмотров 6353 Комментариев 1

Комплексное решение для электронного документооборота на базе SAP ERP

Александр Болгарин, отдел развития продуктов SAP

Доклад посвящен предпосылкам, возможностям и архитектуре решения SAP по электронному документообороту юридически значимых документов так-же ближайших планах по его развитию.

Интегрированные решения

Одна из причин, по которой разработка решения была начата — изменение законодательной базы: в 2012 году в России был издан ряд постановлений, разрешивших обмен электронными документами. Уже в 2013 году SAP выпустил решение по обмену электронными счетами-фактурами, затем — решение по обмену первичными документами: электронными накладными ТОРГ-12 и актами выполненных работ.

При разработке продуктов мы исходили из преемственности с прошлыми разработками. В частности, решение по обработке электронных счетов-фактур использует функциональность решения по НДС. Например, создание электронного счета-фактуры осуществляется с помощью той же программы, которая применяется для печати бумажного счета-фактуры. В случае каких‑то изменений законодательств мы выпускаем соответствующие обновления, и в результате программа печати работает сразу для двух решений: для решения по НДС и для решения по электронным счетам. То же справедливо и для электронных ТОРГ-12, и для актов выполненных работ. В частности, для ТОРГ-12 у нас уже давно было достаточно опробованное, хорошо работающее решение для печати, и мы использовали эту же программу для создания электронной накладной.

Архитектура и возможности решения.

Реализация начинается с процесса создания электронных документов при отгрузке товара. Дальше созданные документы подписываются электронной подписью и отправляются покупателю, после чего покупатель получает товар. Если, допустим, составлен акт расхождений или нужны какие‑то корректировки, то продавцу приходят запросы на уточнение, и он должен выставить исправительные или корректировочные счета-фактуры, либо вообще перевыставить документы.

Как в решении SAP реализованы эти процессы? Начну с реализации товаров. Создается стандартный заказ, на основе заказа при отгрузке товаров создается исходящая поставка в модуле сбыт, и на ее основе создается электронная накладная. Также возможно создание электронной накладной на основе счета-фактуры в сбыте. Созданная электронная ТОРГ-12 сразу попадает в журнал электронных первичных документов. Также на основе счета-фактуры можно сразу сделать и электронный счет-фактуру, то есть запускаются сразу две программы печати и создается два электронных документа, что в некоторых процессах удобно. Электронная счет-фактура записывается в журнал выставленных счетов-фактур. Разумеется, каждый документ — и ТОРГ-12, и счет-фактура — регистрируется в журнале регистрации соответствующих документов. Для разработки этой функциональности мы использовали тот журнал счетов-фактур, который у нас уже был реализован в решении по НДС.

Реализация услуг происходит по разным схемам и отражается, соответственно, в модуле сбыта или модуле финансов. Соответственно, акт можно сделать в электронной форме на основе счета-фактуры в модуле сбыта и на основе счета-фактуры в модуле финансов. Далее акт регистрируется в журнале первичных документов, счет-фактура — в журнале счетов-фактур.

Переходим к следующим этапам: электронный документы в системе SAP (то есть заказ, отгрузка) созданы, также созданы электронные ТОРГ-12, счет-фактура, и теперь необходимо их отправить покупателю. Для этого в решении SAP есть журнал электронных документов — по сути, это рабочее место оператора. Мы реализовали в этом решении привычные для пользователя формы, которые уже знакомы пользователям в решении по НДС. Из этого журнала возможна электронная подпись, просмотр документов в PDF, можно прикрепить сопроводительные документы к ТОРГ-12 или акту и отправить их покупателю.

К сожалению, стандартная электронная подпись SAP не может быть использована в России, так как в ней использован другой алгоритм, который практически невозможно сертифицировать. Мы не можем поставлять электронную подпись непосредственно как готовое решение, потому что нам, как разработчикам, по корпоративной политике запрещено делать вызов криптографических программ. Для электронной подписи мы сделали точку расширения. Теперь можно либо на проекте написать вызов крипто-проб и реализовать электронную подпись, либо воспользоваться соответствующими решениями наших партнеров. У многих операторов электронного документа реализована электронная подпись в SAP — как серверная, так и на рабочей станции.

