Прежде всего, давайте определим, что такое облачная трансформация. Облачная трансформация подразумевает перенос IT-инфраструктуры и приложений компании в облачное пространство. Для HR это означает использование виртуализированных HRM-систем (и не только), которые позволяют автоматизировать и оптимизировать процессы управления персоналом: от рекрутинга и обучения до учета рабочего времени и обработки персональных данных.

Использование облачных технологий в HR-процессах предоставляет компании ряд значительных преимуществ. Во-первых, повышается доступность и мобильность: HR-специалисты могут выполнять свои обязанности из любого места и с любого устройства, что особенно актуально в условиях удаленной работы и распределенных команд. Во-вторых, облачные решения обеспечивают масштабируемость, позволяя быстро адаптироваться к изменениям потребностей бизнеса без существенных инвестиций в инфраструктуру. Третьим важным аспектом является сокращение затрат, так как отпадает необходимость в приобретении и обслуживании собственного серверного оборудования, что снижает расходы на ИТ-инфраструктуру. Наконец, все обновления и безопасность данных обеспечиваются со стороны провайдера.

Буква закона

Что касается ключевых моментов в законодательстве РФ, которые необходимо учитывать при переходе на облачные решения для HR, есть два обязательных пункта.

1. Соблюдение 152-ФЗ

В соответствии с законом 152-ФЗ, все компании, работающие с персональными данными, обязаны обеспечивать хранение и обработку информации на территории России. Это требование серьезно повлияло на сферу HR, поскольку данные сотрудников должны оставаться в безопасности и быть доступными исключительно на российских серверах.

Здесь есть две важных составляющих. Во-первых, для хранения HR-данных крупным предприятиям приходится инвестировать значительные суммы в сервера. Во-вторых, если же они хотят перевести капитальные вложения в операционные, то предприятия должны выбирать среди отечественных облачных провайдеров, которые могут гарантировать территориальную локализацию данных и высокий уровень безопасности. Использование отечественных облачных сервисов позволяет HR-командам соблюсти законодательство без необходимости создания сложных и дорогих локальных хранилищ данных.

2. Оцифровка архивов и требования Росархива

Переход на облачные технологии в HR также связан с изменениями в требованиях к архивам, в частности, с приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 года. В соответствии с этим документом, организации обязаны оцифровывать кадровые архивы и обеспечивать их передачу в государственные информационные системы (ГИС и ЕИС).

Задача требует значительного объема дискового пространства для хранения архивов, что становится оправданным при использовании облачных хранилищ. Облака позволяют легко управлять цифровыми архивами и снижать затраты, особенно при использовании холодного S3-хранилища, предназначенного для долгосрочного хранения архивных данных с минимальными затратами.

На рынке уже сейчас формируются коллаборации, такие как VIAR и Облакотека, которые уже сейчас виртуализируют в облако решения VIAR для оцифровки и передачи архивов в ГИС и/или ЕАИС. Это позволит не только безопасно и экономично хранить оцифрованные архивы в облаке, но и настраивать автоматизированную передачу данных в государственные системы.

«Облачная безопасность» и HR

С ростом объемов персональных данных вопрос безопасности становится ключевым для любого HR-отдела. Создание собственного контура безопасности требует значительных финансовых и технических вложений, а также найма специалистов по информационной безопасности. Облачные решения предлагают более экономичный и надежный подход к защите данных, фактически перекладывая часть ответственности за безопасность на облачного провайдера.

В облаке безопасность данных поддерживается на нескольких уровнях: физической защите дата-центров, разграничении доступа, шифровании, регулярных обновлениях и строгом контроле доступа к информации. Российские облачные провайдеры предлагают своим клиентам продуманные системы защиты данных, которые соответствуют как международным стандартам, так и российскому законодательству.

