Ещё по теме

Комментарии по теме

«По­дго­то­ви­те­льные настройки для обе­спе­че­ния со­о­тве­тствия учёта основных средств в SAP ERP тре­бо­ва­ни­ям МСФО»
Татьяна Шевченко:
Мне кажется, уместной будет небольшая демонстрация работы данного решения. В целом различий при первоначальном признании активов по стандартам US GAAP и МСФО не так уж и много. По обоим...
«Свя­зы­ва­ние сче­то­в-фа­ктур и частичных платежей для вы­ра­вни­ва­ния»
Константин Блюменталь:
1. Хотелось бы дополнить статью Киса в части того, как отражаются частично выровненные документы в отчетах по отдельным позициям, на примере отчета FBL5N. Предположим, у нас есть частичное...
«Ре­ко­ме­нда­ци­я: Авто­ма­ти­за­ция внедрения SAP-нот с помощью SAP Note Assistant»
Олег Башкатов:
SNOTE не всегда даёт правильный анализ по поводу того, "возможен монтаж" или нет. так что, надеяться на на неё можно в 9 случаях из 10.   + в 100% случаях желательно посмотреть, а что...

База знаний

Вы можете подписаться на эту колонки этого автора, если авторизируетесь или зарегистрируетесь

Финансы. Часть 1

31 октября 2014, 17:42

В этой главе обсуждаются следующие темы:

  • Первичные задачи финансовой бухгалтерии
  • Функции бухгалтерии Главной книги
  • Управление открытыми позициями кредиторов и дебиторов
  • Отчеты, предусмотренные в компоненте «Финансы» системы SAP

Компонент «Финансы» (Financial Accounting) – это, так сказать, ветеран системы SAP, поскольку ПО для отображения учета и отчетности было первым продуктом SAP, разработанным в 1970Cх годах. Эта глава представляет собой введение в компонент SAP «Финансы», который мы далее будем везде обозначать SAP FI.

16.1 Задачи финансовой бухгалтерии

Учет и отчетность (Accounting) аккумулирует всю информацию о финансовом положении и услугах предприятия. Задача учета и отчетности – документировать значения прошлых периодов и использовать их, чтобы получать справки о состоянии компании в определенный момент времени (обычно на момент закрытия финансового года). Таким образом, центральная задача компонента SAP «Финансы» – прозрачно и понятно отображать все хозяйственные операции в целях учета и отчетности, основываясь на документах из ИТ-системы. Под хозяйственной операцией понимается любая значимая для предприятия операция, которую можно выразить количественно (например, платежи или движения материала). В этом контексте следует задаваться тремя вопросами:

  • Каким объемом капитала располагает предприятие в конкретный момент времени?
  • Заработало ли предприятие прибыль или понесло убытки за финансовый год?
  • Платежеспособно ли предприятие?

Дать ответ на эти вопросы – задача финансовой бухгалтерии. Финансовая бухгалтерия известна также как внешний учет и отчетность (external accounting), поскольку это представляет финансовое состояние предприятия внешнему миру. Результаты внешнего учета и отчетности раскрываются властям, кредиторам, а также таким внешним кредиторам, как акционеры, банки и другие инвесторы. Контроллинг, или внутренний учет и отчетность, разбирается в главе 17. Внешний учет и отчетность регулируется коммерческим и налоговым законодательством. В число задач финансовой бухгалтерии входит предоставление и раскрытие информации о капитале, финансах и прибыли; эта информация используется в качестве основания для налогообложения. Эта информация представлена в балансовом отчете а также в отчете о прибылях и убытках (profit and loss statement). В балансовом отчете сообщается, каким капиталом располагает предприятие, и раскрывается информация о наличных ресурсах. Эта информация получена путем сравнения капитала (активов) и долгов (пассивов) в форме счета. В отчете о прибылях и убытках представлен список всех затрат и прибылей в течение финансового года.

Все бухгалтерские данные вводятся в соответствии с принципом документирования. У читающих должна быть возможность получить полное представление информации – вплоть до уровня отдельных документов. Счета предприятия нужно вести так, чтобы у третьих лиц была возможность получить обзор финансовой ситуации на предприятии (прозрачность).

