База знаний

Пошаговые рекомендации по созданию отчётов с использованием SAP Query

Вячеслав Контарев

41093

14

Распечатать

Введение

У конечных пользователей системы SAP ERP часто возникает необходимость создания отчёта, который содержал бы как часть полей стандартного отчёта, так и дополнительные поля. В качестве примеров таких отчётов можно назвать: список клиентов, история по счёту главной книги, открытые счета-фактуры от поставщиков. В системе SAP ERP соответствующие стандартные отчёты содержат избыточную информацию, являются трудночитаемыми и не содержат «нужного» пользователю поля.

Функциональность SAP Query даёт возможность создать «оптимизированные» отчёты в нужном формате без значительных трудозатрат.

В статье я подробно рассмотрю процесс создания «оптимизированного» отчёта средствами SAP Query.

Основные шаги для создания запроса:

• Создайте инфо-набор.
• Создайте группу пользователей и присвойте ей инфо-набор.
• Создайте запрос на базе инфо-набора.

Бизнес-кейс

В нашем примере финансовая служба запросила отчет по бухгалтерским документам в разрезе основного счета и балансовой единицы. Отчет должен делать суммирование по номеру счета и подсчитывать количество проводок по каждому счету, также требуется получить номер недели, которая соответствует дате проводки документа. Из отчёта должна быть возможность перехода в ведение счета главной книги и просмотр бухгалтерского документа.

Создание инфо-набора

Инфо-набор должен содержать поля, которые должны быть отображены в итоговом отчёте. Если какого-либо поля нет в инфо-наборе, то его нельзя включить в запрос. В нашем примере в инфо-набор будут включены следующие поля: балансовая единица, основной счет, сумма во внутренней валюте, номер документа, дата документа, дата проводки, описание счета, номер недели.

Запустите транзакцию SQ02 (см. Рисунок 1).

• Введите имя Инфо-набора «ZZ_SAMPLE_ACCOUNTING»и нажмите кнопку Cоздать.
• Определите описание инфо-набора «Пример инфо-набора: Бухучет»
• Введите имя логической базы данных SDF (см. Рисунок 2). Это стандартная логическая база данных, содержащая данные по бухгалтерским документам и счетам главной книги.

SAP предлагает несколько источников для создания инфо-набора, это:

• объединение таблиц (англ. join),
• считывание таблицы напрямую,
• логическая база данных,
• сбор данных программой.

Каждый из источников данных имеет свои особенности, которые не обсуждаются в настоящей статье. Мы выбрали стандартный источник данных – поставляемую SAP логическую базу данных, которая представляет собой программу, написанную оптимальным и корректным образом, что обеспечивает высокую скорость работы инфо-набора и, как следствие, запроса.

• Подтвердите ввод, нажав кнопку подтверждения .

В открывшемся окне вы увидите список таблиц, которые входят в структуру логической базы данных SDF.

• Выберите таблицы, которые вы будете использовать в инфо-наборе (см. Рисунок 3). В нашем примере это следующие таблицы:

SKA1 Основные записи основных счетов (план счетов),

SKB1 Основные записи основных счетов (балансовая единица),

BSIS Бухгалтерия: вторичный индекс для основных счетов.

• Подтвердите ввод.

Теперь мы находимся на первом экране ведения инфо-набора (см. Рисунок 4.) Экран разделен на три части.

1. Левый блок – список таблиц и полей в них.
2. Правый верхний блок – список групп полей. Группы полей соответствуют таблицам, выбранным для создания отчета. Чтобы сделать поле доступным для запроса, необходимо включить его в группу полей. Не присвоенное группе поле не может быть включено в отчет.
3. Правый нижний блок – детальные параметры поля. Здесь можно изменить описание поля, которое будет отображаться в отчете. Двойной щелчок по полю из левого блока вызовет отображение деталей поля в правом нижнем блоке.

• Щелкните по группе полей Основные записи основных счетов (план счетов) в верхнем правом блоке.
• Откройте папку Основные записи основных счетов (план счетов) в левой секции, щелкнув по стрелке слева от папки. Откроется список полей таблицы.
• Выделите поле Номер основного счета одним щелчком мыши.
• Нажмите кнопку Добавить поле. В результате поле Номер основного счета перемещается в выделенную группу полей.
• Следуя этим шагам, аккуратно переместите перечисленные ниже поля в соответствующие группы полей.
  • Из таблицы SKA1: Основные записи основных счетов (план счетов)
    • План счетов
    • Номер основного счета
  • Из таблицы SKB1: Основные записи основных счетов (балансовая единица)
    • Балансовая единица
  • Из таблицы BSIS: Бухгалтерия: вторичный индекс для основных счетов
    • Номер бухгалтерского документа
    • Номер позиции бухгалтерского документа
    • Дата проводки документа
    • Сумма во внутренней валюте
    • Место возникновения затрат
• Сохраните инфо-набор.
• На этом шаге система может запросить ключ разработчика или запрос на перенос изменений (см. Рисунок 5). Если вы не знаете, какие данные вводить, обратитесь в вашу техническую команду.
• Сгенерируйте инфо-набор, нажав на кнопку генерации .
• Нажмите кнопку Назад, чтобы вернуться на первый экран ведения инфо-набора.

