Исследования показывают, что неясный коэффициент ROI (Return on Investment — окупаемость инвестиций) — второй важнейший барьер на пути к цифровой трансформации бизнеса. Первым остается высокая стоимость программного обеспечения. Компании, решившиеся выделить бюджет на внедрение, хотят быть уверенными в том, что их инвестиции не уйдут в песок. Но перекладывать все на подрядчиков было бы ошибкой. Ответственность за успех внедрения во многом лежит на плечах самого заказчика. Как добиться максимальной окупаемости инвестиций рассказывает Павел Мельник, заместитель директора по работе с корпоративными клиентами ALP Group.

Установите четкие цели и показатели успеха

Прежде чем начать проект, необходимо определить, что именно вы хотите достичь в результате внедрения корпоративной системы. Цели могут быть разными: увеличение продуктивности, снижение затрат, улучшение качества продукции или услуг и т. д. При этом важно определить не только цели, но и показатели успеха, которые помогут измерить достижение целей по окончании проекта.

Согласуйте инвестиции в ПО со своей бизнес-стратегией

При внедрении корпоративных систем необходимо учитывать общую бизнес-стратегию компании. Инвестиции в программное обеспечение должны быть согласованы с ключевыми целями компании и способствовать их достижению. Это поможет сделать внедрение системы более эффективным и рентабельным.

Рассчитайте детальный бюджет проекта

Бюджет должен учитывать не только прямые затраты на приобретение и настройку программного обеспечения, но и расходы на обучение сотрудников и поддержку системы в будущем. Точный расчет бюджета поможет избежать неожиданных затрат и сделает проект более прозрачным и контролируемым.

Выберите правильную корпоративную систему

Выбор корпоративной системы является ключевым моментом в проекте по ее внедрению. Необходимо выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует потребностям компании и ее бизнес-целям. При выборе системы необходимо учитывать ее функциональность, интеграционные возможности, совместимость с существующими системами и возможность будущего масштабирования.

Не скупитесь на профессиональные услуги

Квалифицированные специалисты могут помочь вам правильно спроектировать и внедрить корпоративную систему, минимизировать риски и максимизировать эффективность проекта. Вы можете нанять внешних консультантов или обратиться за услугами к компаниям, специализирующимся на внедрениях.

Обеспечьте четкий контроль над проектом

Чтобы максимизировать рентабельность проекта, необходимо иметь контроль над всеми его аспектами. Управление проектом должно включать в себя определение и управление задачами, распределение ресурсов, контроль прогресса и устранение задержек. Бюджет должен быть установлен заранее, а затраты должны быть тщательно контролируемы и отслеживаемы в течение всего проекта. Коммуникация должна быть эффективной, чтобы обеспечить своевременное уведомление всех заинтересованных сторон о прогрессе проекта и любых изменениях. Наконец, управление рисками должно быть четко определено и нацелено на предотвращение возможных непредвиденных ситуаций, которые могут повлиять на успех проекта.

Делайте мониторинг промежуточных результатов

Не забывайте регулярно оценивать достигнутые результаты и корректировать при необходимости выбранный курс. Среднестатистический проект внедрения корпоративной системы занимает порядка полутора лет. Это немалый срок, в течение которого исходные цели, ресурсы и бизнес-среда могут поменяться не один раз.

Обучите персонал

Обучение персонала — один из важнейших факторов успеха при внедрении корпоративной системы. Убедитесь, что ваши сотрудники получили достаточное обучение и подготовку для работы с новой системой. Это поможет им использовать все возможности нового программного обеспечения и максимально эффективно выполнять свои задачи.

Проанализируйте итоговые результаты проекта

По завершении проекта сравните достигнутые результаты с заранее установленными целями и показателями успеха (см. пункт 1). Это позволит вам оценить эффективность внедрения программного обеспечения и сделать выводы о дальнейшей стратегии развития компании.

Подготовьтесь к непрерывному развитию

Корпоративные системы постоянно развиваются и улучшаются. Не забывайте следить за обновлениями и новыми версиями ПО, которые могут помочь вам максимизировать эффективность вашей системы. Также стоит рассмотреть возможность интеграции с другими системами и технологиями для улучшения бизнес-процессов и повышения конкурентоспособности вашей компании.

Казалось бы, всего десять простых правил — и успех обеспечен. Но как редко мы прислушиваемся к советам и как часто делаем все наоборот. Значительная часть проектов по внедрению заканчивается провалом — дорогостоящей системой, которая не оправдала вложений, никого до конца не устроила и отправилась на полку.

Особенно выдающиеся провалы входят в историю и становятся поучительными страшилками для бизнеса. Одна из таких страшилок связана с американской косметической компанией Revlon. Поглотив своего конкурента, компанию Elizabeth Arden, в 2016 году, Revlon решила внедрить у себя ERP-систему SAP S/4HANA. Но отсутствие должного контроля за проектом и недооценка рисков привели к массовым сбоям при запуске системы в 2018 году. Вместо того, чтобы оптимизировать операции, недоработанная ERP-система затормозила поставки продукции сразу нескольким крупным розничным сетям в США. В начале 2019 года Revlon сообщила о сбое системы на собрании акционеров. Это признание не только обрушило акции компании почти на 7%, но и повлекло за собой многочисленные судебные иски со стороны инвесторов. ERP-система была снесена, а на устранение ущерба Revlon пришлось выделить $54 миллиона.

Ключевая разница между историями успеха и провалами — в комплексности сквозного подхода компании к бизнес-процессам и к внедрению. Максимизация рентабельности проекта по внедрению корпоративной системы требует тщательного планирования, четкого определения целей, согласования инвестиций со стратегией компании, четкого контроля над проектом и непрерывного мониторинга и оптимизации процессов. Только так ERP-система может стать ключевым рычагом цифровой стратегии и превратиться из тяжелой статьи расходов в инструмент для получения ощутимой прибыли, приобретения конкурентного преимущества и развития бизнеса вашей компании.

Автор статьи: Па­вел Мель­ник, за­мес­ти­тель ди­рек­то­ра по ра­боте с кор­по­ратив­ны­ми клиен­та­ми ALP Group.

Источник: ComNews.