Принцип документирования

Поскольку связь между хозяйственной операцией и проводкой образуют документы, для каждой проводки должен существовать документ (потому что только так каждую проводку можно проверить на корректность). К числу документов относятся квитанции, входящие и исходящие счета-фактуры, чеки, банковские выписки и другие объекты. По причине важной роли, которую играют документы, их структура задается строго. В системе SAP каждый документ определяется уникальным номером документа, имеет заголовок (в котором содержится вид хозяйственной операции), содержит дату документа и проводки, период проводки, ссылку, валюту и текст описания. Компонент «Финансы» тесно интегрирован с остальными компонентами системы SAP. Это объясняется тем, что все транзакции, значимые для финансовой бухгалтерии и возникающие в сфере логистики и управления персоналом (см. главу 18), проводятся в финансовую бухгалтерию в реальном времени и иногда передаются в контроллинг.

Финансовая бухгалтерия отвечает за открытие счетов в начале финансового года, ведение проводок в течение года и подготовку к закрытию финансового года. Ведение текущих проводок требует большого количества памяти и времени.

Система двойной записи в бухгалтерском учете

Система двойной записи в бухгалтерском учете обычно реализуется в частном секторе. У системы двойной записи долгая история: она была изобретена Лукой Пачоли (Luca Pacioli), итальянским монахом-францисканцем, в конце XV века. Понятие «двойная» указывает на то, что в целях обеспечения корректности каждая хозяйственная операция (запись проводки) вводится дважды: один раз – в качестве дебета, второй раз – в качестве кредита.

Пример проводки при двойной системе бухгалтерского учета

В учете и отчетности счета в Т-образной форме (т. е. в которых дебет вводится слева, а кредит – справа) используются для обеспечения ясного и не перегруженного деталями представления.

Кроме того, в балансовых отчетах и отчетах о прибылях и убытках показываются все проводки.

Центральным объектом учета и отчетности является счет. Счет состоит из двух столбцов (один – для дебета, один – для кредита)и номера счета. Главная книга (General ledger) и различные вспомогательные книги (subledgers) (в них хозяйственные операции представляются более подробно) ведутся в двойной системе бухгалтерского учета. Главная книга состоит из всех счетов, в которые проводятся хозяйственные операции и которые перечислены в плане счетов (chart of accounts). Проводки во вспомогательные книги (например, в счета дебитора для клиентов и счета кредиторов для поставщиков) автоматически генерируют соответствующие проводки в Главную книгу в системе SAP.

Дебитор (customer) во вспомогательной бухгалтерии связан со счетом дебиторской задолженности в бухгалтерии Главной книги через контрольный бухгалтерский счет (reconciliation account), который вы вводите в основной записи дебитора.

Для каждой комплексной проводки (complex posting) в системе SAP вы должны ввести как минимум следующую информацию: дату документа, дату проводки, вид документа, код проводки, номер счета и суммы.

Связь между вспомогательной бухгалтерией и бухгалтерией Главной книги

Самые главные функции SAP FI относятся к следующим областям:

  • Бухгалтерия Главной книги 
    В ней записываются все хозяйственные операции, значимые для учета и отчетности по счетам Главной книги (счетам, входящим в План счетов).
  • Бухгалтерия кредиторов 
    Эта область проводит все хозяйственные операции со ссылкой на поставщиков и получает основную часть данных из области закупок (см. главу 14 «Управление материальными потоками»).
  • Бухгалтерия дебиторов
     В этой области записываются все хозяйственные операции, ссылающиеся на дебиторов. Эта область получает большую часть информации из области сбыта (см. главу 15 «Сбыт»).
  • Учет основных средств 
    Эта область записывает все хозяйственные операции, ссылающиеся на основные средства предприятия. В этом контексте к основным средствам относятся все предметы имущества (complex fixed assets), которые постоянно готовы к повышению капитализации (например, здания, машины или ценные бумаги). Оценка (стоимости основных средств, их амортизации) особенно интересна в контексте учета и отчетности.
  • Банковская бухгалтерия 
    Эта область записывает и управляет хозяйственными операциями, в которые вовлечены банки или в которых фигурируют платежные операции предприятия.