Платформы для управления HR

На российском рынке HR-tech активно развиваются облачные технологии для управления персоналом. «1С: Зарплата и управление персоналом» остается одним из лидеров, предлагая полный спектр функций для кадрового учета и расчета заработной платы. «Битрикс 24» также пользуется большой популярностью благодаря интеграции инструментов для коммуникации, управления проектами и HR-процессами в единой платформе. Huntflow и TalentTech предоставляют решения для автоматизации подбора персонала и управления талантами. Среди наиболее популярных отечественных платформ выделить также можно Талантик, ЭФФЕКТ и Worki. Эти решения предлагают широкий функционал для автоматизации кадрового учета, расчета заработной платы, рекрутинга, обучения и развития персонала. Они адаптированы под российское законодательство, учитывают специфику местного рынка труда и обеспечивают хранение данных на территории РФ, что соответствует требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Выбор между отечественными и зарубежными решениями должен основываться на нескольких факторах. Отечественные платформы предлагают лучшее соответствие законодательству, снижают риски санкций и обеспечивают локальную техническую поддержку. Зарубежные решения, такие как SAP SuccessFactors и Oracle HCM Cloud, могут предлагать передовые технологии, но в текущей геополитической ситуации их использование сопряжено с рисками ограничения доступа и прекращения поддержки. Поэтому российские компании все чаще отдают предпочтение локальным решениям, учитывая их надежность, соответствие требованиям безопасности и адаптацию к потребностям отечественного бизнеса.

Совместимость «облаков» и систем компаний

Отвечая на данный вопрос, в первую очередь надо обратиться к тренду на удаленную работу сотрудников. Особенно сотрудников так называемого «бэкофиса», к которым чаще всего относят и HR-департаменты.

Современные реалии требуют от компаний перехода на отечественные HRM-системы — это раз. И предоставления удаленного доступа к HRM-системам — это два. Тем не менее, многие российские HRM-платформы изначально не были предназначены для удаленной работы, что создает сложности для сотрудников, работающих вне офиса.

Облачные решения, которые предлагают удаленный доступ из любой точки мира, помогают устранить эту проблему. Перевод HRM и других инструментов в облако позволяет HR-отделам обеспечить доступ к системам управления персоналом с любого устройства, сохраняя высокую производительность сотрудников. И речь идет не только о HRM-системе. Облако позволяет предоставить сотруднику полноценное виртуальное рабочее место: офисные приложения, почта, 1С, HRM, любые другие бизнес-инструменты.

Опыт интеграции облачных решений в HR

Пример успешной интеграции облачных решений в HR можно увидеть на опыте компании Manpower в России, которая с помощью платформы Облакотека смогла полностью обновить свою HR-инфраструктуру. Manpower — один из мировых лидеров в сфере рекрутинга, и ее переход на облачные технологии отражает не только локальный тренд, но и глобальную тенденцию цифровизации HR-функций.

Перед российским подразделением Manpower стояли задачи оптимизации работы с персональными данными, обеспечения безопасности данных и соблюдения требований законодательства, таких как закон 152-ФЗ. Также была необходима поддержка удаленного доступа к HR-системам для сотрудников. С переходом на облачные сервисы компания смогла интегрировать HR-системы с внутренними процессами и обеспечить безопасное хранение данных на территории России, сохраняя при этом гибкость и продуктивность работы, что немаловажно для удаленных сотрудников.

Инновации в сфере HR-технологий

В сфере HR-технологий набирает популярность тренд на создание cloud-native решений, спроектированных специально для облачных сред. Такие системы позволяют гибко адаптироваться под нагрузку и динамично масштабироваться в зависимости от потребностей компании. Cloud-native HR-решения легко интегрируются с другими облачными сервисами и обеспечивают высокую доступность, что особенно важно для компаний с распределенными командами и удаленными сотрудниками.

Кроме того, cloud-native подход открывает возможности для более быстрой разработки и обновлений, что позволяет регулярно внедрять новые функции и оперативно реагировать на изменения рынка и законодательства. Эти решения также предлагают расширенные аналитические и предиктивные инструменты, которые помогают HR-отделам прогнозировать потребности в персонале, повышать вовлеченность сотрудников и принимать решения на основе данных.

Подводя итоги, стоит отметить, что облачная HR-трансформация — это не только путь к цифровизации, но и ключ к соблюдению законодательства и защите данных сотрудников. Российские компании все больше обращают внимание на отечественные облачные решения, которые могут гарантировать высокие стандарты безопасности и гибкость, необходимые для удаленной работы.

Автор: Максим Захаренко, СЕО «Облакотека».

Источник: IT Channel News.