База знаний

Методология внедрения электронного юридически значимого документооборота

2128

Распечатать

Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) привлекают все больше внимания - предприятия взаимодействуют с партнерами, контрагентами, участвуют в гос. закупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных понятий и соблюдения законодательства, определяющих и регулирующих юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

Как оптимизировать бизнес-процессы для получения максимальной выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота? Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов?

С 2010 г. в России началось формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения юридически значимого электронного документооборота, что позволило приравнять электронный документ к бумажному при соблюдении установленного порядка его оформления. Это позволило многим компаниям начать переход от бумажного к электронному ЮЗЭДО.

Процесс работы с юридически значимым электронным документооборотом в каждой компании в зависимости от ее размера, вида деятельности, организационной структуры и учетной политики различен, однако можно выделить схожие этапы обработки документов и сложности, с которыми сталкиваются компании.

Весь поток корпоративного документооборота можно разделить на три составляющие:

• документы, поступающие от других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, составляемые внутри организации (внутренние).

Одним из основных для бизнеса видом документооборота считается обмен документами, которые являются обязательными при сопровождении сделки по купле-продаже товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг:

• счет на оплату;
• счет-фактура;
• товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• товарно-транспортная накладная (ТТН);
• акт выполненных работ;
• акт сверки;
• платежные документы;
• договор и др.

Пример схемы бизнес-процесса обмена первичными документами между двумя контрагентами представлен на Рис.1.

Рис. 1 Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании при работе с первичными бухгалтерскими документами:

• длительность оформления документов;
• рост дебиторской и кредиторской задолженности;
• трудоемкость ручного поиска документов;
• увеличение сроков аудита и риска