Важным моментом при внедрении любых SAP-решений является обучение конечных пользователей. Это те сотрудники предприятия, которые будут иметь непосредственный контакт с продуктивной системой с момента её запуска. Конечно же, плохо обученный пользователь будет являться источником многих ошибок, сторнировок, большого количества ложных запросов и нежелательных запусков транзакций. Во избежание этого компания SAP рекомендует применять различные методы и формы обучения, такие как «RWD productivityPak» или «SAP E-Learning». Задача обучения решается проектной командой: формируется группа, которая разрабатывает материалы для разных целевых аудиторий и обучает пользователей.

Главным инструментом сформированной группы согласно методологии SAP является Solution Manager, одной из функций которого является электронное обучение конечных пользователей, с учётом их роли. Эта функция предполагает создание карт обучения (Learning Map) для конкретных бизнес-ролей конечных пользователей, которые публикуются во внутренней сети предприятия (так же присутствует возможность публикации в глобальной сети – для предприятий разнесенных географически) и доступны по соответствующей ссылке в браузере.

Примечание

В SAP Solution Manager под термином «бизнес-роль конечного пользователя» подразумевается должность, которую занимает сотрудник в существующей модели организационной структуры и иерархии штатных должностей. Данная модель создается и ведется в модуле SAP HCM Organizational Management. Например, бизнес-роль «администратор отдела сбыта» – это сотрудник, который работает в структурном подразделении «Отдел сбыта» и занимает там штатную должность «Менеджер». Подробную информацию можно найти по ссылке: http://help.sap.com/saphelp_sm71_sp08/helpdata/en/3c/c1366ac68411d2b499006094b9c9b4/frameset.htm Solution Manager использует стандартные объекты организационной модели SAP HCM (такие как, «Организационная единица», «Должность» и «Пользователь»), которые указываются на закладке «Роли конечного пользователя» в транзакции SOLAR02. Использование объектов организационной модели HCM позволяет создавать в Solution Manager учебные карты как для конкретного пользователя (например, для Иванова Ивана), так и для определенной группы пользователей (например, для всех бухгалтеров предприятия или для всех сотрудников отдела сбыта)

Рассмотрим создание карты обучения на примере стандартного процесса продаж (процесс «109 - Обработка заказа клиента: продажа со склада») из пакета SAP Best Practices for Chemicals. Диаграмма выполнения процесса приведена на Рис. 1.

Рис. 1 – Процесс «109 – Обработка заказа клиента: продажа со склада»

Справочная информация

В рассматриваемом сценарии описывается вся последовательность шагов стандартного процесса продаж (продажа со склада) клиенту. Бизнес-процесс охватывает все шаги от создания заказа до выравнивания счета клиента после получения платежа. Процесс начинается с создания стандартного заказа клиента. В зависимости от клиента и материала в процессе ввода заказа выполняются разные операции, такие как расчет цен по клиенту/материалу, вставка применимых скидок, проверка доступности материалов и кредитной истории клиента. Проверяется наличие достаточного количества материалов на нужном складе. При нехватке проводится движение запаса, затем для работников склада создаются накладные на отгрузку продукта клиенту. После комплектования физически отправленное количество должно быть зарегистрировано в системе, чтобы гарантировать отсутствие расхождений между заказом клиента и документом поставки. В случае фактических расхождений их также можно задокументировать, чтобы обеспечить правильность проводок. По завершении комплектования служащий склада должен будет систематически просматривать запас. Просмотр запаса является фактической регистрацией физического количества, отправляемого клиенту, и позволяет регистрировать себестоимость реализованной продукции в финансах. После просмотра можно внести поставку в счет-фактуру. Доход вместе с себестоимостью реализованной продукции регистрируется во внутреннем учете. Этот шаг означает окончание бизнес-операции в рамках сбыта.

Определение конечных пользователей

Первым шагом при создании учебных карт является определение конечных пользователей, которых мы планируем обучать с помощью Learning Map. Если пользователи уже определены в центральной системной среде SAP, то нам потребуется скопировать их в SAP Solution Manager, в противном случае - создать новые.

В соответствии с диаграммой (Рис. 1) для реализации процесса нам потребуются пользователи со следующими бизнес-ролями:

Бизнес-роль	Фамилия	E-mail	Шаг процесса
Администратор отдела сбыта	Иванов Иван Иванович	IvanovII@email.ru	Ввод заказа клиента
Кладовщик	Петров Петр Петрович	PetrovPP@email.ru	Создание поставки Комплектование (дополнительно) Присвоение серийных номеров Проводка отпуска материала
Исполнитель по фактурам	Васильев Василий Васильевич	VasilevVV@email.ru	Выставление счетов

Запускаем транзакцию SU01 (необходимо обладать правами на данную транзакцию), в поле «Пользов.» вводим имя пользователя и нажимаем кнопку «Создать» (Рис. 2).

Рис. 2 – Ведение пользователей (SU01)

На закладке «Адрес» необходимо заполнить поле «Фамилия» (обязательное поле), «Имя» и другие персональные данные пользователя (Рис. 3).

Рис. 3 – Данные создаваемого пользователя

На закладке «ДаннРегистр» обязательны к заполнению поля 'Начальный пароль' и 'Повтор пароля'. Данный пароль устанавливается администратором и меняется пользователем при первом входе в систему. Для удобства, в качестве начального пароля используют 'INITIAL' заглавными буквами. Вводим пароль и нажимаем 'Enter' для проверки. По желанию, можно задать период действия данного пользователя.

