Международный аэропорт Внуково завершил работы по реализации первого этапа проекта внедрения автоматизированной системы управления документами - электронный документооборот.

Система автоматизирует работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями руководителей, организационными документами, приказами, резолюциями, извещениями, а также внутренними распорядительными документами уровня компании и подразделений. Внедрение системы обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес-процессов документационного обеспечения, контроля работы с документами и их исполнения, организацию единой базы управленческих документов. Кроме того, обеспечивается доставка документов и поручений в режиме реального времени, оперативный контроль их исполнения, организация удаленной работы, мониторинг исполнения поручений.

Проект внедрения системы управления документами это не только внедрение технического решения, но кардинальный пересмотр организационных регламентов, положений и стандартов аэропорта, регулирующих работу с документами на всех уровнях управления.

За 8 месяцев, в течение которых выполнялись проектные работы, пользователями системы стали сотрудники целого ряда компаний, предоставляющих различные услуги в аэропорту Внуково. Сегодня в системе ежедневно обрабатывается до 2 тысяч документов.

Все пользователи прошли углубленное обучение и последующее тестирование уровня полученных навыков работы в системе, которое было организовано на базе Учебного центра аэропорта Внуково.

Встроенные средства хранения документов и контекстного поиска, позволяют пользователям быстро находить необходимые документы, а так же видеть как текущий статус процесса их обработки и согласования, так и историю внесения изменений. Выполнена интеграция с системой корпоративной электронной почты, что позволяет направлять дублирующие уведомления о поступлении документов в работу.

Отличительной особенностью системы является гибкость технологии формирования маршрутов согласования документов, которая позволяет использовать как преднастроенные маршруты согласования, маршруты, определяемые пользователем и их комбинации в зависимости от вида документа. Такой подход позволил существенно повысить качество документов.

Главными итогами работ стали существенное сокращение сроков согласования документов, передача поручений на все уровни компании в режиме реального времени, повышение оперативности принятия управленческих решений. Внедрение системы сформировало информационную основу для реализации комплекса мероприятий по контролю исполнительской дисциплины, что ранее было не возможно, а так же решить задачу создания единого информационного пространства поручений и управленческих документов в условиях совместной работы нескольких компаний в интересах пассажиров и авиакомпаний.

В ближайших планах - увеличение количества пользователей и расширение функциональности системы в части:

• Создания электронного архива технической и строительной документации;
• Интеграции с корпоративной системой управления финансово-хозяйственной деятельностью на базе SAP для построения контура управления договорной работой;
• Разработки приложений для мобильных устройств.

А так же оптимизация технической и сетевой инфраструктуры проекта и реализация в системе дополнительных видов документов и бизнес-процессов.