Особое внимание к Shadow IТ на предприятиях, использующих корпоративное программное обеспечение «1С», обусловлено долей рынка продуктов и услуг «1С» и ее динамикой в условиях импортозамещения.

Уход западных вендоров с российского рынка корпоративного программного обеспечения создал условия для замещения их доли российскими конкурентами. Данные источников в секторе ИТ говорят о том, что по итогам 2021 года иностранные разработчики, такие как SAP, Oracle, Microsoft, занимали до 60% рынка корпоративного программного обеспечения и услуг в денежном выражении, продукты «1С» — до 35%, остальные российские вендоры — оставшиеся 5%. После ухода иностранных игроков рынка часть их заказчиков со временем перестала ориентироваться на возможность их возвращения и начала переходить на отечественное программное обеспечение. Старту данного процесса способствовал упреждающий бум инвестиций в сектор ИТ: в 2021 году к 2020 году инвестиции выросли в 2,44 раза, в 2022 году к 2020 году — в 1,26 раза. Рост в шоковом 2022 году мог оказаться и больше, но сказалось ограничение в виде оттока специалистов. Сектор взял столько инвестиций, сколько смог переварить.

Учитывая долю рынка продуктов «1С», основное направление миграции потребителей корпоративного программного обеспечения и услуг было предопределено. В результате уже по итогам 2023 года доля продуктов и услуг «1С» выросла до 44%, доля западных вендоров снизилась до 45%.

Особенности Shadow IТ при использовании продуктов «1С»

Современные решения «1С», включая «1С:ERP» и прочие, выросли из бухгалтерских программ. В них хорошо проработаны цепочки документов и отчетность. Но эти решения не приспособлены для выполнения управленческих задач и аналитики. Кроме того, при создании таких систем, как «1С:ERP», есть попытка реализации универсальных решений. Все это приводит к тому, что реализуемые решения не имеют функционала, необходимого для эффективного осуществления управленческих функций практически во всех бизнес-блоках: продажах, производстве, закупках, планировании, контроле и т. д.

При внедрении систем «1С» процессы организаций зачастую притягиваются за уши к типовому функционалу. И только наиболее сильные разрывы функционала и требований процессов закрываются специальными доработками. После первоначального внедрения начинается длительный процесс сближения организационных решений с функционалом систем автоматизации и дальнейших доработок. Но выполнять свои управленческие задачи сотрудникам предприятий необходимо непрерывно. Отсюда и возникает специфическая потребность в решениях Shadow IT.

Сотрудники выгружают из системы нужные им данные, обрабатывают в excel или с помощью иных локальных программных продуктов, принимают необходимые решения и возвращаются в «1С» на этапе формирования документов. Поэтому на рынке достаточно широко представлены решения для функциональных блоков, дополняющих большие конфигурации «1С»: управление производством, продажами, закупками, планирование и контроль, ТОиР, управление послепродажным обслуживанием и т. п.

Для промышленных предприятий особенно важны решения для управления производством. Нам не раз приходилось сталкиваться с тем, как на предприятиях, внедривших «1С:ERP», эта важнейшая управленческая функция автоматизировалась средствами Shadow IT либо в виде электронных таблиц, либо «самопальных» программных продуктов, разобраться в которых может только их автор — руководитель ПДО или руководитель производства.

Выявление Shadow IТ

Появление Shadow IТ является возможностью в том смысле, что с его помощью сотрудники стремятся к эффективному решению своих задач. Угрозой Shadow IТ становится в случаях его партизанского использования и попыток извлечения сотрудниками персональных выгод из своего монопольного обладания соответствующими компетенциями и вытекающей для компании непредсказуемости качества получаемых результатов.

