Ключевое понятие

Применение аттестации поставщиков иногда не рассматривается как важное требование в проекте внедрения системы SAP, однако этот полезный инструмент может помочь организациям значительно снизить риск, а также повысить производительность и экономическую эффективность операций в логистической цепочке. Функция аттестации поставщиков находится в модуле управления материальными потоками и закупки в SAP ERP (MM–PUR) и используется для оценки операций поставщиков по набору критериев: цене, условиям поставки и качеству.

Компании, производящей бытовые товары, удалось на 24 % повысить производительность своей логистической цепочки после внедрения аттестации поставщиков в системе SAP ERP по рекомендуемой мной технологии. Несмотря на то, что эта компания работала с модулем управления материальными потоками SAP ERP уже более шести лет, компонент аттестации поставщиков не был активирован.

В рамках оценки процесса заготовки в этой организации я заметил, что показатели производительности по отдельным операциям поставщиков недостаточно прозрачны. Например, в отношении соблюдения сроков поставки и управления ценой не было разработано четкой процедуры измерения рисков по сотрудничеству с теми или иными поставщиками. Эти важнейшие факторы оказывают существенное влияние на процесс заготовки в компании, особенно в таких областях, как своевременная поставка и надежность по качеству. Я понял, что необходимо реализовать автоматизированную оценку производительности поставщиков, составить их рейтинг и принять превентивные меры по смягчению рисков в процессе заготовки.

Поэтому я рекомендовал компании внедрить аттестацию поставщиков. Компонент аттестации поставщиков используется для оценки производительности поставщиков по ряду критериев: цене, условиям поставки и качеству. Компонент позволяет определять и измерять показатели выполнения критических операций, влияющих на бизнес-процесс заготовки. Компонент аттестации поставщиков полностью интегрирован с компонентом управления материальными потоками и закупки SAP (MM-PUR) и находится в основных данных в SAP MM-PUR. Этот компонент позволяет присваивать баллы, оценивая и вычисляя количество баллов по цене, количеству поставки, дате в заказе на поставку, движению материалов в запасе, контролю качества и контрольному журналу в Управлении качеством.

После внедрения компонента аттестации поставщиков в этой копании для большинства поставщиков стала проводиться оценка с ведением присвоенных им баллов. На уровне закупочной организации выполнялся анализ результатов на основе результатов оценки. Далее для поставщиков, получивших низкий балл, выдавались рекомендации по устранению факторов, провоцирующих низкую эффективность.

Оценка проводилась ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от закупочной организации компании. В конце первого года для оценки общей производительности использовалась та же формула, которая применяется в системе SAP для вычисления баллов (вычисление баллов будет рассмотрено ниже в данной статье). Общая производительность всех оцениваемых поставщиков (общий балл всех оцениваемых поставщиков) сравнивалась с начальной записью производительности из первой оценки. Наблюдался рост общей производительности всех поставщиков примерно на 24 %, что также означает оптимизацию логистической цепочки на 24 %.

Рассмотрим применение функции аттестации поставщиков для оценки поставщиков и соответствующего увеличения прозрачности операций поставки для оптимизации эффективности логистической цепочки. Статья состоит из следующих разделов:

• Зачем оценивать производительность поставщиков?
• Как с помощью аттестации поставщиков исключить скрытые факторы затрат
• Функциональные возможности автоматической аттестации поставщиков
• Как настроить и реализовать функцию автоматической аттестации поставщиков
• Как использовать функцию автоматической аттестации поставщиков
• Методология повышения эффективности операций поставщиков посредством их аттестации
• Рекомендации по определению эффективного балла для автоматически применяемых критериев
• Выполнение и анализ рейтингового списка поставщиков в системе SAP

Я также опишу методологию, которую я разработал и применил с использованием аттестации поставщиков для значительной оптимизации эффективности логистической цепочки.

Зачем оценивать производительность поставщиков?

