Комментарии по теме

«Семь мифов SAP обучения»
Елизавета Целовльникова:
Эффективны ли курсы SAP? Я давно уже задаюсь данным вопросом. Если сотрудник видел систему пару дней, то много ли он поймет на курсах? Если сотрудник достаточно продвинут в своей области, а курсы...
«Семь мифов SAP обучения»
Олег Точенюк:
"Профилактический медосмотр – это затраты или инвестиции" - Ха на этот вопрос, был как-то получен ответ инженера охраны труда, одной не маленькой, но очень мобильной компании. Ответ звучал...
«Обе­спе­че­ние ре­зу­льта­ти­вно­сти SAP-о­бу­че­ни­я. Ру­ко­во­дство»
Олег Точенюк:
1. По таблице 3 - использование новичков в обучении -может быть ошибкой, зависит от модуля SAP, и от начальных требований, предъявляемых к новичкам.   Не согласен, новичок не может обучать...

База знаний

Вы можете подписаться на эту колонки этого автора, если авторизируетесь или зарегистрируетесь

TSCM50 – Procurement I, vol.4

18 декабря 2012, 14:57

SAP eAcademy SCM – Procurement:  TSCM50 – Procurement I (Курс TSCM50 – Закупки, часть1), колонка 4

Данная колонка является продолжением описания курса TSCM50 – ProcurementI. Начало описания находится http://sapland.ru/blogs/bashkatov/?post=7233.

Курс адресован, прежде всего, консультантам, выполняющим настройку процессов закупки с помощью SAP ERPи SAP SCM.

Содержание курса

В данной колонке будет рассказано о последующих 2 разделах данного курса: Ввод счета-фактуры (Invoice Entry), Отклонения и блокировка счетов-фактур (Variances and Invoice Blocks).

Раздел Ввод счета-фактуры поясняет контроль счетов со ссылкой на заказ на поставку и на поступление материала; также поясняются тонкости ввода счета-фактуры: указание налога, скидок, иностранной валюты и другие.

В части «Ввод счета-фактуры» рассказывается про сущность счета-фактуры с точки зрения бизнеса, а также про работу с интерфейсом транзакции MIRO.

Счет-фактура обычно содержит в себе: информацию о кредиторе (наименование, адрес), дату, перечень материалов/услуг с указанием количества и сумм, информацию о налогах, условии платежа, банке, а также другую информацию.

В части пояснен интерфейс транзакции MIRO: переход к просмотру кредитора, переход к другому документу счета-фактуры, выбор ссылочного документа, удаление невыделенных позиций с помощью кнопки  в нижней части экрана.

Пояснен ввод счета-фактуры на основе заказа на поставку, а также ввод счета-фактуры на основе ПМ. Если в заказе на поставку стоит галочка «ОтнПМ КСч», то в фактуру будет подтянута такая строчка (по количеству и сумме), какая указана в поступлении материала (а не в заказе на поставку); если их несколько, то будет несколько строк. При этом ссылаться нужно в MIRO не на номер заказа на поставку, а на номер накладной, обозначенной в ПМ.

Рис. 1Индикатор "Контроль счетов по поступлению материала"

Из данной части я также узнал про два полезных параметра IVFIDISPLAY и IVAMOUNTADJUST

Рис. 2Параметры для транзакции MIRO: отображение фин.документа и автоматический пересчет сумм по количеству

Отмеченный параметр IVAMOUNTADJUST дает системе указание автоматически пересчитывать суммы в зависимости от количества в транзакции MIRO (до того, как она будет исправлена руками).

Отмеченный параметр IVFIDISPLAY дает системе указание, что в строке сообщений при выводе номера счета-фактуры, еще нужно выводить и номер бухгалтерского документа.

Рис. 3Сообщение с номером документа счета-фактуры в MIRO при «включенном» параметре IVFIDIPLAY.

Рис. 4Развернутое сообщение с номером документа счета-фактуры в MIRO при «включенном» параметре IVFIDIPLAY

Также в части поясняется использование вариантов в транзакции MIRO.

В целом, часть весьма информативна.

