Прошло уже более семи месяцев с начала 2024 года, когда компании обязали хранить в России не только документы бухгалтерского учета, но и бухгалтерские базы данных (п. 25 нового стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»). К сожалению, так и не появилось новых официальных разъяснений порядка применения новых правил в дополнение к тем, что Минфин дал еще до вступления изменений в силу (1, 2). Разберемся, как компании применяют новые правила на практике.

Требования к локализации баз данных

Наибольшее количество вопросов сейчас вызывают именно требования к хранению бухгалтерских баз данных.

Новый стандарт ФСБУ не ограничивает выбор информационных технологий и (или) технических средств, для выполнения требований по хранению данных бухучета. Не запрещено и хранить базы данных за рубежом. Но исходя из буквальной трактовки требований нового стандарта, данные бухучета могут храниться за рубежом, только если законодательство или правила иностранного государства требуют такого хранения. В этом случае необходимо хранить данные параллельно - в России и за рубежом.

Удар пришелся по компаниям с иностранным капиталом, которые ведут общий корпоративный учет в зарубежных системах, таких как SAP, Oracle, Navision и др. Зачастую эти программы применяют крупные международные холдинги с дочерними структурами в России. Не секрет, что, несмотря на громкие заявления об уходе из России, в стране остается достаточно много таких компаний. В рассматриваемых случаях бухгалтерские базы данных, как правило, размещаются на общем централизованном сервере группы в иностранном государстве.

Варианты решения проблемы

В этих обстоятельствах эксперты, в том числе Kept, предлагают четыре подхода к решению проблемы хранения бухгалтерских баз данных в России.

1. Развертывание локальной системы учета, такой как 1С, в России и перенос базы данных из иностранной корпоративной учетной системы в локальную.

2. Развертывание дополнительной иностранной системы учета, например SAP, в России и перенос данных из основной системы в дополнительную.

3. Создание локального хранилища в России и периодическая выгрузка данных из основной системы и их загрузка в данное хранилище с возможностью автоматической настройки выгрузок.

4. Ручная выгрузка данных по стандартным шаблонам из иностранной учетной системы и их сохранение на серверах в России.

Эти решения так или иначе предполагают как полноценный переход на отечественные учетные системы или полноценное развертывание иностранных систем в России, так и организацию периодического копирования данных из иностранных ERP- систем в специально организованные хранилища данных на серверах в России.

Наиболее привлекательным для многих компаний выглядит последний вариант - выгрузка данных из иностранного ПО в систему бухучета с серверами в России. Крупные корпоративные структуры не спешат проводить радикальные перемены в IT- архитектуре, включая переход на отечественные IT-решения, изза высокой степени интеграции различных программ и особенностей организации хранения данных. Такой переход требует значительных инвестиций. К тому же на локальным рынке пока нет полноценных аналогов зарубежному программного обеспечению по управлению предприятиями.

Тем не менее исполнение новых требований все еще вызывает вопросы. Например, до конца неясно, что понимать под параллельным хранением бухгалтерских баз данных в России и за рубежом. Достаточно ли организовать копирование данных с иностранных серверов на локальные или в России необходимо организовать «полноценную» базу данных? Если первое, то за какие периоды необходимо хранить данные и с какой периодичностью организовать их копирование и обновление? Однозначных ответов пока нет.

Штрафы за несоблюдение требований

Штрафы непосредственно за несоблюдение требований ФСБУ не установлены. Но возможно применение административных штрафов по ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающей ответственность за нарушение порядка хранения документов, хранение которых является обязательным.

Учитывая, что практика применения новых правил пока не сложилась, рекомендуем следить за новыми разъяснениями контролирующих органов. Трактовка закона регуляторами на местах может быть как более мягкой, так и ужесточиться. Например, может применяться подход, похожий на требования к хранению персональных данных в России, где уже накопился опыт практического правоприменения.

