Мероприятия

Академия передовых практик внедрения и поддержки SAP (2012-2013) Все мероприятия

Д-р Юрген Отт. Трансформация финансовой службы в контексте реализации ИТ программ (RUS)

Предыдущая Следующая

Ограниченный доступ

У вас недостаточно прав для просмотра полной версии этого материала.

Д-р Юрген Отт

IT для финансиста

Я никогда не занимался ИТ, и умение включить компьютер – мой самый большой навык в этой области. Я бизнесмен, я на другой стороне баррикад. Но я пережил один из крупнейших в мире проектов по трансформации бизнеса финансовых услуг вместе с SAP. Безусловно, я следовал в этом проекте многим рекомендациям и лучшим практикам SAP, но были в этом проекте и уникальные вещи – наши собственные наработки, которые также важны и интересны.

Allianz – международная страховая компания с мировой известностью, она работает и в России. В 2001 году, когда мы начинали проект по трансформации финансового блока, Allianz представлял собой поистине конгломерат из юридических лиц. Их было 1200 – 650 самостоятельных, остальные – аффилированные. Причем в некоторых из них работало 10-20 человек, а в других число сотрудников доходило до 36 тысяч человек. В общей сложности в подразделениях Allianz в разных странах мира работало более 7500 специалистов по финансам.

Когда мы стали анализировать сложившуюся рабочую среду, выяснилось, что у компании 650 планов-счетов, разных процессов, гроссбухов и так далее. И всего в 55 подразделениях было внедрено решение SAP – среди них были подразделения в Корее, Германии, Швейцарии, к тому же – в каждом случае своя модификация этого решения.
Более того: руководители и сотрудники компаний считали, что децентрализацию, разъединенность с головным офисом нужно и дальше развивать и поддерживать. Страховой бизнес, как правило, регулируется на национальном уровне, это все-таки не международный бизнес: вы должны соблюдать национальное законодательство, в каждой стране есть свои локальные особенности в страховом деле.

Рекомендация
Создать для бухгалтеров такую рабочую среду, которая позволяла бы работать в рамках единых международных стандартов компании, было очень сложно, но необходимо.

 

Глобальная отчетность и Октоберфест

Проект по трансформации деятельности глобального бэк-офиса, поддерживающего финансовые функции компании Allianz, длился около 9 лет. В это время 5-6 лет подряд мы проводили ежегодную конференцию для всех наших отделений – она называлась «Глобальная отчетность». Не знаю, насколько способствовало ее успеху то, что проводилась она в Мюнхене, во время знаменитого фестиваля Октоберфест, однако это было очень важное бизнес-мероприятие. На него приглашались все менеджеры финансовых программ, главные бухгалтера, финансовые директора подразделений. Если у вас международная компания, в которой к тому же ведется международный проект, необходима интернациональная команда, которая умеет эффективно сотрудничать. Эта конференция помогла нам привить на глобальном корпоративном уровне новый дух сотрудничества и принятия других культур.

Рекомендация
Обязательно нужно найти что-то, что сблизит людей. Для успеха проекта всегда необходима атмосфера согласия.

 

Принятие решений: глобальный уровень для каждого

В любом проекте трансформации часто приходится принимать сложные решения. Особенно когда дело касается компании глобального масштаба со 120-летней историей.

В штаб-квартире Allianz уже сформулировали миссию и видение того, как в результате трансформации должна была повыситься эффективность работы направления «Финансы». Это очень важный документ в любом проекте, он определяет цель и пути ее достижения. В частности, трансформировалось само понятие CFO: от чисто поддерживающей функции он должен был перейти к роли бизнес-партнера, в чьей сфере ответственности находятся координация и синхронизация работы разных подразделений, управление рисками, соблюдение требований законодательства.

От CFO теперь ожидались новые идеи, аналитическая поддержка деятельности компании и так далее. В частности, важной задачей CFO являлся контроль отражения финансовых потоков в информационной системе компании. Бизнес должен управлять информацией, с которой работает.
Финансы – это очень важная составляющая управления активами банковского дела и страхового дела. Нужно держать все цифры под контролем, должен быть единый взгляд, единое представление бизнеса. Для международной компании ситуация осложняется тем, что в разных странах существуют свои стандарты бухгалтерского учета – в России это РСБУ, в США – GAAP, есть налоговый учет и так далее. И это только если рассматривать сложности на уровне бэк-офиса, то есть на этапе «администрирования денег».

Но намного более важная работа состоит в том, что правильные цифры должны попадать на стол тем людям, которые занимаются разрешением споров, урегулированием убытков и выработкой новых тарифов – то есть тем, кто обеспечивает текущую работу компании. Следующий уровень – это уровень директоров: например, аналитика и прогнозирование.

И организовать все это нужно было еще в прошлом веке – в конце 1990-х – начале 2000-х годов. Allianz – глобальная компания с растущим числом офисов по всему миру, акции компании представлены на нью-йоркской бирже. Соответственно – необходимо выполнять требования американского законодательства, американского US GAAP, и так далее. Это огромный объем администрирования, и в перспективе он должен был, по мере роста компании, увеличиваться.

