Этот материал основан на подкасте «Автоматизируй это!» рекомендуем его послушать.

Зачем нужны доработки в ERP-системах 1С: причины и примеры

Доработки в ERP-системах 1С необходимы для адаптации стандартного программного продукта под уникальные бизнес-процессы конкретного предприятия. Несмотря на высокую универсальность и качество типовых конфигураций, коробочные решения не могут полностью охватить все индивидуальные требования компаний, особенно если у клиента есть конкурентные преимущества, связанные с уникальными процессами.

Причины для доработок могут варьироваться от простых изменений, например, создания нестандартной печатной формы или отчёта, до сложных инструментов по распределению затрат, автоматизации специфических операций закупок, производства или складского учёта. Доработки реализуются практически на каждом проекте вне зависимости от размера компании — как у крупных предприятий с многочисленными уникальными требованиями, так и у среднего бизнеса с локальными особенностями.

Примеры доработок:

• Создание новых печатных форм и отчётов.
• Разработка инструментов для особого распределения затрат.
• Автоматизация специфических процедур в оперативном контуре управления.

Типичные бизнес-процессы и уникальные требования клиентов

Стандартные ERP-системы 1С учитывают широкий спектр типовых бизнес-процессов, которые присутствуют почти у всех предприятий в стране. Однако уникальные требования клиентов часто связаны с их внутренними особенностями, отраслевой спецификой или стратегическими конкурентными преимуществами.

Типичные бизнес-процессы включают:

• Регламентированный бухгалтерский и налоговый учёт (регламентированный контур).
• Оперативный учёт и управление производством, закупками, логистикой (оперативный контур).

Уникальные требования могут касаться:

• Специфических алгоритмов обработки данных.
• Необходимости интеграции с нестандартным оборудованием или внешними системами.
• Особенностей отраслевого учёта (например, горнодобывающая промышленность, производство, торговля).

Анализ необходимости доработок: менять процессы или программировать?

Ключевым вопросом при внедрении ERP-системы становится выбор: адаптировать бизнес-процессы под типовую конфигурацию или дорабатывать систему, чтобы сохранить существующие процессы.

Подходы:

• Перестройка процессов под типовое решение — экономит средства на разработку и поддержку, снижает риски при обновлениях системы.
• Доработка системы под устоявшиеся процессы — подходит, если процессы являются уникальными и критичными для бизнеса, и клиент не готов к их изменению.

Часто оптимальным решением становится компромисс — часть процессов адаптируется, часть дорабатывается.

Решение основывается на анализе:

• Экономической целесообразности.
• Технической реализуемости.
• Долгосрочных рисков сопровождения.

Как принимаются решения о доработках в ERP-проектах

Решения о необходимости доработок принимаются командой проекта совместно с клиентом. Ключевую роль играют руководитель проекта и эксперты по соответствующим направлениям бизнеса заказчика.

Процесс принятия решения включает:

• Проведение рабочих встреч для обсуждения функциональных разрывов.
• Экономическое обоснование необходимости доработок.
• Анализ влияния доработок на поддержку и обновления системы.
• Информирование клиента о рисках и трудозатратах на поддержку.

Все данные и рекомендации предоставляются заказчику для взвешенного выбора между доработкой и изменением процессов.

Риски и особенности сопровождения доработок

Доработки ERP-системы 1С несут в себе определённые риски, особенно с точки зрения дальнейшего сопровождения и обновления программного продукта.

Основные риски:

• Усложнение поддержки и увеличение трудозатрат на обслуживание при обновлениях.
• Возможность нарушения совместимости с новыми версиями типовой конфигурации.
• Потеря стандартизации и увеличение зависимости от конкретных разработчиков.

Чтобы минимизировать риски, важно:

• Чётко оценивать и документировать каждую доработку.
• Согласовывать доработки с экспертом клиента.
• Учитывать приоритеты и масштабы изменений.
• Обеспечивать обучение и инструктаж пользователей, чтобы доработки были эффективно интегрированы в бизнес-процессы.

Группы клиентов по готовности к доработкам и сопровождению

Клиенты различаются по степени готовности внедрять и сопровождать доработки в ERP-системе:

• Клиенты с собственным штатом поддержки. Такие компании чаще готовы инвестировать в доработки, так как имеют ресурсы для дальнейшего сопровождения и поддержки изменений.
• Клиенты с ограниченным или отсутствующим штатом поддержки (например, один системный администратор). Эти компании склонны избегать доработок из-за сложности их сопровождения и связанных с этим затрат.

Готовность к доработкам также зависит от характера задач — регламентированные процессы чаще не дорабатываются, оперативные — наоборот, требуют индивидуализации.

Особенности доработок регламентированного и оперативного контуров

Условно ERP-систему можно разделить на два ключевых контура:

• Регламентированный контур (бухгалтерский и налоговый учёт), строго регулируемый законодательством.
• Оперативный контур (управление производством, закупками, складом и пр.), более гибкий и адаптивный.

