Преимущества внедрения решения SAP Управление наличностью для мониторинга оборотного капитала

Ключевое понятие
SAP Управление наличностью является подкомпонентом системы SAP Управление финансовой цепочкой создания стоимости, с помощью которого можно ежедневно выполнять ведение данных ликвидности и отслеживать ситуацию с денежными средствами в компании.

Недавний экономический спад создал такую экономическую среду, в которой компании вынуждены активно сосредотачиваться на оптимизации оборотного капитала и инвестиций. Несмотря на то, что многие компании работают в SAP-системах с поддержкой стандартных бизнес-процессов (например, производство и розничная торговля), они не уделяют должного внимания ежедневным казначейским и финансовым операциям: инкассо, дебиторской задолженности, банковским операциям и инвестициям. Некоторые компании до сих пор не согласовывают сроки платежей, банковские издержки и использование наличности в банке. Это отрицательно влияет на показатель периода погашения дебиторской задолженности (Days Sales Outstanding – DSO).

Рассмотрим следующий сценарий. Вас приняли на работу в финансовый отдел производственной компании, и вашей самой важной задачей является создание оборотного капитала и последующее управление им. Создание оборотного капитала и воспроизведение оборотного капитала – два основных решающих фактора в управлении любой компанией. Существуют разные способы расчета оборотного капитала, самый правильный, по моему мнению, из текущих активов вычитать текущие обязательства.

К текущим активам относится цикл продаж, а к текущим обязательствам относится цикл закупок. Все основы бизнес-деятельности зависят от визуализации и оптимизации этих двух циклов. Рассмотрим управление текущими активами и обязательствами с помощью приложений SAP. В статье описывается поток данных в SAP Управлении наличностью с пояснением принципов отражения оборотного капитала в циклах движений наличности по сценариям «от закупки до платежа» и «от заказа до оплаты».

Поток данных в SAP Управлении наличностью

В SAP Управлении наличностью доступно два отчета:

• прогноз ликвидности (долгосрочная ситуация с наличностью в компании);
• кассовая позиция (краткосрочная ситуация с наличностью в компании).

С помощью этих двух отчетов осуществляется мониторинг оборотного капитала. Диаграмма на Рис. 1 демонстрирует связь циклов SAP «от закупки до платежа» и «от заказа до оплаты», а также модулей SAP Внутренняя наличность и SAP Управление финансами и рисками с SAP Управление наличностью.

Рис. 1. Поток данных в SAP Управлении наличностью

Как показывает опыт, финансы или казначейство, будучи достаточно засекреченными отделами, иногда выступают в роли аудиторов, и на них ложится вся ответственность за корректность выполняемых бизнес-процессов. Допустим, заказ на поставку (PO) создан, но поступление материала (ПМ) не выполнено. Отдел закупок не подозревает о проблемах, а поставщик недоумевает по поводу задержек по счетам. Финансовый отдел проверяет информацию о поступлении материала и разыскивает потерянную позицию, поскольку без ПМ он не может выполнить проводку поступления счета (ПС).

Аналогичная ситуация в отделе управления наличностью: открытый заказ на поставку отображается в отчете по прогнозу ликвидности как плановый отток денежных средств, но, в идеале, он должен быть подтвержден признанием обязательства для группы управления наличностью по поставщикам (присвоенной в основных данных поставщика) или оттоком с банковского счета в отчете по кассовой позиции. Компании необходимо также повысить уровень прозрачности оттоков и притоков денежных средств. С помощью модуля управления наличностью компании могут отслеживать денежные средства с самого начала каждого бизнес-цикла.

В среде производства есть три цикла:

• От закупки до платежа
• Производственный цикл
• От заказа до оплаты

Для управления наличностью релевантны только процессы от закупки до платежа и от заказа до оплаты. Производственный цикл является внутренним циклом организации и не связан напрямую с управлением наличностью. Перед тем, как мы обсудим потоки данных в SAP Управлении наличностью, сначала необходимо дать пояснения по процедуре активации модуля. Для активации SAP Управление наличностью запустите транзакцию SPRO и выберите следующий путь по меню: «Financial Accounting (New if in ECC 6.0) > Company Code > Enter Global Parameters > Select the Company Code > Check the Activate CM» (Финансы (Нов. для ECC 6.0) > Параметры настройки: Финансы > Глобальные параметры для балансовой единицы > Проверка и дополнение глобальных параметров; Выбор балансовой единицы > индикатор «Финансовая диспозиция активна»). Заполните поля, как показано на Рис. 2 и установите индикатор «Activate CM» (Финансовая диспозиция активна). Для сохранения данных выберите пиктограмму сохранения .