Поэтому в рамках проектов внедрения и сопровождения уже на этапе предпроектного обследования важно находить логические разрывы в процессах и управленческих функциях сотрудников. Такие разрывы свидетельствуют, что либо вместо основного программного обеспечения используется Shadow IТ, либо результаты пользователя или подразделения неудовлетворительны или неустойчивы. Дополнительную пищу для размышления можно получить из системного анализа результатов предприятия и источников возникающих отклонений от планов и результатов прошлых периодов.

В работе с клиентами наша компания уже на этапе предпроектного обследования всегда в интервью с сотрудниками задает вопрос о том, какие вычисления и действия выполняются за пределами конфигурации. Это делается в интервью, а не с помощью абстрактной анкеты, чтобы вызвать у интервьюируемых личное доверие и с более высокой вероятностью получить релевантный ответ. Потом определяем характер используемых решений Shadow IT: это привносимый мусор или важный элемент процесса. И совместно с заказчиком договариваемся, какие решения Shadow IT будем внедрять. Плюс организуем проекты так, чтобы выявлять упущенные ранее решения Shadow IT на этапе тестирования. Если сотрудник заказчика ранее утаил от нас такое решение, при внедрении и тестировании разрывы в процессах становятся более заметны, поэтому важно выступать с позиции общих интересов с сотрудниками в эффективном выполнении ими своих задач.

Устранение угроз использования Shadow IТ

В то же время надо отдавать себе отчет в рисках отрицательных последствий партизанского использования Shadow IТ. Если сотрудники не идут на отрытое улучшение регулярной деловой практики посредством выведения своего Shadow IТ из тени, последствия могут оказаться непредсказуемыми. В какой-то момент может возникнуть ситуация скрытого шантажа менеджмента компании со стороны такого сотрудника. В своей практике могу сослаться на опыт выявления факта использования Shadow iТ руководителем службы ИТ предприятия, пытавшегося использовать его для повышения своего служебного положения. Лучшим решением стало увольнение данного сотрудника. После чего многие проблемы в использовании корпоративного программного обеспечения на предприятии решились.

Как работать с Shadow IТ, чтобы сделать их возможностью для развития

Для выявления Shadow IТ необходимо создать благоприятную атмосферу для его публичного обсуждения. С точки зрения бизнеса такие решения могут рассматриваться как новации, а его авторы — как новаторы. Готовность обсуждать такие решения и внедрять их в деловую практику, создавать на их основе решения для открытой и легальной автоматизации посредством расширения функционала продуктов 1С должна мотивироваться. Обсуждение решений Shadow IТ можно сделать частью регулярных мероприятий в рамках системы бережливого производства или иных подобных инициатив. Тогда, по нашей статистике, 50–90% сотрудников начинают с желанием делиться своим опытом использования Shadow ИТ, особенно когда видят полезность открытого внедрения своих решений в регулярную деловую практику. Столь высокий разброс показателя доли сотрудников, готовых делиться своим опытом применения Shadow IТ, обусловлен различиями в корпоративных культурах предприятий. Это долгосрочный фактор, и в краткосрочной перспективе изменить его в позитивном направлении практически невозможно.

При выявлении Shadow IТ на этапе тестирования многие сотрудники раскрывают свои ранее утаенные профессиональные «ИT-секреты», понимая, что им с этим программным обеспечением предстоит работать.

Позитивным итогом выявления Shadow IТ становятся либо изменения настроек информационной системы «1С», либо расширение конфигурации за счет новых локальных доработок, либо изменение принятой деловой практики. Для производственных компаний, внедряющих «1С:ERP», использование сторонних расширений для управления производством нередко представляется лучшим вариантом. И часто это решение становится следствием применения в производстве Shadow IТ. Задача автоматизации производства в таком случае заметно упрощается, если используется заранее разработанное универсальное ядро, охватывающее примерно 80% необходимого функционала, а оставшиеся 20% функционала, отвечающих за уникальные требования предприятия, дорабатываются непосредственного под эти требования.

Автор: Николай Алексеев, аналитик, Ratio Fabrica.

Источник: IT World.