Для соблюдения законодательства о порядке хранения персональных данных важно, чтобы на территории России оставалась основная, наиболее полная и актуальная база персональных данных. При этом на прочих серверах, в том числе зарубежных, можно размещать ее копии или части.

Пока требования по хранению персональных данных выглядят более жесткими по сравнению с обтекаемыми формулировками стандартов по хранению бухгалтерских данных.

Санкции ЕС

На организацию бухгалтерского учета в России влияет не только национальное законодательство, но и санкции. В конце 2023 года 12-й пакет санкций ЕС ввел запрет на продажу, поставку, передачу, экспорт и предоставление российским компаниям (прямо или косвенно) программного обеспечения (ПО) для управления предприятиями, а также программного обеспечения для промышленного дизайна и производства.

В феврале 2024 года Совет ЕС опубликовал комментарии, из которых следует, что запрет на предоставление программного обеспечения:

• распространяется на обновления и доработки;

• затрагивает ПО в материальной форме (например, сохраненное на флэшке) и нематериальной форме (например, загруженное из облака);

• позволяет оператору ЕС продолжать предоставлять ПО своим международным клиентам с множеством дочерних и аффилированных компаний по всему миру, в том числе когда некоторые из этих компаний российские.

Фактически был введен запрет на использование не только десктопных версий иностранных ERP-систем, но и облачных решений. Ограничения наделали много шума в свое время и вынудили компании с иностранным участием всерьез заняться вопросами перехода с иностранных ERP-систем на отечественные аналоги. При этом санкции предусматривали переходный период для дочерних структур европейских компаний в России до 20 июня 2024 года. Полгода на переход крупных компаний на новые ERP-системы выглядит максимально сжатым сроком. Какую картину мы видим на текущий момент, когда новые правила как российских ФСБУ, так и требований международных санкций уже вступили в силу?

Текущая ситуация и к чему готовиться

Часть компаний под давлением действующих норм российского законодательства и в большей мере санкций ЕС действительно перешла на отечественное ПО. Другая часть иностранных организаций сумела добиться от правительств стран ЕС отсрочки или индивидуальных разрешений для своих «дочек» в России использовать лицензии на иностранное ПО.

Чтобы соответствовать требованиям ФСБУ, многие структуры выбрали один из способов организации дублирования бухгалтерских данных на российских серверах, чтобы избежать полноценного перехода на новые ERP-системы. В особенности это касается иностранных компаний, сохранивших крупное присутствие в России. Ведь чем больше бизнес и шире деятельность, тем сложнее осуществить переход с одного IT- решения на другое. Полгода для полноценного перехода для крупных компаний достаточно сжатый срок, в который сложно уложиться на практике.

Сейчас компании, которые все еще применяют ERP-системы с использованием иностранных серверов и лицензий, продолжают функционировать в России. Однако можно говорить о том, что все они находятся в выжидательной позиции. Проблема перехода для них не решена, а только отсрочена. Чаша весов склоняется к использованию новых IT-решений - либо отечественных, либо зарубежных, которые позволяют соблюдать российские и международные правила.

Сейчас далеко не всегда и не для всех задач бизнеса имеются полноценные аналоги зарубежных программ на российском рынке. Это усложняет переход на отечественные продукты, может потребоваться дополнительное время на разработку и поиск нестандартных подходов в решении возникающих сложностей.

Несмотря на все вышеизложенное, можно говорить о наличии ярко выраженной тенденции по переходу игроков российского рынка на отечественные ERP-системы.

Каким бы ни было дальнейшее развитие ситуации, компаниям необходимо регулярно анализировать свою деятельность на предмет соответствия новым требованиям, чтобы определить наиболее эффективный метод организации хранения данных и разработать стратегию реагирования при различных сценариях. Это особенно актуально с учетом раскручивания санкционной спирали и стремления государственных институтов к технологическому суверенитету.

Автор: Владислав Андреев, директор, департамент налогового и юридического консультирования Kept.

Источник: РБК Про.