Комплексное решение для электронного документооборота на базе SAP ERP

Александр Болгарин, отдел развития продуктов SAP

Доклад посвящен предпосылкам, возможностям и архитектуре решения SAP по электронному документообороту юридически значимых документов так-же ближайших планах по его развитию.

Интегрированные решения

Одна из причин, по которой разработка решения была начата — изменение законодательной базы: в 2012 году в России был издан ряд постановлений, разрешивших обмен электронными документами. Уже в 2013 году SAP выпустил решение по обмену электронными счетами-фактурами, затем — решение по обмену первичными документами: электронными накладными ТОРГ-12 и актами выполненных работ.

При разработке продуктов мы исходили из преемственности с прошлыми разработками. В частности, решение по обработке электронных счетов-фактур использует функциональность решения по НДС. Например, создание электронного счета-фактуры осуществляется с помощью той же программы, которая применяется для печати бумажного счета-фактуры. В случае каких‑то изменений законодательств мы выпускаем соответствующие обновления, и в результате программа печати работает сразу для двух решений: для решения по НДС и для решения по электронным счетам. То же справедливо и для электронных ТОРГ-12, и для актов выполненных работ. В частности, для ТОРГ-12 у нас уже давно было достаточно опробованное, хорошо работающее решение для печати, и мы использовали эту же программу для создания электронной накладной.

Архитектура и возможности решения.

Реализация начинается с процесса создания электронных документов при отгрузке товара. Дальше созданные документы подписываются электронной подписью и отправляются покупателю, после чего покупатель получает товар. Если, допустим, составлен акт расхождений или нужны какие‑то корректировки, то продавцу приходят запросы на уточнение, и он должен выставить исправительные или корректировочные счета-фактуры, либо вообще перевыставить документы.

Как в решении SAP реализованы эти процессы? Начну с реализации товаров. Создается стандартный заказ, на основе заказа при отгрузке товаров создается исходящая поставка в модуле сбыт, и на ее основе создается электронная накладная. Также возможно создание электронной накладной на основе счета-фактуры в сбыте. Созданная электронная ТОРГ-12 сразу попадает в журнал электронных первичных документов. Также на основе счета-фактуры можно сразу сделать и электронный счет-фактуру, то есть запускаются сразу две программы печати и создается два электронных документа, что в некоторых процессах удобно. Электронная счет-фактура записывается в журнал выставленных счетов-фактур. Разумеется, каждый документ — и ТОРГ-12, и счет-фактура — регистрируется в журнале регистрации соответствующих документов. Для разработки этой функциональности мы использовали тот журнал счетов-фактур, который у нас уже был реализован в решении по НДС.

Реализация услуг происходит по разным схемам и отражается, соответственно, в модуле сбыта или модуле финансов. Соответственно, акт можно сделать в электронной форме на основе счета-фактуры в модуле сбыта и на основе счета-фактуры в модуле финансов. Далее акт регистрируется в журнале первичных документов, счет-фактура — в журнале счетов-фактур.

Переходим к следующим этапам: электронный документы в системе SAP (то есть заказ, отгрузка) созданы, также созданы электронные ТОРГ-12, счет-фактура, и теперь необходимо их отправить покупателю. Для этого в решении SAP есть журнал электронных документов — по сути, это рабочее место оператора. Мы реализовали в этом решении привычные для пользователя формы, которые уже знакомы пользователям в решении по НДС. Из этого журнала возможна электронная подпись, просмотр документов в PDF, можно прикрепить сопроводительные документы к ТОРГ-12 или акту и отправить их покупателю.

К сожалению, стандартная электронная подпись SAP не может быть использована в России, так как в ней использован другой алгоритм, который практически невозможно сертифицировать. Мы не можем поставлять электронную подпись непосредственно как готовое решение, потому что нам, как разработчикам, по корпоративной политике запрещено делать вызов криптографических программ. Для электронной подписи мы сделали точку расширения. Теперь можно либо на проекте написать вызов крипто-проб и реализовать электронную подпись, либо воспользоваться соответствующими решениями наших партнеров. У многих операторов электронного документа реализована электронная подпись в SAP — как серверная, так и на рабочей станции.