Рис. 2. Активация управления наличностью

Цикл от закупки до платежа

Цикл «от закупки до платежа» начинается с прогона планирования потребностей в материалах (ППМ). ППМ создает заявки (PR). На диаграмме, представленной на Рис. 3, показаны потоки данных в отчетах по прогнозу ликвидности SAP Управление наличностью для PR.

Рис. 3. Поток данных в отчете по прогнозу ликвидности SAP для PR

Описанный выше поток операций выполняется с помощью следующих шагов в SAP-системе:

1. создание символа происхождения;
2. присвоение уровня планирования символу происхождения;
3. присвоение уровня планирования и группы планирования отчету по прогнозу ликвидности (подробно описано ниже в статье в разделе о выполнении отчета по прогнозу ликвидности).

Для создания символа происхождения запустите транзакцию SPRO и выберите следующий путь по меню: «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Basic Settings > Define Source Symbols» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Основные параметры > Определение символов происхождения). Появится экран, показанный на Рис. 4. Введите значения, как показано на Рис. 4, и выберите пиктограмму сохранения.

Рис. 4. Создание символа происхождения для управления материальными потоками

Для присвоения уровня планирования символу происхождения запустите транзакцию SPRO и выберите следующий путь по меню: «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Master Data > Subledger Accounts > Define Planning Levels» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Основные данные > Лицевые счета > Определение уровней финансовой диспозиции). Появится экран, показанный на Рис. 5.

Уровень планирования функционирует как перевозчик, ответственный за поток данных из всех интерфейсов или модулей SAP в SAP Cash Management. В приведенном примере уровни планирования M1 и M2 присвоены символу происхождения управления материальными потоками (MMF), как показано на Рис. 5. Уровни планирования M1 и M2 переносят данные при создании заявки или заказа на поставку. После ввода значений в полях на Рис. 5 выберите пиктограмму сохранения.

Рис. 5. Присвоение уровня планирования управления материальными потоками символу происхождения

Для присвоения уровня планирования логистики внутреннему коду запустите транзакцию SPRO и выберите следующий путь по меню: «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Structuring> Define planning levels for Logistics» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости> Управление наличностью и ликвидностью> Управление наличностью > Структурирование > Присвоение уровней финансовой диспозиции для логистики). На открывшемся экране (Рис. 6) уровни планирования логистики присваиваются внутренним кодам. Эти внутренние коды являются стандартными в SAP-системе и используются для автоматического переноса данных в SAP Управление наличностью посредством уровней планирования при создании заказа клиента, заказа на поставку или заявки. Отдельных параметров настройки, помимо этих, в SAP-системе не предусмотрено. Для присвоения уровней планирования логистики внутренним кодам введите значения в поля под столбцами «Int code» (Внутренний код) и «Level» (Уровень), как показано на Рис. 6. Введите описания в столбцах «Planning level long text» (Подробный текст уровня диспозиции) и «Definition of Internal ID» (Значение внутреннего сокращения), а затем щелкните по пиктограмме сохранения для сохранения данных.

Рис. 6. Присвоение уровней планирования логистики внутренним кодам

Для присвоения уровня планирования и группы планирования отчету по прогнозу ликвидности необходимо создать отчет и затем присвоить ему уровни и группы планирования. Для создания отчета запустите транзакцию SPRO и выберите следующий путь по меню: «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Structuring > Groupings > Define Groupings and Maintain Headers» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости> Управление наличностью и ликвидностью> Управление наличностью > Структурирование > Структуры > Определение структур и ведение заголовков). На открывшемся экране (Рис. 7) отображается создаваемая группа отчетов FIN_EXP_AP, которая предназначена для просмотра записей в бухгалтерии кредиторов в прогнозе ликвидности управления наличностью. После заполнения полей, представленных на Рис. 7, выберите пиктограмму сохранения.

Рис. 7. Создание группы отчетов для бухгалтерии кредиторов

В рассматриваемом примере в прогнозе ликвидности отображается имя группы отчетов FIN_EXP_AP.

Присвоим уровень планирования созданной группе отчетов. Для этого необходимо запустить транзакцию SPRO и выбрать в меню «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Structuring> Groupings > Maintain Structure» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Структурирование > Структуры > Ведение структуры). На появившемся экране выполняется присвоение уровней и групп планирования (группы планирования подробно рассматриваются ниже) отчету, созданному на предыдущем шаге. SAP предоставляет гибкие возможности для создания собственного набора отчетов и заполнения данных на основе уровней планирования и групп планирования, как показано на Рис. 8. После ввода всех данных выберите пиктограмму сохранения.

