Ежегодно компания генерирует и направляет 800 000 документов дилерам по всей России. Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в SAP позволило сократить издержки на 70%.

Сегодня «Пежо Ситроен Рус» обменивается юридически значимыми электронными документами с 90% дилеров и переводит на ЭДО входящий документооборот. Современная технология делопроизводства позволила компании экономить 30% рабочего времени сотрудников за счет того, что им больше не нужно контролировать возврат подписанных экземпляров, снизить затраты на документооборот на 70% и исключить утери документов.

Бумажный документооборот приводил к значительным затратам и усложнял внутренние процессы компании. Доставка документов занимала от 3 до 14 дней. Кроме того, бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку. Тендер «Пежо Ситроен Рус» на внедрение электронного документооборота выиграл разработчик СКБ Контур со своим сервисом ЭДО Диадок.

«Пежо Ситроен Рус» входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили. Результаты анализа, который провела проектная команда, показали, что, выгружать документы из SAP-систем в данном случае можно только в формате pdf.

«Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через Диадок более 120 000 документов, — рассказывает Елена Зырянова, руководитель проекта ЭДО в компании «Пежо Ситроен Рус» – Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает СКБ Контур».

Оптимальным решением в данном случае стал облачный коннектор Диадока — интеграционный модуль, через который pdf-документы из SAP-систем выгружаются в сервис ЭДО и конвертируются в утвержденный российским законодательством формат xml. Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.

В результате в конце каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово.

«Опыт «Пежо Ситроен Рус» подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы, — считает Козлов Константин, руководитель проекта Диадок, СКБ Контур. – Перед нами стояла непростая задача — доработать коннектор так, чтобы он научился распознавать pdf-файлы и конвертировать их в xml. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас».