Оглавление

Введение

Учёт рабочего времени при повременной оплате труда

Учёт по отклонениям. Превратности метода

Учёт по фактическому времени. Превратности метода

Эффективность интеграция СКУД и системы табельного учёта

Опыт работы. Реальные данные

Выводы

Введение

Как гласит народная мудрость: «Время – деньги»; «Время дороже денег», «Время деньги дает, а за деньги время не купишь». Это с одной стороны, а с другой: «Солдат спит – служба идет». Все зависит от того, на чьей стороне находится тот, кто цитирует поговорку. И о чьем времени он рассуждает, о своем, либо потраченном «на дядю». Например, о времени, потраченном на работодателя.

Время, потраченное на работодателя, тоже может быть разным. Если с работодателем отношения повременные, т.е. продается время за деньги, то здесь придерживаются позиции, совпадающей с позицией солдата, который спит. Если оплата труда аккордная, сдельная, то ближе первая точка зрения. Чем больше сделаешь, тем больше получишь за одно и тоже время.

Но применить сдельную оплату труда не всегда удается, и прежде всего, из-за отсутствия норм выработки в наше быстро изменяющееся время. Про нормы выработки, это в следующий раз, есть мысли и методология, как их получить. Сегодня про затраченное рабочее время.

Учёт рабочего времени при повременной оплате труда

Итак, тема нашего сегодняшнего внимания – повременная оплата труда. Она базируется на бизнес-процессе: учет рабочего времени. Для этих целей применяется в основном два способа учета: «по отклонениям» и «фактический».

Учёт по отклонениям. Превратности метода

В методе учёта «по отклонениям» («негативный[1]» метод учета), предполагается, что сотрудник работает четко по графику. Строго его сам соблюдает. Не опаздывает, не прогуливает, не уходит с работы раньше времени. Фактически, он продал свое личное время за деньги работодателю на период ГРВ (графика рабочего времени), которое зафиксировано в трудовом договоре. Как работодатель использует его время – проблемы работодателя. Есть загрузка – хорошо, нет загрузки, плохо для работодателя.

Однако со стороны работника тоже зачастую наблюдаются нарушения, так называемые отклонения от ГРВ, «кто не без греха». Но в этом случае, работник, если конечно он совестливый работник, как минимум испытывает чувство вины, потому как теоретически ему это может сойти с рук, если никто не заметит, а он публично каяться не привык. Однако, со временем, чувство вины притупляется, и кстати, это явление уже позиционируется как некая даже преференция работодателя, и даже некоторые работодатели трактуют это как свое конкурентное преимущество. Если работа не связана с жесткими границами ГРВ, то вполне позволительно иметь некий «плавающий» режим работы. Не все измеряется деньгами, есть и другие преференции в виде некоторой свободы управления своим личным временем, что отдать работодателю, а что оставить за собой.

 В случае же жесткого ГРВ работодатель несет потери. Представим классический пример: сварщик и помощник сварщика. Работа предполагает одновременное присутствие на рабочем месте. Предположим один из них задержался на час. Оба отработали по 8 часов, но совместно работали только 7. Потери = 2*8 – 2*7 = 2 часа. И эти два часа будут оплачены.

Для сдельной оплаты это не так критично, но это другая история.

Итак, в случае учета рабочего времени по отклонениям, плановые отсутствия: отпуск, командировка, больничный, административный отпуск, и прочее, сотрудник оформляет заранее заявление об отсутствии (кроме больничного, если он не плановый) и уже табельщик фиксирует в системе отсутствие по оформленному, согласованному и подписанному документу. Далее в момент «Х» оценки времени системой, плановый график накладывается на карту отсутствий сотрудника. Отсутствия вырезают из ГРВ рабочие часы, остаток от зафиксированных в ГРВ рабочих часов и является фактическим отработанным временем. Умножением времени на ставку и % подсчитываются повременные виды оплаты. Их достаточно много, это и оплата по тарифу, ночные, вечерние, сверхурочные всех видов, премии и так далее.

Учёт по фактическому времени. Превратности метода

При учёте по «фактическому времени» («позитивный» метод учета). фиксируются именно моменты времени прихода и ухода, на рабочее место и с рабочего места, отсутствие во время перерывов и прочее. Из этих моментов складываются закрытые временные пары, с датой-временем начала и окончания нахождения на рабочем месте. Временные пары накладываются опять же на ГРВ сотрудника и все лишнее типа: «приход раньше», «уход позже» убираются. А вот отклонения от ГРВ типа: «опоздание», «ранний уход», не внесенные заранее в систему начинают формировать сообщения системы, что-такой-то тогда-то либо ушел раньше, либо пришел позже. Такие сообщения надо обрабатывать, иначе эти сообщения будут возникать каждый раз при оценке времени, до тех пор, пока их не обработает табельщик. Система должна понимать, что это такое, и закрыть имеющееся отклонение одним из разрешенных видов отсутствий.