Рис. 8. Присвоение уровней планирования и групп планирования отчету

Обратите внимание на то, что в представленном примере применяется маска путем ввода символов ++ в E (уровень) без указания уровня планирования напрямую. (На Рис. 8 видно, что значения для видов групп планирования вводятся в поля под столбцом «Ty.» (Тип).) Преимуществом такой разработки является то, что в отчете собраны все уровни планирования. Конфигурация системы зависит от бизнес-требований. Например, если требуется отражать в данном отчете только заявки и заказы на поставку, введите в столбце «Selection» (Выбор) уровень планирования M+. Аналогичная маска применяется для групп планирования, которые помечены буквой G (группа [банковский счет, расчетный счет в банке, группа планирования]) в столбце «Ty.» (Тип). Я применяю маску к ряду цифр для основных счетов или групп планирования. В столбце «Sum. term» (КритУплт) я использую стандартное суммирование SAP (** ) для получения одной строки по всем уровням планирования (помечены буквой E на Рис. 8) и группам планирования или основным счетам (помечены буквой G на Рис. 8). Если поле не заполнено, система создает отдельную строку для уровня планирования и основного счета или группы планирования.

Если менеджер по управлению наличностью видит в отчете по прогнозу ликвидности заявку, он понимает, что нужно готовиться к расходам. Заявка преобразуется в заказ на поставку, который отражается в отчете по прогнозе ликвидности с другим уровнем планирования. Таким образом, менеджер по управлению наличностью может разграничить заявки и заказы на поставку. Заказ на поставку является законным документом, который закупщик отправляет поставщику для заказа товаров.

В конце каждого месяца менеджер по управлению наличностью может отследить количество открытых заказов на поставку и выяснить причины, по которым эти заказы остаются открытыми в течение длительного времени. Для отслеживания открытых заказов на поставку используется транзакция FF7B (прогноз ликвидности).Заказ на поставку отображается в отчете по прогнозу ликвидности с использованием уровня планирования M2.

Отчет по прогнозу ликвидности в управлении наличностью предоставляет данные для проверки благосостояния компании с точки зрения закупки, количества времени на получение товаров (хотя этот показатель не отображается в отчете напрямую) и счета поставщика. Поступление материала на управление наличностью не влияет (см. Рис. 1).

После поступления материала поставщик отправляет счет-фактуру. После проводки счета поставщика в системе в прогнозе ликвидности создается запись управления наличностью. Счет поставщика проводится с помощью транзакции MIRO (если счет поставщика проводится со ссылкой на заказ на поставку) или напрямую как финансовый счет в SAP-системе с помощью транзакции FB60 без ссылки на заказ на поставку. Счет поставщика отражает исходящий поток на основе сроков оплаты. Значения в управлении наличностью проходят через группу планирования, присвоенную в основных данных поставщика.

Пример на Рис. 9 приведен для счета поставщика, созданного в цикле закупки, но применим и к счету поставщика, созданному непосредственно в модуле FI. Группа планирования создается в соответствии с бизнес-требованиями. Например, если требуется структурировать отчет по прогнозу ликвидности с учетом географии, группа планирования определяется как внутренняя или международная.

Рис. 9. Поток данных в отчете по прогнозу ликвидности SAP для счета поставщика

Описанные выше шаги выполняются в SAP-системе следующим образом:

Сначала создайте символ происхождения для счетов вспомогательной книги. Для этого запустите транзакцию SPRO и выберите в меню «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Basic Settings > Define Source Symbols» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Основные параметры > Определение символов происхождения). На открывшемся экране (Рис. 10) введите символ происхождения PSK (для счетов вспомогательных книг бухгалтерии кредиторов и дебиторов) в поле столбца «Source» (Происхождение). Заполните поля под столбцами «Description» (Название) и «Short text» (Краткий текст), а затем выберите пиктограмму сохранения для сохранения введенных данных.

Рис. 10. Создание символа происхождения для лицевых счетов

Теперь присвоим уровень планирования символу происхождения. Для этого запустите транзакцию SPRO и выберите в меню «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Master Data > Subledger Accounts > Define Planning Levels» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости> Управление наличностью и ликвидностью> Управление наличностью > Основные данные > Лицевые счета > Определение уровней финансовой диспозиции). На появившемся экране (Рис. 11) присвойте уровень планирования F1 (поле в столбце «Level» (Уровень)) символу происхождения вспомогательной книги PSK (поле в столбце «Source» (Происхождение)). Этот уровень планирования переносит данные по всем связанным с поставщиком и клиентом проводкам, например, для счетов бухгалтерии кредиторов или документов фактуры. Заполните поля «Short text» (Краткий текст) и «Planning level long text» (Подробный текст уровня диспозиции), как показано на Рис. 11.

Рис. 11. Присвоения уровня планирования вспомогательной книги символу происхождения

Для разделения проводок по счетам в бухгалтерии кредиторов и в бухгалтерии дебиторов на уровне планирования создайте два разных уровня планирования для соответствующих счетов:

• F1: Уровень планирования для бухгалтерии кредиторов
• F2: Уровень планирования для бухгалтерии дебиторов

Для сохранения изменений щелкните по пиктограмме сохранения.