В следующих разделах обсуждается бухгалтерия дебиторов и бухгалтерия кредиторов. Учет основных средств и банковская бухгалтерия в дальнейшем не обсуждаются в этой книге. Но для начала давайте обсудим те основания, которые необходимо заложить перед тем, как пользователи смогут работать с финансовой бухгалтерией SAP.

16.2 Организационные структуры финансовой бухгалтерии

Вы уже знакомы с организационными структурами по предыдущим главам и, в особенности, по главе 4 «Организационные структуры и основные данные». Перед тем как вы сможете начать работать с системой SAP, вы должны сделать несколько базовых настроек в пользовательской настройке и отобразить структуры предприятия в системе SAP. С точки зрения финансовой бухгалтерии, особенно важны следующие организационные структуры. Здесь опять же на самом верху находится мандант.

  • Балансовая единица 
    Балансовая единица – это наименьшая единица, для которой в системе SAP возможно полное выполнение учета и отчетности. Балансовой единице, среди прочего, присваиваются план счетов и валюта. Балансовая единица создает свой собственный балансовый отчет.
  • Бизнес-сфера 
    БизнесCсфера описывает определенное поле деятельности в рамках предприятия, но определение и использование бизнесCсфер в системе SAP не обязательно. Примеры бизнесCсфер таковы:
    • 5000: Производство электроэнергии
    • 6000: Разработка транспортного оборудования
    • 7000: Разработка медицинского оборудования

Развертывание бизнесCсфер поможет вам упростить создание аналитических отчетов; бизнесCсфера служит внутренним целям предприятия, поскольку бизнесCсфера дает обзор значимых для предприятия данных. Так, вы можете оценивать результаты или балансовые отчеты раздельно по бизнесCсферам.

  • План счетов Счета Главной книги упорядочиваются в соответствии с планом счетов, который представляет собой каталог всех счетов Главной книги. По каждому счету должна иметься следующая информация:
    • Номер счета
    • Описание
    • Вид основного счета (счет прибылей и убытков или счет наличия)

Каждой балансовой единицей должен быть присвоен план счетов (при этом один план счетов может использоваться несколькими балансовыми единицами).

Организационные структуры в финансовой бухгалтерии

В рамках одного манданта вы можете отобразить несколько балансовых единиц, даже если вы используете разные планы счетов и должны опираться на разнородные национальные законодательства.

После того как вы познакомились с самыми важными организационными единицами в финансовой бухгалтерии, давайте обсудим бухгалтерию Главной книги.

16.3 Бухгалтерия Главной книги

Бухгалтерия Главной книги (General ledger accounting) – это центральная инстанция финансовой бухгалтерии, поскольку она образует основу внешней системы отчетности (балансового отчетам и отчета о прибылях и убытках). Компонент «Бухгалтерия Главной книги» отвечает за учет и отчетность по счетам Главной книги в системе SAP, которая основана на счетах Главной книги. Счета Главной книги, в свою очередь, должны значиться в плане счетов и быть созданы вместе с соответствующими основными данными, чтобы в эти счета можно было осуществлять проводки. Первичный вид затрат (primary cost element) в контроллинге определяется на основе счета Главной книги (см. главу 17).

Перенос из вспомогательных книг

В SAP FI данные становятся доступны в реальном времени. Если во вспомогательную книгу выполнена проводка (например, на счет поставщика), то соответствующая проводка автоматически выполняется и в Главную книгу. Это известно как автоматический ввод.

Главная книга и вспомогательные книги связаны контрольным счетом (reconciliation account). В бухгалтерии Главной книги есть специальный счет заголовка (header account), гарантирующий автоматический ввод всех позиций вспомогательных книг в бухгалтерию Главной книги. Вам нужен как минимум один контрольный счет для дебиторов и один контрольный счет для кредиторов.

Функция контрольного счета

Вы вводите номер контрольного счета в основную запись дебитора/кредитора, чтобы связать вспомогательные книги (бухгалтерию дебитора и бухгалтерию кредитора) с бухгалтерией Главной книги.