Насколько оценка производительности поставщиков влияет на успех бизнеса? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть воздействие следующих вероятных проблем, возникающих вследствие неадекватной оценки поставщиков в организации:

• Риск по управлению поставками: недоступность материала в установленные сроки по причине несоблюдения поставщиком сроков поставки может негативно отразиться на процессе логистической цепочки с финансовой и операционной точки зрения. Риск поставки материала низкого качества также может повлечь за собой потерю доли рынка, что, опять же, повлияет на финансовые результаты компании.
• Высокие затраты на поставки: этот фактор напрямую влияет на бюджет и маржу прибыли в организации.
• Риск по политике: такой риск возникает для организации в том случае, если политика реализуется неэффективно вследствие недостаточной прозрачности показателей производительности ее поставщиков.

На успешность бизнес-деятельности влияет целый ряд факторов. Организации, которые не знают фактических данных о производительности своих поставщиков или не понимают специфику работы своих поставщиков, реализуют свои политики и принципы управления в условиях слабой информированности.

Система оценки поставщиков с продуманной структурой позволяет организации четко определить стандарты прогрессивных бизнес-отношений с поставщиками. Кроме того, компания может грамотно и непрерывно осуществлять управление ценой и способствовать повышению эффективности поставки и качества материалов/услуг. Высокая эффективность операций логистической цепочки обеспечивает непрерывное совершенствование процесса поставок, увеличение маржи прибыли вследствие сокращения затрат, а также рост доли рынка благодаря высокой репутации и доступности продукта или услуги.

Как с помощью аттестации поставщиков исключить скрытые факторы затрат

С помощью функции автоматической аттестации поставщиков можно получать определенные измеримые показатели производительности поставщиков на основе согласованных с руководством организации критериев и расчетных баллов.

В процессе заготовки присутствует ряд скрытых факторов роста затрат, которые могут возникать вследствие появления незапланированных затрат на поставку, скрытых фрахтовых сборов, отказа от ряда мероприятий по контролю качества, низкой эффективности политики в результате неадекватной информации о бизнес-отношениях с поставщиками, урегулирования споров по качеству, а также срыва сроков или несоблюдения количества поставки.

После внедрения функции аттестации поставщиков организации могут непрерывно получать ценную информацию и, тем самым, обеспечить прозрачность производительности поставщиков, ощущаемых рисков и затрат, которых можно избежать. На основе полученных показателей можно принять меры по устранению факторов нежелательных затрат в процессе логистической цепочки.

Чтобы узнать об этом процессе больше, рассмотрим следующий сценарий. Компания, производящая бытовые товары, работает более чем с 200 поставщиками (как внутренними, так и международными), от которых получает различные материалы и услуги. Эта компания давно использовала систему SAP ERP, но реализовала функцию аттестации поставщиков в компоненте MM совсем недавно. Была сформулирована политика аттестации поставщиков для ежемесячной или ежеквартальной оценки поставщиков компании.

Функция автоматической аттестации поставщиков SAP использовалась для оценки поставщиков по выбранным критериям. В данном случае в качестве критериев компания установила цену, поставку и качество. После проведения аттестации поставщиков компания определила баллы по производительности поставщиков тыквенного листа, применявшегося компанией для производства мыла. Полученные баллы представлены в табл. 1.

Табл. 1. Баллы, полученные поставщиками по результатам оценки

Примечание.

Подробнее термины оценки из табл. 2, 3 и 4 рассматриваются далее в статье.

Табл. 2. Развертка оценки поставщиков для Hydiene

Табл. 3. Развертка оценки поставщиков для Glassad

Табл. 4. Развертка оценки поставщиков для Vontrix

В соответствии с настройками карты оценки, установленными в компании, общий балл ниже 80 соответствует предупреждению, общий балл ниже 60 соответствует риску, а общий балл ниже 50 — высокому риску. Достаточный уровень производительности соответствует 80 баллам. Таким образом, по данной оценке, компания Hydiene демонстрирует достаточный уровень производительности, компания Glassad получает предупреждение, а Vontrix относится к зоне риска.

Баллы используются для привлечения внимания закупочной организации, которая проведет дополнительный анализ для выявления подробностей. Дальнейшее исследование по основным критериям (цена, качество и поставка) и дополнительным критериям выявило результаты, представленные в табл. 2, 3 и 4 для компаний Hydiene, Glassad и Vontrix соответственно.