В части «Предварительная регистрация документа» пояснены статусы документа счета-фактуры и настройка оплаты по предварительно сохраненным документам.

Документ контроля счетов, создаваемый через транзакцию MIRO, может быть создан в различных статусах: временно сохранен (hold), предварительно зарегистрирован (park), полностью сохранен (saveascomplete) и проведен (post). Временно сохраненный документ создаёт MM-документ без FI-документа. Предварительно зарегистрированный и полностью сохраненный документы порождают памятную позицию по счету кредитора, т.е. создают FI-документ, но не создают проводку.

В системе также возможно настроить, чтобы было возможно делать платеж до того, как будет сделана проводка, то есть по предварительно сохраненному документу – среди прочего, нужно установить индикатор в основной записи кредитора.

В части «Налоги, сконто, и иностранная валюта» описано, как вводить и устанавливать налог по умолчанию, учитывать скидки при нетто и брутто проводках, а также работать с иностранной валютой при вводе входящего счета.

При вводе входящего счета-фактуры пользователь должен установить код налога. Код налога может быть установлен на уровне заголовка и на уровне позиции. Код налога определяет ставку и налоговый счет. В настройках можно обозначить, чтобы код налога для определенной БЕ или страны подтягивался по умолчанию: Управление материальными потоками -> Контроль счетов логистики -> Входящий счет -> Ведение значений по умолчанию для кодов налога (OMR2).

Рис. 5Экран ведения кода налога по умолчанию для MIRO

Условие платежа может подразумевать, что поставщику в случае выставления счета-фактуры в течение определенного времени будет предоставляться определенная скидка. Различают две схемы проводок скидок: нетто и брутто. При брутто-проводке скидки счет-фактура не порождает дополнительных проводок – проводки делаются при прогоне платежей в модуле FI. В случае нетто-проводки система делает проводку по кредиту счета запаса и по дебету  перерасчетного счета со счетом платежей; затем при прогоне платежей делается проводка по кредиту перерасчетного счета. Какая будет проводка  (нетто или брутто) определяет вид документа фактуры, задаваемый на вкладке «Подробно» в данных заголовка счета-фактуры.

Рис. 6Вид документа счета-фактуры

Счет-фактуру можно провести и в иностранной валюте – для этого необходимо обозначить курс. Курс может быть обозначен в заказе на поставку и непосредственно в счете-фактуре с помощью поля «Курс» (см.Рис.6) на вкладке «Подробно». Курс может быть фиксированным – для этого нужно поставить специальный индикатор в заказе на поставку.

Рис. 7Индикатор "Курс фиксирован" в заказе на поставку

В части «Счета-фактуры для контированных заказов на поставку» описывается указание объектов контировок в транзакции MIRO.

Объект контировки указывается в заказе на поставку и подтягивается на экран при вводе счета-фактуры. В случае, если не было стоимостного поступления материала и настройки типа контировки предполагают изменения при вводе счета, то в транзакции MIROможно изменить объект контировки.

В случае частичного ввода есть две схемы распределения затрат на объекты контировки: когда суммы распределяются пропорционально по всем контировкам (distributeproportionally) и когда сумма распределяется последовательно (distributeinsequence).

Рис. 8Выбор распределения при вводе счета-фактуры на часть позиции заказа на поставку

При вводе счетов-фактур по общим заказам на поставку возможность работать с контировками (указывать, изменять, рассчитывать пропорционально) является важной.

Раздел Отклонение и блокировка счетов-фактур описывает ввод фактур с количественными и стоимостными отклонениями, а также описывает случаи блокировки фактур.

В части «Отклонения и причины блокировки» описаны причины блокировки фактур, а также настройка границы допуска (tolerancelimit).

В системе возможны следующие причины блокирования:

  1. При отклонении количества или цены (как за единицу, так и в общем итоге) в счете-фактуре от количества в заказе на поставку или от количества или цены поступления материала.
  2. При вводе счеты-фактуры датой раньше, чем дата плановой поставки в заказе на поставку.
  3. Когда поступившие на склад материалы не прошли контроль качества (либо решение отклонено либо еще не сделано).
  4. При превышении определенной суммы: можно сделать настройку, что все фактуры, в которых есть позиции с суммой более X, должны быть блокированы для платежа.
  5. Стохастическое блокирование: блокирование происходит в случайном порядке. В системе можно указать, насколько часто должна происходить выборочная блокировка фактур. Цель подобной блокировки: установить дополнительный контроль.
  6. Ручное блокирование – пользователь сам может установить соответствующий индикатор.

