4 Управление программами и проектами как способ реализации изменений

4.1 Средство реализации изменений

Функциональная организация не может изменить собственный способ работы. Причины кроются не в возможностях или компетентности сотрудников, а в том факте, что функциональная организация обязана выполнять свои ежедневные задачи. Сотрудники сконцентрированы на необходимости выполнения ежедневных задач, например, приеме заказов, подготовке поставок, производстве, сборе средств и т. д. У них просто нет времени на детальное изучение способов работы или поиск новых путей оптимизации производительности. Проекты представляют собой наиболее подходящее средство изменения, поскольку они являются временными и имеют специфичные цели. Управление проектами означает управление переходом из одного состояния в другое (Reiss, 1992).

В отличие от текущей функциональной работы проект является временным мероприятием и используется для создания уникального продукта или услуги. В течение всей своей продолжительности проект располагает специфичными ресурсами (это человеческие и денежные ресурсы, время и знания). Это следует рассматривать как инвестиции организации в реализацию изменений.

Однако в случае проектов SAP окончательным результатом является полностью измененная организация, поддерживаемая интегрированной платформой программного обеспечения. Вследствие своей сложности и объема влияния на организацию проекты SAP отличаются от большинства других проектов, поскольку угрожают функциональной организации в ее текущей форме. Именно поэтому в этой главе будет показано, что проектный подход необходим, но не является достаточным. Для достижения успеха при реализации таких тяжеловесных изменений требуется программа.

Рис. 4.1 Операции и проекты

На Рис. 4.1 представлен обзор основных различий между повседневными операциями и проектами. Во-первых, целью операций является выполнение согласно стабильной замороженной модели, например, производство 500 электронных компонентов в день с коэффициентом брака не более 1%. Все инвестиции временных и денежных средств нацелены на достижение этой цели. Повседневные операции ограничены наличными ресурсами (сырье и сотрудники). Для преодоления таких ограничений используются корректи- рующие мероприятия эффективности одного цикла (Argyris and Schön, 1996).

Основной целью эффективности одного цикла является обеспечение стабильности операций. Это означает, что каждое отклонение от нормы немедленно корректируется.

C другой стороны, проекты предназначены для разбиения специфичного контекста с целью его изменения и замораживания требуемого состояния. Решающим фактором успеха проектов является возможность ведения и защиты их объема. Ограничения проектов относятся ко времени и ресурсам. Однако наиболее существенная разница заключается в наличии двойного цикла: основной задачей проектов является определение и изменение собственно замороженной нормы.

4.2 Обеспечение преимуществ

Каждое изменение должно приносить организации определенные преимущест ва. В противном случае реализация, а тем более поддержка внедрением SAP такого изменения просто не имеет смысла. Целью внедрения SAP не должно быть собственно внедрение SAP. Инвестиции должны быть связаны непо средственно с обеспечением бизнес-преимуществ в течение срока амортизации.

4.2.1 Объем работ по реализации изменений зависит от важности преимуществ

“Слишком часто руководители проектов оказываются в ситуации, когда организация собирается целиком и полностью перейти на SAP, а им приходится внедрять выбранное приложение без четкого описания ожидаемых преимуществ и необходимых организационных изменений.”
(Ward & Daniel, 2006)

SAP является интегрированным программным обеспечением с ориентацией на процессы и поддержкой примеров наиболее успешной практики. Кроме того, это модульное программное обеспечение с поддержкой следующих функциональных областей: Финансы (FI), Контроллинг (CO), Планирование производства (PP), Управление складами (WM), Управление материальными потоками (MM) и Сбыт (SD).

Как говорилось в Главе 1, любое внедрение SAP должно выполняться в рамках фундаментальной бизнес-инициативы по преобразованию компании. Не следует внедрять SAP исключительно ради SAP или предлагаемых функций, например, использования нескольких валют, способности определять сбытовые организации, функций создания отчетов и т. д. Целью внедрения должно является обеспечение преимуществ, жизненно необходимых для развития компании. В документе Управление успешными программами (2003 г.) Управление коммерции в государственных органах Великобритании определяет преимущество следующим образом:

Изменение приводит к требуемым результатам… Преимущества являются мерой квантификации этих результатов.

Преимущества определяют цель программы с точки зрения успеха организации. Это маяки, которые позволяют вести разработку программы в правильном направлении. Преимущества являются основой бизнес-случая и позволяют обосновать затраты на внедрение SAP, как показано в Табл. 4.1.

Результат	Преимущество
Оптимизация процесса закрытия	Сокращение процесса закрытия с семи до трех рабочих дней
Повышенная интеграция	Сокращение количества баз данных с восьми до трех
Оптимизация контроля запасов	Повышение оборота запасов на 20%
Оптимизация управления заказами	Сокращение среднестатистического времени подготовки заказа к поставке до четырех часов при продаже компонентов

Таблица 4.1 Примеры результатов и преимуществ

Обеспечение одних преимуществ может привести к реализации других преимуществ. Например, сокращение среднестатистического времени подготовки заказа к поставке позволит повысить степень удовлетворенности клиента. Необходимо четко представлять себе важность определения преимуществ для успеха внедрения SAP. Преимущества можно определить во всех функциональных областях, например, в Финансах и Контроллинге, Управлении отношениями с клиентами, Сбыте, Учете результатов и Управлении материальными потоками. Преимущества позволяют, например, увеличить гибкость, повысить качество услуг, смягчить риски, сократить затраты или внести вклад в реализацию других преимуществ.

4.2.2 Преобразование функций в преимущества

В идеальном мире решение о внедрении SAP соответствует общей стратегической программе организации, в основе которой лежат ожидания компании.

Как говорилось ранее, внедрение такой стратегической программы должно позволить реализовать преимущества для организации, соответствующие ее корпоративным целям. Однако во многих случаях решение о внедрении SAP основано на сочетании указанных ниже более или