В регламентированном контуре доработки минимизируются, так как изменения могут привести к проблемам с обновлениями и соответствием законодательству. В оперативном контуре доработки востребованы, поскольку они дают конкурентное преимущество, ускоряют процессы и повышают качество управления.

Влияние отраслевой специфики на доработки ERP-систем

Отраслевая специфика существенно влияет на необходимость и характер доработок. В специализированных сферах, таких как горнодобывающая промышленность или производство, типовые инструменты 1С:ERP часто не покрывают всех требований.

В таких случаях применяются:

• Отраслевые решения на базе 1С:ERP.
• Индивидуальные доработки, учитывающие специфические алгоритмы и процессы.

Компании, работающие в узкоспециализированных отраслях, чаще нуждаются в кастомизации системы.

Что делать, если вы не готовы к доработкам?

Если вы категорически отказывается от доработок, то нужно сделать следующее:

• Рекомендуется максимально понять альтернативные варианты реализации процессов в рамках типовой конфигурации. Попросите команду внедрения предоставить вам такие варианты
• Нужно понимать, что последствия отказа от автоматизации части процессов — возможное сохранение ручного труда и снижение эффективности.
• Следует также осознавать, что при отсутствии готовности менять процессы и платить за доработки, процессы остаются вне системы, что может привести к снижению уровня контроля и автоматизации.

Важно, чтобы вы осознавали последствия и риски такого выбора.

Схема лучших практик организации процесса доработок в крупных проектах

Для эффективного управления доработками в крупных ERP-проектах рекомендуется:

1. Обследование предприятия и моделирование бизнес-процессов.
2. Определение функциональных разрывов и составление списка необходимых доработок.
3. Ранжирование задач по приоритетности совместно с клиентом:
   • Критически важные задачи — в первую очередь.
   • Менее важные и косметические — на последующих этапах.
4. Назначение ответственных экспертов со стороны заказчика для согласования постановок по каждой задаче.
5. Составление плана-графика разработки и регулярное информирование клиента о статусе задач.
6. Активное вовлечение конечных пользователей в тестирование и приёмку доработок.
7. Организация периода тестовой эксплуатации с обучением персонала и актуализацией регламентов.

Такой подход позволяет минимизировать риски и оптимизировать сроки внедрения.

Роль экспертов и пользователей в тестировании и приёмке доработок

Ключевым элементом успешного внедрения доработок является участие экспертов и конечных пользователей в процессе тестирования.

Обязательные мероприятия:

• Проверка работоспособности доработок на тестовой базе.
• Сдача и приёмка по согласованным сценариям (ТЗ).
• Активное участие пользователей в тестировании для выявления ошибок и недочётов.
• Обратная связь для доработки алгоритмов и интерфейсов.

Участие пользователей снижает риск непонимания и обеспечивает более высокое качество конечного решения.

Важность интеграции доработок в бизнес-процессы и обучение персонала

После технической реализации доработок крайне важно грамотно интегрировать их в повседневные бизнес-процессы:

• Обновление должностных инструкций и регламентов.
• Проведение обучающих сессий для сотрудников.
• Подготовка инструкций и материалов для поддержки пользователей.
• Организация линии поддержки для консультаций в период тестовой эксплуатации.

Без таких мероприятий даже самая качественная доработка может остаться невостребованной, что снижает эффективность проекта.

Обратная связь после внедрения доработок критически важна

Сбор и анализ обратной связи после внедрения позволяют:

• Оценить степень использования новых функций.
• Выявить проблемы и неудобства, которые возникли у пользователей.
• Определить потребность в дополнительном обучении или документации.
• Планировать последующие улучшения и корректировки.

Такой контроль помогает поддерживать доработки в актуальном состоянии и повышать их ценность для бизнеса.

Доработки ERP-системы  — это двойственный инструмент. С одной стороны они позволяют автоматизировать уникальные процессы, повышая эффективность и конкурентоспособность предприятия. С другой стороны, нужно учитывать, что если игнорируются риски, связанные с последующей поддержкой, обновлениями и сложностью сопровождения.

Рациональный подход предполагает взвешенное принятие решений, основанных на экономической и технической целесообразности.

Коротко о главном:

Доработки ERP-систем играют важную роль в адаптации типовых решений под конкретные бизнес-процессы компании. Их необходимость определяется уникальностью процессов, отраслевой спецификой и готовностью бизнеса менять или сохранять свои методы работы.

Оптимальный подход к доработкам включает:

• Тщательный анализ и обсуждение.
• Выбор между изменением бизнес-процессов и программированием.
• Планирование и приоритизация задач.
• Активное участие экспертов и пользователей.
• Внедрение организационных мер для успешной эксплуатации.

Только комплексное и осознанное управление доработками обеспечивает максимальную пользу от ERP-системы и способствует устойчивому развитию бизнеса.

Источник: Центр консалтинговых проектов.

Больше новостей читайте в телеграм-канале SAPLAND: Новости экосистемы.