Рекомендация
Нужно держать все цифры под контролем, должен быть единый взгляд, единое представление бизнеса.

 

Индустриализация цепочки поставок

Технологии прошлого века сегодня очень приятно вспоминать. Например, дискеты с данными, которые мы отправляли почтой в Корею, в Азию, в Америку, и ждали, когда через три-четыре недели эти дискету пришлют нам обратно, с записанными на ней таблицами в Excel, и может быть, даже с нужными нам цифрами. То есть это были международные стандарты бухгалтерского учета, американский GAAP, американский листинг и так далее. Наша компания в 1999 году вышла на американскую биржу всего за 11 месяцев. Интенсивность, с которой мы работали, показала, что существующие практики в компании не позволяют справляться с растущими нагрузками. И тогда мы поняли, что нужно пройти тот же процесс, который проходит экономика в целом: от кустарного производства к индустриализации. Пора было серьезно менять бизнес-процессы в сфере финансов.
Мне поручили провести этот проект. С чего мы начали? С анализа собственных передовых практик (best practice). Мы провели реинжиниринг всех процессов, сделали предварительные конфигурации – то есть шаблоны решения SAP на основе ключевых принципов относительно контента – требуемой отчетности.

В страховом бизнесе очень много данных: это денежный поток, данные клиентов и сотрудников, прогнозирование будущих периодов, будущие риски и волатильность, активы, урегулирование убытков, выплаты, много расчетов. Поэтому очень важно, каким будет содержание вашей отчетности, и как она будет формироваться.
Тогда у нас не было глобального учета. В то же время нормальным явлением были ситуации, когда испанское подразделение в целом вело учет по испанским правилам бухучета, но так как часть этого испанского подразделения принадлежала подразделению в Италии, а итальянское подразделение котировалось на местной бирже – «итальянские» испанцы должны были выполнять требования итальянского законодательства. Дальше – сложнее: итальянское подразделение, в свою очередь, принадлежало частично голландскому подразделению, которое должно было соблюдать требования голландского законодательства и немецкого законодательства, потому что они котировались на немецкой бирже. А так как вся компания котировалась на американской бирже, к локальным учетным стандартам добавлялся еще американский биржевой стандарт, US GAAP.

Шесть стандартов, отчетность по шести стандартам каждый квартал! Чтобы упростить этот процесс, мы разбили его на стадии, он был у нас последовательным, а не параллельным. Минусом здесь было то, что кто-то должен был ждать остальных, пока закончится одна стадия и начнется следующая. Мы также разработали новый гроссбух – главную книгу бухгалтера, который называется «Основная книга по GAAP» и призван аккумулировать все данные компании в едином источнике.

В 2005 году вся наша работа привела к тому, что компания начала выкупать акции у миноритарных акционеров просто для того, чтобы упростить свою организационную структуру. Это потребовало много времени и денег, в частности, для того, чтобы выкупить акции у миноритариев во всей Европе и в других странах мира. Но зато стало возможным ввести ряд нововведений, общих для всех подразделений:

  • Мы внедрили свой новый план счетов во всей компании – общий план счетов. Поскольку у SAP десятизначный план счетов, каждый счет имеет десятизначное обозначение, мы семь стандартизировали, и три у нас было запасных цифры в конце, это дало нам достаточную гибкость и гранулярность.
  • Мы внедрили систему сбалансированных показателей – впервые за всю историю компании были интегрированы контроллинг и управление рисками в бухгалтерии.

 

ИТ-инфраструктура без дублеров

Новым препятствием на пути совместной работы на глобальном уровне стала ИТ-инфраструктура. Раньше она была в каждом департаменте своя. Теперь нужно было создать единую ИТ-инфраструктуру. В ходе такого процесса всегда есть определенные сложности, потому что не все базы данных еще приведены к единому стандарту.
Нашим первым шагом стало снижение количества отдельных параллельных баз данных, необходимо было убрать дублирование.
Затем мы разработали новые бизнес-приложения – это был новый шаг и для банковского бизнеса, и для страхового. Решения для банков, как правило, модульные, так как у SAP нет платформенного отраслевого решения (core – системы). Клиентам достаточно много времени требуется для того, чтобы из разных модулей собрать свою систему. Методология внедрения имеет два варианта: приобретение пакета банковских приложений с последующей его доработкой или внедрение SAP для целей продаж – при этом финансовые модули будут внедряться в качестве фонового приложения. В общем, я надеюсь, что через 10-15 лет мы увидим и core-систему от SAP для core-задач и функций бизнеса. Подобная система с использованием элементов SAP недавно была представлена в Пекине.

Рекомендация
При создании единой IT-инфраструктуры необходимо в первую очередь убрать дублирование данных, для чего нужно проверить базы данных, используемые в организации.

 

Неподатливые данные

В 2001 году, начиная проект, я решил проанализировать, по скольким показателям отправляется отчетность в штаб-квартиру. Выяснилось, что ежемесячно отслеживаются 10 тысяч KPI. В плане счетов было уже более 6000 элементов.
Я начал сначала упрощать план счетов - довел их количество до трех тысяч, потом за месяц они выросли снова до 3,5 тысяч, потому что бухгалтеры сопротивлялись. В конечном итоге именно столько