Какие варианты действий предполагается от табельщика по отработке этих отклонений? Возможно, табельщик не успел разнести служебные накануне, и ему это надо сделать. Возможно, разрешено проставить «Неопределенное отсутствие», и это время не будет считаться рабочим до тех пор, пока оно не будет определено и заменено на конкретное оплачиваемое либо неоплачиваемое отсутствие. Возможно, внутренним положением предприятия определен определенный порядок, как поступать в таких случаях. Выяснять ли непосредственно с сотрудником причину? Сообщать ли руководству сотрудника? Часто я встречался и с таким явлением, когда табельщик, если отклонение незначительно, берет на себя смелость и сдвигает искусственно границы временной пары, таким образом, чтобы оно попадало в ГРВ, и тогда система уже не определяет, что сотрудник отклонился от ГРВ. Так что «влияние человеческого фактора», если такие полномочия табельщику предоставлены, исключать нельзя.

В совсем не очень далекие времена на проходных некоторых не очень продвинутых промпредприятиях можно было наблюдать так называемых «табельщиц», которые отмечали с часами в руках своих подопечных , кто во сколько пришел, опоздал, и т.д. В основном, такое явление массово наблюдалось только в начале рабочего дня. Ловили опоздавших. С табельщицами можно было договориться, если находиться с ними в ХОРОШИХ отношениях (опять человеческий фактор).

Со временем этот бизнес-процесс автоматизировался с использованием систем СКУД. Системы Контроля и Управления Доступом. Магнитные карточки-пропуска, турникеты. Всем эти достижения прогресса известны в настоящее время. На большинстве предприятий системы СКУД существуют отдельно, а системы табельного учета для целей расчета ЗП отдельно. Явные отклонения от ГРВ по сотрудникам, зачастую распечатываются в виде листинга и визуально анализируются. И если отклонение критическое, то оно заносится вручную в систему табельного учета.

Эффективность интеграция СКУД и системы табельного учёта

Внедрение модуля интеграции, между системой СКУД и системой табельного учета, является значительным шагом вперед в снижении трудоемкости получения и обработки информации систем СКУД. Т.е. трудоемкость фиксирования отклонений, исчезает вообще. Качество и точность информации безупречны. Время обнаружения отклонений – максимум сутки. Неизбежность реагирование и принятия мер по отклонениям увеличиваются кратно. Обычно на следующий день (закрывается временная пара для суточных ГРВ) уже есть полная информация по отклонениям предыдущего дня. Т.е. уже первого числа следующего месяца, можно считать табель прошедшего месяца ЗАКРЫТЫМ и готовым для расчета повременных видов ЗП. В системах без интеграции со СКУД, табель заполняется, порой вручную, в EXCEL, или вообще на бланке T-13 ручкой, проверяется, подписывается, и закрывается минимум 3-5 числа каждого следующего месяца.

Таким образом внедрение только интеграции между СКУД и системой табельного учета, примерно из расчета численности сотрудников 1000 человек, экономит предприятию на исключении ручной обработки данных СКУД в среднем 5 дней табельщиц в месяц, из расчета 1 табельщик на 500 работников (~ 7-10 тыс. рублей в месяц). Непосредственно сама интеграция Табельного учета и СКУД позволяет увеличить объем обрабатываемой информации одним табельщиком минимум в 2 раза. Таким образом возможно сократить количество табельщиков на половину. В среднем до внедрения интеграции на 1000 сотрудников приходится 4 табельщика, то после внедрения достаточно 2-х. таким образом в месяц это еще экономия на ЗП 2 сотрудников, в среднем от 60 до 80 тыс.рублей в месяц.

НО, что, наверно, более ценно, это время бизнеса. Чем раньше ЗП посчитана, закрыта для корректировок, перечислена, выплачена,  следовательно , тем меньше времени прошло с начала ведения кадровых мероприятий в новом календарном периоде и закрытием предыдущего периода в модуле расчета ЗП. А значит, большая часть мероприятия имеют все шансы попасть в свой период расчета, что очень важно для формирования отчета по 6-НДФЛ. В идеале надо стремиться к тому, чтобы период расчета ЗП на 100% совпадал с периодом бухгалтерского