Также предусмотрены закладки для добавления/удаления пользовательских параметров, систем ландшафта, ролей, профилей и тд.

Рис. 4 – Данные регистрации пользователя

Для завершения процедуры нажимаем кнопку «Сохранить». Окно закрывается и выдается системное сообщение о том, что пользователь сохранен.

После аналогичных действий для всех пользователей, они становятся доступными для авторизации в системе с начальным паролем, который система предложит изменить при первом запуске.

Чтобы в дальнейшем иметь возможность создавать учебные карты для отдельных групп бизнес-пользователей необходимо присвоить им «бизнес-роли» в соответствии с организационно-штатной моделью предприятия. В рамках данной статьи мы не будем подробно рассматривать саму процедуру создания организационно-штатной структуры и иерархии должностей. Этот вопрос подробно описан в SAP Help для HCM Organizational Management. Остановимся лишь на том, как проводить присвоение.

Предположим, что организационно-штатная модель уже создана и содержит: организационную единицу «Sales», штатные должности «Начальник отдела сбыта» и «Сотрудник отдела сбыта», а также должности (бизнес-роли) «Администратор отдела сбыта», «Кладовщик» и «Исполнитель по фактурам».

Запускаем транзакцию PPOME (Рис. 5).

Для присвоения пользователя выбираем запись «Начальник отдела сбыта» в разделе «Штатная должность»(1), нажимаем кнопку «Присвоить» (2), в открывшемся окне выбираем «Пользователь» (3), в списке пользователей находим «Иванов Иван» (4) и нажимаем кнопку «Сохранить» (5).

Для присвоения должности (бизнес-роли) выбираем штатную должность «Начальник отдела сбыта» (1), нажимаем кнопку «Присвоить» (2), в открывшемся окне выбираем «Должность» (3), находим «Администратор отдела сбыта» в списке должностей (4) и нажимаем «Сохранить» (5).

Для присвоения организационной единицы выбираем запись «Начальник отдела сбыта» (1), нажимаем кнопку «Присвоить» (2), в открывшемся окне выбираем «ОрганизацЕдиница» (3), находим и выбираем «Sales» (4) и нажимаем кнопку «Сохранить» (5).

Проделаем аналогичные действия для каждой штатной должности, существующей в отделе сбыта.

Рис. 5 – Пример работы с транзакцией PPOME

На Рис. 6 представлен полученный результат.

Рис. 6 – Пример распределения штатных должностей в транзакции PPOME

Привязка конечных пользователей к процессу

Теперь необходимо указать в выполнении каких процессов будут участвовать пользователи. Для этого в транзакции SOLAR02 в структуре конфигурации выбираем конкретный шаг процесса «109 – Обработка заказа клиента: продажа со склада», а в меню проекта перейдем на вкладку «Роли конечного пользователя», где появится таблица со столбцами «Тип» и «Название». В столбце «Тип» в первой свободной ячейке необходимо нажать на стрелку и в контекстном меню выбрать «Пользователь», «ОрганизацЕдиница» или «Должность» (Рис. 7), затем выбрать значение из предложенного списка.

Рис. 7 – Вкладка «Роли конечного пользователя» в транзакции SOLAR02

В рамках рассматриваемого процесса выберем следующие значения для шагов процесса:

Шаг процесса	Должность	Пользователь	Организац Единица
Ввод заказа клиента	Администратор отдела сбыта	Иванов Иван Иванович	Sales
Рабочий список поставок Комплектование (дополнительно) Присвоение серийных номеров Проводка отпуска материала	Кладовщик	Петров Петр Петрович	Sales
Фактурирование	Исполнитель по фактурам	Васильев Василий Васильевич	Sales

Результат выполненных действий продемонстрирован на Рис. 8.

Рис. 8 – Результат выбора элементов на закладке «Роли конечных пользователей»

Создание и привязка учебных материалов

Очень ответственным моментом является создание учебных материалов, потому что именно от качества и доступности предоставленной пользователю информации зависит время и правильность выполняемых сотрудником действий. Традиционным способом хранения и передачи знаний является создание текстовых документов (*.txt, *.doc и т.д.) с информацией о том или ином процессе и шаге процесса, который должен выполнять сотрудник. Более эффективным способом является создание учебных материалов с помощью решения SAP Tutor, которое позволяет создавать интерактивные инструкции к выполняемым действиям (*.SIM). Для воспроизведения учебных материалов в формате SIM, на рабочем месте сотрудника должен быть установлен SAP Tutor player

После создания учебных материалов для каждого шага процесса, необходимо добавить их в концептуальный проект. Для этого необходимо в транзакции SOLAR02 в структуре конфигурации перейти на процесс «109 – Обработка заказа клиента: продажа со склада», а в меню проекта перейти на вкладку «Учебный материал», где появится таблица со столбцами «Имя», «Вид документа», «Ответственный» и «Статус» (Рис. 9). Чтобы обеспечить распределение учебных материалов по шагам процесса перед добавлением документа нужно выбирать в структуре конфигурации соответствующий шаг процесса.

Рис. 9 – Учебный материал

Для добавления нового документа нажимаем кнопку «Вставить документ», после чего появится окно «Добавить документ» (Рис. 10) Здесь необходимо указать наименование документа в поле «Заголовок», вид добавляемого документа в поле «Вид документации» (Training – для текстовых документов, iTutor – для документов SIM) и статус