Хотелось бы подробнее остановиться на обмене документами через нескольких операторов. В системе SAP реализовано взаимодействие с системами операторов, которые они предоставляют для организации юридически значимого электронного документооборота. Первоначально была только одна версия BADI, то есть можно было работать только с одним оператором. Мы реализовали мультиоператорность, в качестве параметра по умолчанию идет тот оператор, который указан в настройках клиента. Таким образом, продавец может видеть, что тот или иной XML должен быть послан через такого‑то оператора, и определять, отправлять ли этот XML стандартным путем или через другого оператора. Но само решение должно быть от оператора, так как SAP не осуществляеn лицензионную деятельность, связанную с электронными подписями: на это нужен соответствующий сертификат от государства.

Допустим, компания работает с двумя операторами, используя два ключа от разных операторов. Можно настроить работу так, что с одними контрагентами обработка документов идет через одного оператора, с соответствующим ключом, а с другими — через другого оператора и ключ там, соответственно, другой.

То же самое с отправкой покупателю. Сейчас уже есть порядка тридцати операторов электронного документооборота. Интерфейс в нашу поставку решения не входит. Но мы разработали интерфейсное решение, которое выгружает XML-файлы, подписанные электронной подписью, на локальный диск. В дальнейшем это делается по умолчанию. Но наши партнеры-операторы сделали уже бесшовный интерфейс, в котором счет-фактура или акт при нажатии на кнопку «отправить» в журнале сразу попадают в систему оператора. Для того, чтобы отправить документ оператору, нужен, естественно, доступ в интернет. В некоторых компаниях это запрещено, поэтому единственный вариант — отправлять через файловую систему, эта возможность у нас реализована по умолчанию.

В журнале можно посмотреть всю историю операций. Например, если мы отправляем электронный счет-фактуру, то, согласно законодательству, идет большой поток обмена техническими XML-файлами, и все эти файлы в системе хранятся, их можно просмотреть.

Таким образом, одним нажатием кнопки счет-фактура либо акт отправлены покупателю. Дальше нужно отследить статусы — получил ли покупатель отправленные документы, получил ли отправитель уведомление о доставке, предоставил ли уведомление о получении в электронной форме. А также нужно обработать запросы на уточнение, если таковые пришли от покупателя.

Как это реализовано в системе SAP?

Во-первых, мы сделали автоматическое отслеживание времени обработки. Допустим, мы отправили счет-фактуру, по регламенту в течение суток должно быть подтверждение получения оператором. Можно так настроить автоматическое изменение статуса этого счета-фактуры через сутки, чтобы в случае задержки он автоматически показывал, что превышено максимальное время обработки. Это справедливо и для счета-фактуры, и для актов — везде применен единый подход.

Для Казахстана есть другое решение по работе со счетами-фактурами, соответствующее требованиям законодательства Республики Казахстан. Но в нем реализован такой же принцип. Тоже есть журнал счетов-фактур, который надо вести, принципы такие же, тоже BADI. Возможность взаимодействовать с государственным сервисом пока обсуждается, потому что там есть разные варианты, формат еще не подтвержден.

В решении SAP также реализован механизм обработки запросов на уточнение: теперь можно просматривать только те счета-фактуры или иные документы, по которым получен запрос на уточнение. Если получен запрос на уточнение — ему соответствует статус, отображающий, в каком состоянии обработки находится запрос. Наличие запроса говорит о том, что покупатель просит выставить корректировочный или исправительный счет, каким‑то образом его обработать.

Если поступил запрос на уточнение, то в тот момент, когда пользователь заходит его составить, статус запроса автоматически менятется на «обработан». Благодаря этому облегчается проведение контрольных процедур в конце периода.

В решении SAP реализована возможность получить ТОРГ-2 — неформализованный документ, акт расхождений, но в случае, если он был составлен, покупатель может прислать извещение, что по конкретной поставке составлен акт расхождения. После этого поставщик должен будет провести в системе ту или иную