Проведенное на основе представленной выше развертки аттестации исследование показало, что Vontrix использует неэффективную систему управления транспортировками, что регулярно отрицательно влияет на сроки поставки и влечет за собой появление внеплановых затрат на поставку. Амортизация материала в пути влияет на качество продукта.

Кроме того, исследование выявило, что в логистике Vontrix нет продуманного и четкого графика транспортировок. Поэтому иногда, когда материал уже готов к отправке, нет свободных транспортных средств. Развертка аттестации позволила определить, что рефрижераторы в большинстве транспортных фургонов Vontrix использовались с эффективностью ниже 50 %. Вследствие задержек тыквенные листья теряли необходимое качество еще до поступления на завод-получатель. Это отрицательно сказывалось на объеме и качестве экстракта, получаемого из листьев. Дополнительное время и усилия тратились на выбраковку листьев, которые уже не годились в производство. Периодически между контролером по качеству и представителями поставщика возникали споры.

Все это обычно приводило к задержкам поставки и росту затрат, снижению качества продукта, возвратам, дефициту материала, простоям на производстве и невозможности обеспечить выполнение рыночных требований по продукту. Преимуществом автоматической аттестации поставщиков является предоставление фактических данных без вмешательства пользователя.

Решение: Была нанята сторонняя фрахтовая компания с отлаженной транспортной системой, поскольку на тот момент заменить Vontrix было некем. После заключения со сторонней фрахтовой компанией долгосрочного договора поставка всегда осуществлялась по графику, а случаи порчи листьев стали редки благодаря исправной работе рефрижераторов в транспортных фургонах этой компании. Время на выбраковку испорченных листьев сократилось на 70 %, споров по качеству больше не возникало. Время на контроль качества также сократилось, степень доступности материала увеличилась, выросло количество и качество получаемого экстракта, равно как и объемы производства. Эти скрытые затраты были устранены благодаря автоматической аттестации поставщиков.

Для получения точной и полной информации при автоматической аттестации поставщиков используются следующие элементы:

• Уровень цены: дополнительный критерий уровня цены предназначен для сравнения цены поставщика с рыночной ценой в определенные моменты времени. Поставщик получает высокий балл, если его цена ниже рыночной, и низкий балл, если его цена выше рыночной цены. Эта функция позволяет выявить высокие затраты для проведения дальнейшего исследования и, возможно, устранения факторов появления излишних затрат.
• История цены: история цены, с другой стороны, позволяет сравнить динамику цены поставщика с изменениями рыночной цены за определенный период. Если цена уменьшается, поставщик получает высокий балл, но, если по сравнению с рыночной ценой цена поставщика растет, он получает низкий балл. Это также позволяет выявить факторы высоких затрат с последующим исследованием и, возможно, возможности их устранения.

Данные индикаторы цены (уровень цены и история цены) позволяют распознать возможные области появления излишних затрат, которые можно устранить.

Функциональные возможности автоматической аттестации поставщиков

В системе SAP ERP аттестация поставщиков может проводиться вручную, полуавтоматически или автоматически. Автоматическое выполнение доступно только для материалов.

Преимущества автоматической аттестации поставщиков:

• Точность: полученные фактические показатели более точны, чем интуитивные оценки без применения автоматической системы.
• Объективность: субъективные впечатления, оценки или суждения не учитываются, поскольку аттестация проводится по установленным критериям, а баллы вычисляются автоматически без вмешательства пользователя.
• Стандартизация: при работе с автоматической аттестацией поставщиков установленные критерии используются снова и снова, что позволяет получать непротиворечивые результаты.
• Гибкость: для разных закупочных организаций можно определить различные критерии оценки.