Хотелось бы подробнее остановиться на обмене документами через нескольких операторов. В системе SAP реализовано взаимодействие с системами операторов, которые они предоставляют для организации юридически значимого электронного документооборота. Первоначально была только одна версия BADI, то есть можно было работать только с одним оператором. Мы реализовали мультиоператорность, в качестве параметра по умолчанию идет тот оператор, который указан в настройках клиента. Таким образом, продавец может видеть, что тот или иной XML должен быть послан через такого‑то оператора, и определять, отправлять ли этот XML стандартным путем или через другого оператора. Но само решение должно быть от оператора, так как SAP не осуществляеn лицензионную деятельность, связанную с электронными подписями: на это нужен соответствующий сертификат от государства.

Допустим, компания работает с двумя операторами, используя два ключа от разных операторов. Можно настроить работу так, что с одними контрагентами обработка документов идет через одного оператора, с соответствующим ключом, а с другими — через другого оператора и ключ там, соответственно, другой.

То же самое с отправкой покупателю. Сейчас уже есть порядка тридцати операторов электронного документооборота. Интерфейс в нашу поставку решения не входит. Но мы разработали интерфейсное решение, которое выгружает XML-файлы, подписанные электронной подписью, на локальный диск. В дальнейшем это делается по умолчанию. Но наши партнеры-операторы сделали уже бесшовный интерфейс, в котором счет-фактура или акт при нажатии на кнопку «отправить» в журнале сразу попадают в систему оператора. Для того, чтобы отправить документ оператору, нужен, естественно, доступ в интернет. В некоторых компаниях это запрещено, поэтому единственный вариант — отправлять через файловую систему, эта возможность у нас реализована по умолчанию.

В журнале можно посмотреть всю историю операций. Например, если мы отправляем электронный счет-фактуру, то, согласно законодательству, идет большой поток обмена техническими XML-файлами, и все эти файлы в системе хранятся, их можно просмотреть.

Таким образом, одним нажатием кнопки счет-фактура либо акт отправлены покупателю. Дальше нужно отследить статусы — получил ли покупатель отправленные документы, получил ли отправитель уведомление о доставке, предоставил ли уведомление о получении в электронной форме. А также нужно обработать запросы на уточнение, если таковые пришли от покупателя.

Как это реализовано в системе SAP?

Во-первых, мы сделали автоматическое отслеживание времени обработки. Допустим, мы отправили счет-фактуру, по регламенту в течение суток должно быть подтверждение получения оператором. Можно так настроить автоматическое изменение статуса этого счета-фактуры через сутки, чтобы в случае задержки он автоматически показывал, что превышено максимальное время обработки. Это справедливо и для счета-фактуры, и для актов — везде применен единый подход.

Для Казахстана есть другое решение по работе со счетами-фактурами, соответствующее требованиям законодательства Республики Казахстан. Но в нем реализован такой же принцип. Тоже есть журнал счетов-фактур, который надо вести, принципы такие же, тоже BADI. Возможность взаимодействовать с государственным сервисом пока обсуждается, потому что там есть разные варианты, формат еще не подтвержден.

В решении SAP также реализован механизм обработки запросов на уточнение: теперь можно просматривать только те счета-фактуры или иные документы, по которым получен запрос на уточнение. Если получен запрос на уточнение — ему соответствует статус, отображающий, в каком состоянии обработки находится запрос. Наличие запроса говорит о том, что покупатель просит выставить корректировочный или исправительный счет, каким‑то образом его обработать.

Если поступил запрос на уточнение, то в тот момент, когда пользователь заходит его составить, статус запроса автоматически менятется на «обработан». Благодаря этому облегчается проведение контрольных процедур в конце периода.

В решении SAP реализована возможность получить ТОРГ-2 — неформализованный документ, акт расхождений, но в случае, если он был составлен, покупатель может прислать извещение, что по конкретной поставке составлен акт расхождения. После этого поставщик должен будет провести в системе ту или иную корректировочную операцию — например, выставить корректировочный или исправительный счет-фактуру по ТОРГ-2.