Нужно иметь ввиду, что если фактура заблокирована на уровне заголовка, то ни по какой позиции нельзя провести платеж; в системе также возможна и блокировка позиций счета-фактуры.

Для того, чтобы система определила, при каком отклонении производить блокировку необходимо сделать настройку границ доступа. Настройка делается в меню SPRO для каждой БЕ:  Управление материальными потоками -> Контроль счетов логистики -> Блокирование счетов-фактур -> Определение границ допуска

Рис. 9Настройка границ доступа для Отклонения цены в документе счета-фактуры.

В части «Сокращение суммы счета» показаны различные бухгалтерские схемы при сокращении суммы счета.

В случае, если поставщик выставляет фактуру на сумму или количество большую, чем нужно (например, по ошибке), то сумму/количество можно сократить, указав при этом причину и реальное значение суммы/количество, а также сумму/количество от поставщика. В этом случае система создаст два бухгалтерских документа: один на сумму/количество, указанные поставщиком, а другой документ будет кредитовым авизо на сокращенную сумму.

Также показано использование и настройка причин сокращения суммы в счете-фактуры.

В целом, часть содержит больше схем бухгалтерских проводок, нежели практических упражнений.

В части «Отклонения без ссылки на позиции» показаны бухгалтерские схемы и настройки для проводок отклонений без ссылки на конкретную позицию счета-фактуры.

Первая схема проводок отклонений – с учетом перерасчетного счета для сокращения суммы счета-фактуры (Invoicereductionclearingaccount).

Для примера: поставщик выставил фактуру на сумму 1000 руб.; однако на склад поступило материалов на сумму 990 руб., и все позиции заказа на поставку оприходованы. Таким образом, мы проводим фактуру на 990 руб. Тогда (в случае применения данной схемы) проводки будут следующие: по кредиту счета поставщика пойдет 1000 руб., по дебету перерасчетного счета ПМ/ПС 990 руб., и на дебет перерасчетного счета для сокращения счета-фактуры пойдет 10 руб. Вместе с данным бухгалтерским документом будет создан и другой бухгалтерский документ (кредитовое авизо) со следующей проводкой: Дт счета поставщика 10 руб., Кт перерасчетного счета для сокращения счета-фактуры 10 руб.

Вторая схема проводок – с учетом счета разниц (smalldifferences). Для примера: фактура на 1000 руб., ПМ – на 990 руб.; проводим фактуру на 1000 руб: в счет кредитора Кт 1000 руб., в перерасчетный счет ПМ/ПС Дт 990 руб., в счет разниц Дт 10 руб. (разница между счетом кредитора и перерасчетным счетом).

Для настройки схемы «с учетом счета разниц»  нужно произвести настройку границ доступа для поставщика и присвоить соответствующую группу допуска определенному поставщику.

Тогда, если отклонение в счете-фактуре входит в заданные границы будет выбрана именно эта схема. Также пользователь может принудительно использовать эту схемы с помощью меню в MIRO Обработать -> Акцептовать и провести.

Для настроек границ допуска необходимо перейти по меню SPRO: Управление материальными потоками -> Контроль счетов логистики -> Входящий счет -> Настройка границ допуска в зависимости от поставщика.Затем необходимо присвоить границу допуска конкретному поставщику.

Рис. 10Настройка границы доступа для кредитора

В части «Деблокирование блокированных счетов-фактур» описано, как деблокировать счета-фактуры вручную и автоматически.

Деблокировка счетов-фактур производится с помощью транзакции MRBR (Деблокирование блокированных счетов). Транзакция работает в двух режимах: ручное и автоматическое деблокирование.