В рамках аттестации поставщиков доступны следующие функциональные возможности:

• Организационный уровень: процесс аттестации поставщиков выполняется на организационном уровне PUR (блок закупки модуля Управления материальными потоками) в организационной структуре MM, поэтому оценка поставщиков осуществляется закупочной организацией независимо и в соответствии с присвоенными поставщиками.
• Заготовка: автоматическая аттестация поставщиков применяется в процессе заготовки материалов для непрерывного отслеживания производительности поставщика по цене, условиям поставки и качеству. Для услуг со стороны оценка может производиться с использованием ручного способа.
• Расчет баллов и критерии: расчет баллов и критерии являются важнейшими функциями аттестации поставщиков. Эти функции формируют механизм, который используется в системе для отслеживания операционной информации и вычисления баллов по поставщикам в зависимости от их производительности.

Производительность поставщика можно определить и сравнить по общим баллам. Кроме того, общий балл вычисляется на основе числа баллов по основным критериям, а балл за основной критерий зависит от баллов по дополнительным критериям (рис. 1).

Рис. 1. Карта критериев для аттестации поставщиков

В стандартной системе SAP для оценки производительности поставщиков по основным критериям (цена, качество, поставка, общее обслуживание/поддержка и услуги со стороны) применяется диапазон баллов от 1 до 100, см. Рис. 1. Эти критерии используются для расчета общего балла. За исключением услуг со стороны, другие основные критерии (цена, качество, поставка и общее обслуживание/поддержка) используются для оценки поставщиков материалов. Критерии услуг со стороны используются для услуг, предоставляемых поставщиками услуг со стороны, введенных и принятых в ведомости учета услуг SAP до контроля счетов. Этот момент отличается для общего обслуживания/поддержки, которые относятся к таким услугам, как послепродажная поддержка или прочим услугам, определенным в основной записи материала как нескладируемые материалы.

Общий балл: это общий вычисленный балл, полученный из баллов по основным критериям. Он используется для целостной оценки поставщиков.

Основные критерии: это определенные факторы или критерии, которые применяются для измерения производительности поставщиков. В стандартной системе SAP используются основные критерии, представленные на рис. 1. Возможные варианты: цена, качество, поставка, общий уровень обслуживания/поддержки и услуги со стороны. Эти баллы определяются по вспомогательным критериям.

Дополнительные критерии: Балл, полученный поставщиком за дополнительные критерии, используется для расчета баллов по основным критериям. Это самый нижний уровень оценки производительности поставщика.

Баллы по дополнительным критериям могут определяться вручную, полуавтоматически и автоматически. С основными критериями используются следующие дополнительные критерии:

Цена

По основному критерию «цена» оцениваются дополнительные критерии «уровень цены» и «история цены». Уровень цены и история цены уже рассматривались в разделе «Как с помощью аттестации поставщиков исключить скрытые факторы затрат».

Качество

По основному критерию «качество» оцениваются дополнительные критерии «партии поступления материала (ПМ)», «аудит по качеству» и «жалобы/отклонения на производственном участке».

ПМ: Во время ПМ осуществляется контроль качества, по результатам которого оценивается качество поставленного материала.

Аудит по качеству: Дополнительный критерий «аудит по качеству» используется для оценки журнала обеспечения качества в компании.

Жалобы/отклонения на производственном участке: Данный дополнительный критерий измеряется на основе жалоб или отклонений на производственном участке для всех или некоторых поставленных материалов по причине брака. Это один из факторов или причин возникновения затрат в процессе логистической цепочки, поскольку отклонения влекут за собой затраты или потерю времени на исправление, либо потерю времени на производство и потерю мощностей.

Данные извлекаются из показателя управления качеством в модуле Управления качеством системы SAP.

Поставка

Дополнительными критериями к основному критерию «поставка» являются соблюдение сроков поставки, надежность по количеству, инструкции отгрузки и надежность уведомлений.

Соблюдение сроков поставки: Дополнительный критерий «соблюдение сроков поставки» используется для измерения точности соблюдения поставщиком сроков поставки.

Надежность по количеству: Дополнительный критерий «надежность по количеству» используется для измерения точности соблюдения поставщиком количества, указанного в заказе на поставку.

Инструкции по отгрузке: Дополнительный критерий «инструкции по отгрузке» используется для измерения точности соблюдения поставщиком инструкций по отгрузке конкретного материала.