Следующим шагом является создание и присвоение группы планирования уровню планирования. Для выполнения этого шага запустите транзакцию SPRO и выберите в меню «Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Master Data >Subledger Accounts > Define Planning Groups» (Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Основные данные > Лицевые счета > Определение групп финансовой диспозиций).

На появившемся экране (Рис. 12) в полях под столбцом «Plan. grp» (Группа финансовой диспозиции) присвойте значения для групп планирования (в основных данных поставщика употребляется термин «группа финансовой диспозиции») уровню планирования (значения, указанные в полях в столбце «Level» (Уровень)). Для сохранения данных выберите пиктограмму сохранения (не показана).

Рис. 12. Присвоение группы планирования уровню планирования

Группы планирования в примерах выше созданы по географическому признаку и затем присвоены в ракурсе балансовой единицы в основных данных поставщика. Группы планирования можно также создать на основе типа поставщика (прямые или косвенные поставщики) или на основе отрасли.

Теперь необходимо присвоить группы планирования (группы финансовой диспозиции) в основных данных поставщика. Для этого запустите транзакцию FK02 или в меню SAP Easy Access выберите «Accounting > Financial Accounting > Accounts Payable > Master Records > FK02 – Change» (Учет и отчетность > Финансы > Кредиторы > Основные данные > FK02 – Изменить). На появившемся экране (Рис. 13) группы планирования (сконфигурированные, как показано на Рис. 12) присваиваются основным данным поставщиков в зависимости от балансовой единицы в ракурсе Ведения счетов.

Рис. 13. Присвоение группы финансовой диспозиции в основных данных поставщика

Проверьте, что в основных данных поставщика активировано поле «Cash mgmnt group» (Группа финансовой диспозиции). Для выполнения этого шага запустите транзакцию SPRO и перейдите в меню по пути «Financial Accounting > Accounts Receivable and Accounts Payable > Vendor Accounts > Master Data > Preparations for Creating Vendor Master Data > Define Account Groups with Screen Layout (Vendors)» (Финансы > Бухгалтерия дебиторов и кредиторов > Счета кредиторов > Основные данные > Подготовка к вводу основных данных кредиторов > Определение групп счетов со структурой экрана для кредиторов).

Выберите группу счетов поставщика и перейдите к данным балансовой единицы. Дважды щелкните по папке «Account management» (Ведение счетов) и на открывшемся экране (Рис. 14) установите так, чтобы группа финансовой диспозиции была указана как обязательное или не обязательное поле в зависимости от конкретных требований. Если компании не требуется отражать в отчете управления наличностью проводки по некоторым поставщикам (например, для поставщика с перерасчетом между балансовыми единицами), целесообразно сделать это поле не обязательным. При использовании например, отдельной группы счетов для поставщика с перерасчетом между БЕ, приведенные выше обоснования не являются релевантными.

Рис. 14. Активация поля “Cash management group” (Группа финансовой диспозиции) в основных данных поставщиков

Присвоение уровня планирования и группы планирования отчету показано на Рис. 7 и 8.

Последним шагом процесса является платеж поставщику. Отчет управления наличностью позволяет определить общие обязательства компании по платежам поставщикам. До создания заказа на поставку обязательство находится в плоскости планирования, но после проводки счета-фактуры оно становится частью финансовой отчетности. Платеж может быть произведен с помощью различных средств: кредитной картой, банковским перечислением, SWIFT (Сообщество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций), наличными, дорожным чеком, дебетовой картой или чеком.

Для осуществления платежей компании также используют модуль SAP Внутренняя наличность. Платеж поставщику выравнивает открытые позиции поставщика и отображается в кассовой позиции банковского счета, кассового счета или перерасчетного счета кредитной карты.

В модуле Управления наличностью доступно два важных отчета:

• отчет по прогнозу ликвидности (доступ с помощью транзакции FF7B);
• отчет по кассовой позиции (доступ с помощью транзакции FF7A).

Для этих отчетов используются разные транзакции, но доступ к обоим отчетам можно получить из любой из этих двух транзакций. Для выполнения этого шага запустите транзакцию FF7B или FF7A или в меню SAP Easy Access выберите «Accounting > Financial Supply Chain Management > Cash and Liquidity Management > Cash Management > Information System > Reports for Cash Management > Liquidity Analyses > FF7A - Cash Position или > FF7B - Liquidity Forecast» (Учет и отчетность > Управление финансовой цепочкой создания стоимости > Управление наличностью и ликвидностью > Управление наличностью > Информационная система > Отчеты для управления наличностью > Анализ ликвидности > FF7A - Дневная сводка о состоянии финансов или > FF7B - Прогноз ликвидности).