Ниже представлены ключевые функции бухгалтерии Главной книги:

  • Она ложится в основу балансового отчета.
  • Она используется в управлении счетом и гарантирует полное подтверждение всех хозяйственных операций.
  • Она ложится в основу отчета о прибылях и убытках.

Балансовый отчет – это компактный список и оценка всех активов предприятия. При основании предприятия создается начальный балансовый отчет, а в конце каждого финансового года создается балансовый отчет на конец года. В течение финансового года все хозяйственные операции проводятся в счета Главной книги, которые, в свою очередь, в конце финансового года объединяются для создания балансового отчета.

Отчет о прибылях и убытках создается на основе информации из Главной книги и публикуется в конце финансового года. В нем сравниваются расходы и прибыли, в результате чего рассчитывается операционный доход.

Зачем нужны балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках?

«Когда вы проводите каждую транзакцию одновременно в отчет о прибылях и убытках и в балансовый отчет, вы можете определить в любое время, какие ресурсы у вас в наличии (балансовый отчет) и какой путь уже пройден (отчет о прибылях и убытках). Это можно пояснить на примере машины. Когда вы едете из Мюнхена в Гамбург, вы уверенно себя чувствуете только тогда, когда знаете, сколько у вас остается бензина (балансовый отчет) и какое расстояние вы уже проехали (отчет о прибылях и убытках). Конечно же, вы все равно доехали бы до пункта назначения даже в том случае, если бы у вас был только индикатор пробега и вам приходилось останавливаться через каждые 100 миль, чтобы опустить щуп в бензобак и определить, сколько остается бензина. Такая картина хорошо иллюстрирует учет и отчетность, в которых расходы и прибыли проводятся постоянно, а балансовый отчет сводится только один раз, в конце года. Однако у современных автомобилей есть как индикатор пробега, так и индикатор уровня топлива, которые сообщают истинные значения одновременно и в реальном времени. Это относится и к современным учету и отчетности; и балансовый отчет, и отчет о прибылях и убытках обновляются одновременно». (Переведено из книги: Brück, Praxishandbuch SAP-Controlling, 2009, S. 29.)

В системе SAP вы можете автоматически запускать структуру любого из этих двух отчетов для каждой балансовой единицы или для нескольких из них, если в пользовательской настройке вы присвоили счета Главной книги отдельным итоговым позициям балансового отчета и отчета о прибылях и убытках. В стандартной версии SAP предусмотрены классические структуры балансового отчета и отчета о прибылях и убытках. Наполните их счетами Главной книги из вашего плана счетов. Предположим, что позиции вашего балансового отчета структурированы так, как на следующем рисунке.

Позиции структуры балансового отчета

В этом случае вы должны присвоить соответствующие счета отдельным позициям (например, нематериальные, финансовые и текущие активы) в пользовательской настройке. Затем вы можете запустить создание балансового отчета для вашей балансовой единицы, с помощью транзакции S_PL0_ 86000028.

Балансовый отчет для балансовой единицы

В бухгалтерии Главной книги в рамках операций по закрытию отчетного периода вы можете подключить оценку иностранной валюты и справку об авансовых взносах НДС. Для этого необходимы соответствующие настройки в пользовательской настройке, но их описание не входит в предмет рассмотрения этой книги. В дополнение к этому система SAP предоставляет вам полную информационную систему по счетам, балансам и отдельным позициям Главной книги в рамках бухгалтерии Главной книги, что будет вкратце обсуждаться в последнем разделе этой главы.

После того как в этом разделе были представлены наиболее важные функции и опции в бухгалтерии Главной книги, в следующем разделе будет обсуждаться бухгалтерия кредиторов.

Олаф Шульц

Олаф Шульц - SAP-консультант и тренер, уже более 15 лет занимающийся ИТ и управлением проектами. Он обладает знаниями и личным опытом, которые помогут вам понять и начать использовать SAP быстро и просто.



В данной колонке публикуются некоторые главы из книги "Практикум по SAP®. Руководство для новичков и конечных пользователей". Данная книга переведена и опубликована нашим издательством. Вы можете приобрести ее, перейдя по ссылке здесь.