Многие компании предпочитают создавать документацию в Microsoft Word, что достаточно удобно при небольшом объеме документов. Однако с течением времени по мере роста компании управление такой документацией вызывает все больше сложностей. Одним из вариантов решения данной проблемы является миграция документов из Word в XML-файл для удобного синтаксического анализа (парсинга) с помощью системы SAP. В статье описано четыре шага для вывода трудового договора с сотрудником в формате Word. Далее конечные пользователи могут изменить документ при необходимости, сохранить его или привязать к данным сотрудника. Такое индивидуальное решение создается на базе стандартной функциональности SAP. С его помощью вы сможете оптимизировать процессы обработки документов для любой отрасли и компаний любого размера. Данное решение подходит для любой системы SAP и интерфейса Microsoft.

В настоящее время при поиске работы соискатели всё чаще обращают внимание не только на должностные обязанности, но и на расширенный «мотивационный пакет». Работодатели, со своей стороны, стараются преуспеть и подготовить наиболее приятные и полезные бонусы. При этом они стараются вкладывать деньги, время и ресурсы в развитие своих сотрудников, что, в свою очередь, позволяет максимально вовлечь персонал в процессы компании. Компаниям часто требуется выводить документы Microsoft Word в системе SAP. Например, вам может потребоваться вывести документ в формате Word, который знают, как обрабатывать, все сотрудники компании, поэтому они могут изменить содержимое документа при необходимости. На примере трудового договора с сотрудником в статье рассматривается сохранение файла в системе SAP с использованием веб-репозитария SAP и репозитария MIME, обработка содержимого файла и его изменение в соответствии с бизнес-требованиями, а также вывод веб-файла из документа Word.

В следующем разделе описаны шаги для просмотра трудового договора сотрудника в системе SAP в формате Word с использованием основных данных и стандартной функциональности. Данный способ можно применить к любым процессам в системе SAP ERP. Наиболее важные шаги представлены на Рис. 1.

Рис. 1. Шаги для просмотра документа Word с встроенными основными данными SAP

Шаг 1. Подготовка шаблона файла

На этом шаге используется файл Word с расширением .docx. Компания Microsoft начала использовать файлы .docx в приложении Word с версии Word 2007. В более ранних версиях Word используется расширение файла .doc. Подготовьте документ, чтобы в него можно было добавить нужные основные данные в Word. Для этого выполните следующие действия. На Рис. 2 показан пример трудового договора сотрудника с соглашением о присвоении имен для заполнения динамических полей основными данными из системы SAP. С помощью полей форматирования (например, EmployeeName и SystemDate) можно определять атрибуты, которые будут заменены в тексте.

Рис. 2. Пример договора в виде документа Word

Динамическое поле должно иметь отличительный признак (например, EmployeeName в одно слово в отличие от Employee Name) для его отделения от остальной части текста и упрощения замены основными данными сотрудника. Такой подход ускоряет поиск и замену текста в документе Word. Например, вы можете присвоить динамическому полю имя $Employee Name$ вместо EmployeeName.

При открытии приложения Word документы можно сохранять в формате Word Open XML. Нажмите File (Файл) и выберите опцию Save As… (Сохранить как), см. Рис. 3.

Рис. 3. Преобразование документа Word в файл XML

Сохраните документ contract_employee_agreement_sample.docx в формате XML, как показано на Рис. 4.

Рис. 4. Сохранение документа Word в формате XML(.xml)

На Рис. 4 показано расширение .xml, использование которого упрощает синтаксический анализ документа и замену динамических полей нужными данными. Дело в том, что синтаксический анализ документов с расширением .docx выполнять непросто, поскольку требуется много усилий и большой объем разработки на ABAP для чтения файла.

Шаг 2. Управление документом в системе SAP

На этом шаге шаблон XML-документа сохраняется в SAP ERP, см. Рис. 4. После создания файла Contract_employee_agreement_sample.xml его можно загрузить в систему SAP двумя различными способами:

Способ 1

Сохраните шаблон XML в веб-репозитарии SAP с помощью транзакции SMW0. Данный способ целесообразно использовать при работе с различными договорами для разных балансовых единиц. В данной статье рассматривается только простой способ сохранения шаблона файла XML в системе SAP. Выполните транзакцию SMW0. Выберите переключатель HTML templates for WebRFC applications (Шаблоны HTML для приложений WebRFC), см. Рис. 5. Выберите пиктограмму поиска.

Рис. 5. Способ с сохранением файла XML в системе SAP

Выберите пиктограмму поиска. Появится запрос, показанный на Рис. 6.

Рис. 6. Экран поиска определенного объекта

Щелкните по пиктограмме выполнения. Оставьте все поля незаполненными. Появится запрос, представленный на Рис. 7.

Рис. 7. Результаты поиска

На Рис. 7 показаны все существующие объекты, сохраненные в системе. С помощью значка создания можно создать новый шаблон XML. Щелкните по нему для загрузки шаблона XML в систему SAP. Появится всплывающий экран (Рис. 8).

Рис. 8. Создание шаблона договора и его сохранение в системе SAP

На экране, показанном на Рис. 9, укажите имя объекта, т. е. имя объекта SAP — www.gateway. В данном случае введите значение ZHRexpertonline и краткое описание Employee Agreement Contract (Трудовой договор сотрудника) в поле Description (Описание). Выберите значок импорта для загрузки файла XML, сохраненного с именем Contract_employee_agreement_sample, см. Рис. 4.

Рис. 9. Выбор файла для импорта шаблона договора в систему SAP

Нажмите кнопку Open (Открыть), чтобы импортировать файл в веб-репозитарий SAP. Появится приглашение перейти на следующий экран для выбора пакета, в котором будет сохранено имя объекта, см. Рис. 10.