Рекомендация. Привязка документов и мультимедийных файлов к переменным данным SAP

27 июня 2010

В данной статье автор описывает возможности решения SAP для управления документами, с помощью которого пользователи приложений SAP могут прикреплять изображения ресурсов, документов и других объектов к переменным данным и создавать привязки. В этом решении предусмотрены функции обеспечения безопасности и управления данными, а также возможности поиска и интеграции с настольными приложениями, например с Microsoft Office.

SAP поставляет систему управления документами (Document Management System, DMS), которая соединяет SAP ERP с ключевыми бизнес-артефактами, стимулирующими деятельность компании, благодаря вычислительной модели "клиент-сервер". SAP DMS поставляется в составе решения SAP Product Lifecycle Management (PLM). Для повышения эффективности, точности и уровня обслуживания клиентов в любой сфере деятельности SAP DMS предоставляет программное обеспечение, модель безопасности и механизм управления изменениями. В данной статье рассматриваются программное обеспечение, принципы проектирования и концепции внедрения, которые обеспечат основу для успешного внедрения.

Причины добавления системы управления документами в SAP ERP

Несмотря на то, что определение DMS наводит на мысли о преобразовании сканированных счетов в текст, в действительности эта система представляет собой решение по управлению объектами. По сути, посредством DMS осуществляется сохранение любого электронного объекта – документов, сканированных изображений, рисунков, электронных таблиц и звуковых фрагментов – и их соотнесение с переменными данными SAP.

В этой гибко интегрированной системе управления документами предусмотрен механизм соотнесения внешних данных с бизнес-операциями и данными SAP. При выполнении бизнес-операций пользователям предоставляется эффективный доступ к сопроводительной документации. Например, пытающемуся разрешить проблему поставки консультанту службы сервиса необходимо получить доступ к закладной, счету клиенту, информации по платежам и фрахтовым документам. После внедрения DMS консультант службы сервиса сможет вызвать всю документацию, относящуюся к компании, клиенту или поставщику (грузоотправителю) и немедленно определить статус поставки по заказу.

Внедрение SAP DMS

В процессе внедрения необходимо учесть несколько рекомендаций. Сначала члены функциональной группы должны предоставить информацию о необходимых видах документов, объемах, хранении, версиях и требованиях к безопасности. Затем технический архитектор выполняет анализ требований к доступу клиентов для определения того, находятся ли конечные пользователи в одном местоположении или рассредоточены по нескольким глобально разрозненным местоположениям.

Оформите подписку sappro и получите полный доступ к материалам SAPPRO

У вас уже есть подписка?

Войти