Автоматическая деблокировка возможна, если на момент запуска программы причины блокировки уже нет. Например, фактура была заблокирована из-за того, что количество в счете-фактуре было больше, чем в поступлении материала. Но на момент запуска программы уже было выполнено поступление материала согласно фактуре.

При ручной деблокировке пользователь указывает нужную фактуру (фактуры) и нажимает кнопку деблокировать; также пользователь может удалить причины блокировки, что также приведет к деблокированию документа.

Рис. 11 Деблокирование и удаление причин блокирования счетов-фактур в транзакции MRBR

Применимость изученного на практике

Из данных разделов было интересно и полезно узнать о тонкостях работы системы при вводе задолженности, настройках границ доступа при отклонении стоимости, даты и/или количества от определенного значений.

Также практическую пользу представляет часть, посвященная деблокировке блокированных счетов-фактур.

Разделы содержат информацию о работе интерфейса и настройках, которая так или иначе будет использоваться при внедрении или использовании процесса закупок.

На кого направлен этот курс

Курс будет полезен и интересен консультантам модулей MM/SD, а также бизнес-архитекторам, руководителям проектов, внедряющих функционал, смежный с процессами закупок.
В данных разделах курса освещаются процессы и настройки, связанные с вводом задолженности и обработки счетов-фактур поставщика.

Для данных разделов, как и для предыдущих, также справедливо утверждение: в разделах курса содержится значительный объем информации – поэтому, скорее всего, для человека, не прошедшего данный курс, в нем будет что-то новое.

Условия для изучения курса, требования к обучающимся

Курс – на английском; следовательно, нужны знания языка. Нужно знать, как понимать  основные термины SAPв части закупок и, более того, нужно знать, какое сокращение в английском варианте имеет тот или иной SAP-термин, так как иногда в тексте или в озвучении употребляют именно сокращение, а не развернутый термин.

Для прохождения данного курса желательно пройти предыдущие курсы академии и иметь около полугода работы с системой на английском языке.

Качество курса

Содержательность и понятливость данных разделов курсов заслуживает оценки «отлично».

В процессе курса возникает желание обращаться к системе, чтобы «прощупать» объяснение.

В данных разделах курсов содержательные слайды, видеоролики и практические упражнения.
Более того, время, заявленное для разделов, практически (до +25%) соответствует действительности в общем итоге.

Однако тот факт, что в курсе большое количество бухгалтерских схем, тонкостей интерфейса и описаний настроек, заставляет понимать, что при работе/настройке данного процесса придется не совсем просто.

Каковы цели данных разделов курса?

Пояснить ввод счета-фактуры (документа задолженности) с использованием различных статусов; пояснить бухгалтерские проводки в системе при различных ситуациях (отклонения по позициям, общее отклонение).
Цель выполнена.

Статистическая информация

№ п/п

Раздел/Часть курса

Название англ.

Время

Кол-во страниц

…продолжение…

14.

Ввод счета-фактуры

Invoice Entry

2 ч10 мин

60

14.1

Ввод счёта-фактуры

Invoice Entry

45 мин

17

14.2

Предварительная регистрация документа

Document Parking

30 мин

14

14.3

Налоги, сконто, и иностранная валюта

Taxes, Cash Discounts, and Foreign Currency

30 мин

15

14.4

Счета-фактуры для контированных заказов на поставку

Invoices for POs with Account Assignment

25 мин

12

15

Отклонения и блокировка счетов-фактур

Variances and Invoice Blocks

1 ч 55 мин

50

15.1

Отклонения и причины блокировки

Variances and Blocking Reasons

35 мин

18

15.2

Сокращение суммы счета

Invoice Reduction

25 мин

11

15.3

Отклонения без ссылки на позицию

Variances without Reference to an Item

20 мин

8

15.4

Деблокирование блокированных счетов-фактур

Releasing Blocked Invoices

35 мин

11

Итого по указанным 2 разделам

Total for 2 specified modules of the course

4 ч 05 мин

110

…продолжение следует…

Ролевое назначение : SAP Консультант / Consultant

Функциональная область : Управление логистической сетью / SCM, Обучение / Education

Ключевые слова : обучение / Learning