Компания ЛАНИТ завершила внедрение системы электронного документооборота на платформе OpenText в ОАО «Торговый дом РЖД». Специалисты ЛАНИТ автоматизировали делопроизводственные процессы, связанные с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией, регистрацией и исполнением договорных и организационно-распорядительных документов. Была разработана система контроля исполнения поручений. 

Предпосылками к внедрению системы в ОАО «ТД РЖД» стали постоянно ускоряющийся рост потока корреспонденции, договорных документов с контрагентами, а также отсутствие в компании какой-либо системы управления документами. К моменту принятия решения о ее внедрении в компании уже стартовал проект по созданию корпоративной системы управления на платформе SAP ERP, и возможность интеграции с этой системой было одним из ключевых требований, предъявляемых к СЭД. Большие потоки информации «ТД РЖД», а также необходимость автоматизации сложных процедур согласований договорных документов требовали от системы больше возможностей, чем могут предложить российские автоматизированные системы делопроизводства и канцелярии. Поэтому акцент при выборе системы заказчиком сместился в сторону западных систем управления неструктурированной информацией класса ECM. Лидерами в этой области являются компании OpenText, EMC, IBM, Microsoft и Oracle. Компания OpenText в отличие от остальных является единственным вендором, основным бизнесом которого является разработка систем по управлению контентом. Кроме того, компания SAP официально продает модули интеграции Open Text в составе линейки своих продуктов. Рассмотрев возможности разных ECM-систем, заказчик остановился на платформе OpenText и по результатам тендера выбрал компанию ЛАНИТ в качестве исполнителя работ по внедрению СЭД.

Проект стартовал в мае 2011 года. Внедрение решения осуществлялось специалистами ЛАНИТ поэтапно, с использованием методологии проектного управления. В начале 2012 года система была успешно введена в промышленную эксплуатацию. В настоящий момент в СЭД работает более 200 пользователей, что составляет только половину от штата заказчика. В дальнейшем предполагается подключить оставшуюся часть сотрудников. Следующими этапами работ будут расширение функциональности СЭД, предложенной заказчиком в процессе промышленной эксплуатации, и интеграция СЭД с корпоративной системой управления на базе SAP ERP в части согласования договорных документов и синхронизации справочников.

Решение на платформе Open Text помогло повысить эффективность работы c документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников компании.

Сотрудники ОАО «ТД РЖД» отмечают, что ЛАНИТ сразу же предложили готовое решение на платформе OpenText, которое удовлетворяло все их потребностям. Также они подчеркивают, что внедрение системы OpenText сократило число рутинных операций с бумажными документами и повысило эффективность взаимодействия сотрудников, что в ближайшей перспективе положительно повлияет на эффективность управления организацией в целом.

Антон Желтоухов, директор по развитию Департамента систем управления документами компании ЛАНИТ: «В ходе реализации проекта совместная команда применила две «хитрости», во многом способствовавшие успеху. Во-первых, функционал контроля поручений высшего руководства компании заработал уже через 30 дней после начала проекта, что позволило существенно повысить внутренний статус и проекта, и системы. Во-вторых, в основу проекта было положено решение «ОРД и канцелярия», разработанное на основе 14-летнего опыта нашего департамента в данной предметной области. Это позволило сократить сроки внедрения и сосредоточиться на столь важных в таких проектах деталях, обеспечивающих удобство работы пользователей.

Мы благодарны команде ОАО «ТД РЖД» за требовательность и поддержку проекта на всех его стадиях».