Данная статья написана Дмитрием Кагликом и впервые опубликована на сайте http://www.sapexpert.co.uk на английском языке. Если вы хотите узнавать больше от экспертов из мира SAP раньше других, то, пожалуйста, подпишитесь на обновления на указанном сайте.

Учет Основных средств – одна из важнейших частей бухгалтерского учета. Обычно это – один из компонентов, внедряемых в системе SAP, и зачастую учет ОС запускается вместе с другими копонентами «ядра» модуля Финансы: Главная Книга, Кредиторы, Дебиторы.

Как правило, Вам необходимо перенести данные из «старой» учетной системы в SAP. Этот процесс называется миграцией или преносом данных. В миграции Основных Средств есть несколько специфичных моментов. Давайте разберем шаги, которые Вы должны сделать, и обсудим их подробно.

1. Разделить «Основные средства» и «Главную книгу»

В настройках счетов Главной Книги в SAP имеется специальный тип контрольных счетов для Основных Средств. Вы присваиваете этот тип счетам учета первоначальной стоимости и накопленной амортизации.

Связь через механизм контрольных счетов гарантирует, что каждая транзакция в модуле Основных Средств автоматически проводится в Главной Книге. Вам не придется проводить одну и ту же операцию дважды в Главной Книге и в Учете ОС. Вместе с тем, такая связь гарантирует, что проводка в Главной Книге возможна только через Основные Средства, но не напрямую.

Однако, для переноса данных Вам необходимо будет разорвать эту связь. Технически перенос данных по счетам Главной Книги и ОС проводится раздельно.

Для отключения контрольности счетов ГК Вы должны возпользоваться транзакцией OAMK, которую также можно найти в IMG:

• Financial Accounting
  • Asset Accounting
    • Preparing for Production Startup
      • Production Startup
        • Set or Reset Reconciliation Accounts.

Здесь Вы можете поменять тип контрольности счетов Главной Книги с «Основных средств» на «Пусто».

2. Установить параметры миграции

До того, как Вы начнете перенос данных по Основным Средствам в SAP, Вы должны объяснить системе, что именно Вы переносите, какова дата миграции, и что нужно делать с перенесенными данными. Наиболее важными параметрами являются «Дата переноса» и «Последний закрытый период в старой системе».

«Последний закрытый период» скажет SAP-системе, что нужно рассчитывать амортизацию и проводить ее в Главной Книге со следующего периода. Например, если Вы запускаете систему с 1 января 2017 года, то последний закрытый период – декабрь 2016 года (12 / 2016).

«Дата переноса» указывает SAP дату, которая будет значиться в транзакциях переноса. Это может быть как первый день нового периода, так и последний день закрытого периода. Имейте в виду, что разница в расчетной сумме амортизации в SAP и в старой системе, если таковая возникнет, будет проведена в периоде, следующем за датой переноса. В использованном ранее примере, дата переноса 01/01/2017 даст корректировки амортизации в периоде 02 / 2017. Если же Вы укажете дату переноса 31/12/2016, то корректировки будут проведены в периоде 01 / 2017.

Обе эти настройки, относящиейся к дате переноса, Вы можете найти в IMG:

• Asset Accounting
  • Asset Data Transfer
    • Parameters for Data Transfer
      • Date Specifications.

Также существует целый ряд других параметров, относящихся к переносу данных основных средств. Они относятся к (пере-)расчету сумм, которые вы переносите. Например, Вы можете попросить SAP пересчитать сумму амортизации за прошлые годы, или пересчитать страховую сумму. Все эти параметры находятся в разделе Options рядом с веткой IMG, упомянутой ранее.

3. Подготовить инструмент переноса данных

В SAP существует 2 инструмента для переноса данных Основных Средств: с использованием интеграции с Microsoft Excel, и с использованием общего инструмента миграции для области ОС.

Несмотря на то, что Excel-инструмент доступен всем и находится в IMG

• Financial Accounting
  • Asset Accounting
    • Asset Data Transfer,

я до сих пор не видел ни одного примера его использования. Более общим подходом является перенос данных ОС через типовой «ручной» инструмент (LSMW).

Данный инструмент переноса включает в себя 7 транзакций:

•  AS91