Создание группы пользователей

Группы пользователей обеспечивают контроль доступа к инфо-наборам и запросам. Инфо-наборы и пользователи присваиваются к группам пользователей. Когда пользователь создает или запускает запрос, то группа пользователей определяет список инфо-наборов, к которым у пользователя есть доступ.

В нашем примере группа пользователей будет включать сотрудников финансового отдела. В случае, если доступ к бухгалтерской отчетности нужен другим отделам, то группа пользователей может быть присвоена и им.

Перейдите по меню Среда>Группы пользователей с первого экрана ведения инфо-набора.

Экран на рисунке 6 предназначен для ведения групп пользователей и присвоения инфо-наборов к группам пользователей.

• Введите имя группы пользователей «ZZ_SAPMLE».
• Нажмите кнопку Создать.
• Определите описание группы пользователей «Пример: Бухучет» (рисунок 7).
• Нажмите кнопку Сохранить. На этом шаге система может запросить ключ разработчика или запрос на перенос изменений. Если вы не знаете, какие данные вводить, обратитесь в вашу техническую команду.
• Когда описание определено, перейдите назад и нажмите кнопку Присвоить пользователей и инфо-наборы.
• Введите пользователей, которые трудятся в финансовой службе.
• Нажмите кнопку Сохранить.
• Нажмите кнопку Присвоить инфо-наборы (рисунок 8).
• Система отобразит как стандартные, так и пользовательские инфо-наборы. Прокрутите список вниз, чтобы найти пользовательские инфо-наборы (рисунок 9).
• Выберите инфо-набор, установив индикатор напротив его.
• Нажмите кнопку Сохранить.

Создание запроса

Мы создали инфо-набор и группу пользователей. Следующий шаг – создание запроса. На этом шаге поля инфо-набора включаются в отчет, определяется сортировка и суммирование, а также счетчик для количества документов и возможность перехода в ведение счета и документа. Для доступа к запросам Запустите транзакцию SQ01.

Убедитесь, что вы работаете с группой пользователей, созданной ранее. (см. название группы в верхней части экрана). Если нет, нажмите кнопку Другая группа пользователей (первая кнопка слева в ряду кнопок под названием экрана на рисунке 10) и выберите нужную группу пользователей.

• Введите имя запроса «Z_ACCOUNTING».
• Нажмите кнопку Создать.

Если группа пользователей уже содержит присвоенные ей запросы, то они будут выведены на экран. Пользователь может выполнить любой из запросов в его группе пользователей, если имеет необходимые полномочия.

Система выведет список инфо-наборов, привязанных к группе пользователей (рисунок 11). Только один инфо-набор может быть выбран для создания запроса. Это означает, что все поля, которые вы хотите включить отчет, должны быть в одном инфо-наборе. Дважды щелкните по инфо-набору для его выбора в качестве базы для создания запроса.

Заголовок отчета появляется на экране, когда запрос выполняется.

Формат списка должен соответствовать существующему формату печати в управлении выводом, иначе отчет не может быть напечатан. Наиболее распространенные форматы: 65x132 и 65x80. В нашем примере мы оставили формат по умолчанию: 0 строк (без ограничения) и 83 столбца.

• Введите описание запроса «Пример запроса: Бухучет», как показано на рисунке 12.
• Нажмите на кнопку Основной список в верхней части экрана.

Откроется графический экран построения запроса, как показано на рисунке 13. Запрос в целом строится на этом экране с использованием выделения объектов и их перетаскивания.

Доступные поля для построения запроса отображаются в левой части экрана в виде таблицы, как показано на рисунке 13.

• Раскройте каждую секцию слева, чтобы отобразить все поля, включенные в инфо-набор.
• Для выбора полей, которые будут отображены в отчете, установите индикатор напротив каждого поля в столбце Поля списка. Выберите следующие поля: номер основного счета, текст основного счета, балансовая единица, сумма во внутренней валюте, дата проводки, номер бухгалтерского документа.
• Определите поля, которые будут отображены на экране выбора, установив индикатор Поля выбора в строке поля Номер бухгалтерского документа. Это второй столбец. Некоторые поля, например, Номер основного счета, уже определены для выбора и не могут быть изменены. Это означает, что поле уже установлено как поле для выбора в логической базе данных. На экране выбора запроса отображаются все поля, помеченные для выбора данных: и определенные в логической базе данных, и те, которые определили вы.

Когда поле помечается для отображения как Поле списка, оно появляется в правой верхней части экрана. Именно в этом порядке поля будут отображены в отчете. Для изменения порядка можно поменять поля местами путем перетаскивания.

• Для того, чтобы определить подсчет суммы на уровне счета и балансовой единицы, щелкните по полю в области формата отчета и перетащите его в область сортировки.
• Перейдите в меню Инструменты>Поля подсчета вкл/выкл. Появится новая панель инструментов для подсчета. Подсчет суммирует количество строк по полю. В нашем примере в область подсчета помещено поле Номер документа для подсчета числа документов, проведенных для каждой балансовой единицы и каждого счета.
• Чтобы активировать подсчет на уровне счета и балансовой единицы, выделите поле в области формата и переместите его в область Поля подсчета (см. рисунок 14).
• Для изменения текста