Процесс покупки товаров или услуг

Электронные документы, как правило, приходят раньше, чем происходит физически поставка товара. Затем товар приходит на склад, его необходимо оприходовать и произвести приемку товаров или услуг и фактурирование. По результатам приемки, если составлен акт расхождений или есть какие‑то вопросы к счетам-фактурам, необходимо сделать запросы на уточнение и отправить их продавцу для дальнейшей обработки.

Рассмотрим все четыре этапа этой работы.

1. Получение.

Покупатель получает XML-файл и записывает его в журнал электронных уведомлений.

По умолчанию в решении SAP установлена такая функция: если есть папка на рабочем компьютере пользователя, то программа из этой папки берет все XML, их разбирает и соответствующим образом записывает в соответствующий журнал. Дальше, если необходимо, программа автоматически формирует квитанции. Покупатель при получении XML отправляет продавцу подтверждение получения. Этот XML в SAP автоматически формируется и отправляется через этот же интерфейс к оператору для доставки продавцу.

После поступления XML происходит поставка товара и, соответственно, его приемка покупателем. Как правило, если используется электронный документооборот, приемка осуществляется по транспортной накладной, потому что ТОРГ-12 покупатель получает в электронном виде и прикладывать бумажную ТОРГ-12, в общем‑то, не совсем корректно — непонятно будет, какая ТОРГ-12 правильная, какую считать оригиналом.

Какие есть варианты? Если при приемке нет расхождений, то, как в обычном бизнес-процессе, происходит приемка товара и делается проводка поступления товаров на склад. При вводе этой проводки могут быть разные транзакции в SAP, в любом случае необходимо указать номер ТОРГ-12 как внешний номер документа. Информация о номере транзакции поступления материалов отображается в специальном поле в системе, информация о приемке попадает в журнал электронных первичных документов. Если поле с номером транзакции заполнено, значит, произошло поступление товаров на склад, а по конкретной ТОРГ-12 прошла приемка.

Если есть расхождения в количестве, то возможны различные варианты. Первое — создание акта расхождения ТОРГ-2. В этом случае создается ТОРГ-2, происходит приходование материалов на количество, которое принято. В систему вносится номер ТОРГ-12 и информация попадает в журнал первичных документов, соответствующих данной полученной ТОРГ-12. Для таких случаев в SAP предусмотрена возможность приложить сканированную копию ТОРГ-2 к конкретной записи ТОРГ-12, из чего будет видно, что эта ТОРГ-12 получена с актом расхождения. Уже из журнала можно отметить статус, что документы приняты.

Другой вариант при наличии расхождений — отказаться от подписания ТОРГ-12. В этом случае оператор в журнале нажимает на кнопку «отказаться» и продавцу приходит сообщение, что от данной ТОРГ-12 произошел отказ. Например, необходимо перевыставить ТОРГ-12 на правильное количество товара или цену. Если есть расхождение в цене — в заказе одна, а в ТОРГ-12 другая — от такой ТОРГ-12 необходимо отказаться.

Теперь перейдем к процессу фактурирования. Если ТОРГ-12 принята, в системе делается проводка материала, дальше необходимо ввести ретардацию поступления счета. Здесь есть несколько вариантов в зависимости от того, приходится ли работать с электронным счетом, либо с бумажным, либо счета нет вовсе. Если счет не предоставлен — это будет нефактурированная поставка, но поступление счета все равно необходимо создать в системе. Если есть счет-фактура, то в момент создания транзакции поступления счета в поле «референс» («ссылка») указываем номер счета фактуры, и эта информация попадает в журнал входящих счетов-фактур. Надо понимать, что информация о поступившем счете-фактуре отображается в журнале, а транзакция создается отдельно.