Надежность уведомлений: Для этого дополнительного критерия по дате подтверждения оценивается соблюдение поставщиком подтвержденной и согласованной даты поставки из документа заказа на поставку.

Примечание.

В системе SAP при необходимости пользователи могут определять свои основные и дополнительные критерии.

Методы расчета баллов

Баллы могут рассчитываться вручную, полуавтоматически и автоматически.

Вручную: Вы вводите баллы по дополнительным критериям для оценки поставщиков вручную.

Полуавтоматически: Вы вводите баллы по дополнительным критериям вручную для важных материалов, либо по качеству обслуживания и соблюдению сроков. Система определяет баллы по основным критериям и общий балл автоматически.

Полностью автоматически: Для баллов, рассчитываемых автоматически, система извлекает данные для дополнительного критерия из других областей за пределами функции аттестации поставщиков и использует их для определения балла по основным критериям и общего балла без вмешательства пользователя. Благодаря этому на автоматический расчет баллов не влияет субъективная оценка или суждения.

Функция автоматической аттестации поставщиков, которая является основной темой данной статьи, используется только в сфере заготовки материалов. Эта сфера не предусматривает дополнительных критериев для оценки услуг со стороны.

Коэффициент взвешивания

Шкала дополнительного критерия может быть выше других значений при вычислении балла по основным критериям, даже если для расчета этих баллов применяется один и тот же коэффициент взвешивания. Это означает, что поставщику может быть начислено 90 баллов за уровень цены и 90 баллов за историю цены, но уровень цены может иметь более высокий рейтинг при вычислении баллов по основным критериям, если ему присвоен более высокий коэффициент взвешивания. Более высокий коэффициент взвешивания указывает на большую релевантность одного критерия по сравнению с другим критерием.

Ключи взвешивания

Несколько основных критериев можно сгруппировать по идентификатору, который называется ключом взвешивания. Он используется для организации основных критериев на те, которые обеспечивают равное взвешивание, и те, которые обеспечивают неравное взвешивание.

Примечание.

В системе SAP ключ 01 обеспечивает равное взвешивание по всем критериям, а ключ 02 используется для определения неравного взвешивания по критериям.

Это важные особенности функции аттестации поставщиков.

Настройка и внедрение функции автоматической аттестации поставщиков SAP

Для проведения аттестации поставщиков необходимо провести настройку в меню IMG.

Шаг 1. Проверьте ключи взвешивания для автоматической аттестации поставщиков. Для проверки ключей взвешивания в меню выберите SAP IMG ▶ Material Management ▶ Purchasing ▶ Vendor Evaluation ▶ Define Weighting Keys (SAP IMG ▶ Управление материальными потоками ▶ Закупки ▶ Аттестация поставщиков ▶ Определить ключи взвешивания). Щелкните по пиктограмме выполнения  рядом с опцией Define Weighting Keys (определить ключи взвешивания). Откроется экран, представленный на рис. 2.

Рис. 2. Обзор доступных ключей взвешивания

В стандартной системе SAP по умолчанию установлены ключи 01 и 02. После подтверждения доступности ключей взвешивания выберите пиктограмму возврата назад , чтобы вернуться в меню SAP IMG.

Шаг 2. Определите критерии для автоматической аттестации поставщиков. Для определения основных и дополнительных критериев выберите SAP IMG ▶ Material Management ▶ Purchasing ▶ Vendor Evaluation ▶ Define Criteria (SAP IMG ▶ Управление материальными потоками ▶ Закупки ▶ Аттестация поставщиков ▶ Определить критерии). Щелкните по пиктограмме выполнения рядом с опцией Define Criteria (определить критерии). Появится экран со списком основных критериев (рис. 3). Если требуется создать новые основные критерии, нажмите кнопку New Entries (новые записи) и введите данные, либо щелкните по пиктограмме копирования  и внесите изменения в соответствии с вашими требованиями.

Рис. 3. Список основных критериев

Для автоматической аттестации поставщиков релевантны только следующие основные критерии: цена, качество и поставка. После настройки основных критериев выберите пиктограмму сохранения .

Далее определите дополнительные критерии для трех основных критериев (цена, качество и поставка).