Произошло фактурирование — то есть, внесены электронный счет-фактура и выполненная транзакция поступления счета (она также попадает в журнал входящих первичных документов, что позволяет отследить транзакцию поступления счета по данной ТОРГ-12), есть связь между журналом входящих счетов-фактур и журналом первичных документов. Возможен вариант, когда электронный счет-фактура по каким‑то причинам не пришел, но транзакция поступления счета введена как неотфактуровка. Для таких ситуаций SAP разработал специальную программу, которая позволяет в конце периода посмотреть все транзакции, по которым не было счета-фактуры, посмотреть список электронных счетов фактур и их сопоставить между собой. Эта программа так и называется: «Сопоставление электронных счетов фактур и транзакций поступления счета».

Рабочее место оператора приемки электронных документов

В системе реализованы два журнала — электронных счетов-фактур и первичных документов. Они аналогичны по функциональности — везде можно посмотреть ХML в формате PDF, посмотреть сопроводительные документы, которые могут прийти вместе с ТОРГ-12 либо с актом, и отправить продавцу запрос на уточнение. В случае, если составлен акт расхождения, в системе SAP реализована специальная возможность: можно прикрепить скан ТОРГ-2 к ТОРГ-12 и в поле «тип документа» указать, что к данному документу прикреплена ТОРГ-2. Таким образом, когда отправляете акцепт (титул покупателя), продавец будет знать, что по конкретной ТОРГ-12 был составлен акт расхождения, и получит его сканированную копию, чтобы ускорить процесс обработки. Это особенно удобно при большом потоке документов. Кроме того, в этом журнале, как и в журнале исходящих счетов, доступна вся история ХML.

Больной вопрос для всех, кто пользуется электронным документооборотом — отсутствие роуминга. В решении SAP эта функциональность есть. Мы реализовали возможность обмениваться с разными контрагентами через разных операторов.

Во всей функциональности решения SAP реализованы точки расширения, позволяющие модифицировать наши программы. Мы понимаем, что созданный нами процесс в достаточной мере универсален и основан на требованиях законодательства, но но он может не подходить всем на сто процентов, и у клиентов должна быть возможность его доработать.

Особо хотелось бы остановиться на редактировании. В системе SAP реализована настройка прав редактирования конкретной записи в журнале в зависимости от статуса: это не доступ к самому журналу, а именно настройка для конкретной записи. Возникали вопросы — в какой момент разрешить пользователю редактировать уже выставленный счет или иной документ? Допустим, электронная ТОРГ-12 создана и отправлена — по базовым настройкам нашей системы, после этого редактировать такую запись в журнале уже нельзя. Но, если бизнес-процесс клиента строится по‑другому, эти настройки можно изменить. Например, отправлена ТОРГ-12, но не получено подтверждение от покупателя о ее получении. В принципе, настройки позволяют разрешить редактировать эту запись, создавать новый ХML, отправлять его заново, если произошла какая‑то ошибка.

Поставка решения

Решение достаточно сложное, и оно поставляется только в составе сервис-паков. То есть по электронным счетам-фактурам, начиная с ИХП-4, мы поставляем это решение в соответствующих сервис-паках. По ТОРГ-12 и по актам решение поставляется с ИХП-6 и только сервис-паками. Было много вопросов, например, можно ли установить данное решение на более низшие релизы. Наверное, можно, но мы это не поддерживаем: политика SAP такова, что новые решения поставляются только в новых релизах.

Новые счета-фактуры доступны в ИХП-7, сервис-пак 4. По ТОРГ-12 мы выпустили в июне текущего года сервис-пак ИХП-6 SP-12. Для того, чтобы получить стандартное решение, нужно проапгрейдить установленную систему до нового сервис-пака.

Оптимизация решения

В дальнейших планах SAP — следующие шаги по развитию нашего решения в соответствии с отзывами, получаемыми от клиентов. Кроме того, развернут демо-стенд, на котором можно подробнее ознакомиться с решением.

Развитие решения напрямую связано с изменениями внешней среды. В первую очередь, с законодательством. Сейчас планируются корректировки в НДС, и мы реагируем на это, выпускаем соответствующие ноты, воплощаем изменения, активно общаемся с экспертами ФНС.

Комментарии:

Иван Савчук (Рейтинг: 18) 14:12, 01 сентября 2017

Не хватает технической части. В остальном все очень подробно.