Ключевое понятие

SAP Financial Closing Cockpit — стандартный инструмент SAP для мониторинга и контроля всего цикла закрытия периода.

   

В настоящее время многие компании используют SAP Financial Closing Cockpit для выполнения операций закрытия периода в более короткие сроки и с более тесной интеграцией. Пользователи выполняют список задач для каждого закрытия периода, созданного на основе шаблона, определенного в SAP Financial Closing Cockpit. В рамках процесса закрытия периода происходит множество событий, по которым требуется осуществлять коммуникацию (например, при деблокировании списка задач, просрочки при выполнении задачи, выполнении предварительной задачи и необходимости уведомить обработчика следующей задачи). Вообще, такая коммуникация происходит посредством рассылки электронных сообщений или совершения звонков вручную. Таким образом, возникает риск задержки ответа и наблюдается недостаточно четкая интеграция. В статье представлен обзор стандартных сценариев SAP, в которых можно настроить систему для автоматической рассылки сообщений электронной почты по каждому событию во время закрытия периода. Помимо преднастроенных событий, компании могут гибко определять собственные сценарии или расширять различные функциональные возможности посредством реализации Business Add-In (BAdI), что также описано в статье.

Сначала рассмотрим базовые конфигурации, необходимые для активации уведомлений по электронной почте, а затем настройку конкретного сценария и пример уведомления.

   

Примечание

Функция уведомления по электронной почте доступна начиная с SAP Financial Closing Cockpit Add-On (версия 1.0 и выше). SAP Financial Closing Cockpit Add-On можно установить на базе SAP ERP Central Component (ECC) 6.0 (пакет расширения 4.0 и выше), поэтому перед внедрением описанных здесь решений проанализируйте свой ландшафт SAP.

   

Настройки для активации уведомлений по электронной почте

Для активации уведомлений по электронной почте запустите транзакцию S_FC8_75000016 или выберите в меню «SPRO > Cross-Application Components > Financial Closing cockpit Add-On > Notification > Define Notification Configurations» (SPRO > Общие для всех приложений компоненты > Add-On для пульта управления финансовым закрытием > Уведомление > Определение конфигураций уведомлений). Появится экран, показанный на Рис. 1. Дважды щелкните по папке «Notification Configuration» (Конфигурация уведомления), а затем нажмите кнопку «New Entries» (Новые записи).

   

Рис. 1. Создание идентификатора конфигурации уведомления

   

На следующем экране (Рис. 2) укажите подробные данные для определения новой конфигурации уведомлений по электронной почте в следующих столбцах, а затем выберите пиктограмму сохранения:

• «Config» (Конфигурация): Введите любое имя длиной до 10 символов
• «Description of configuration» (Описание конфигурации): Введите описание новой конфигурации
• «Default» (По умолчанию): При выборе этой независимой кнопки данная конфигурация будет использоваться как вариант по умолчанию при создании любого шаблона или списка задач. При создании нескольких идентификаторов конфигураций уведомления о электронной почте этот индикатор можно установить для одного из идентификаторов. При создании нового шаблона или списка задач данную настройку значения по умолчанию можно будет изменить.
• «Via Email» (По электронной почте): Если этот индикатор установлен, электронное сообщение будет также отправлено получателям со сторонними почтовыми ящиками (не SAP). (Исходим из предположения, что в компаниях подключен сервер электронной почты. Такая настройка позволит отправлять электронные сообщения из SAP Closing Cockpit на внешние ящики посредством существующего подключения к серверу электронной почты. Существуют различные документы на SCN, в которых описана базовая процедура настройки коммуникации по электронной почте, например, документация по адресу http://scn.sap.com/docs/DOC-46513).
• Via Inbox (Через ящик входящих сообщений): Если этот индикатор установлен, электронное сообщение будет также отправлено получателям с ящиком входящих сообщений SAP
• «Notification Sender» (Отправитель уведомления): Этот идентификатор используется для указания отправителя уведомления по умолчанию.

   

Рис. 2. Определение параметров идентификатора конфигурации электронных сообщений

   

Для активации уведомлений по электронной почте по уже существующим шаблонам запустите транзакцию FCLOCOC или выберите в меню «SAP Easy Access Menu > Cross-Application Components > Financial Closing cockpit Add-On > FCLOCOC - Financial Closing cockpit – Customizing» (SAP Easy Access Menu > Общие для всех приложений компоненты > Add-On для пульта управления финансовым закрытием > FCLOCOC — пульт управления финансовым закрытием — пользовательская настройка). На экране, показанном на Рис. 3, выберите шаблон, для которого требуется активировать электронное уведомление, а затем дважды щелкните по нему. Можно выбрать шаблон, а затем в раскрывающемся списке опций в разделе «Template/Task List» (Шаблон/список задач) нажать «Open» (Открыть).

   

Рис. 3. Выбор шаблона для присвоения конфигурации уведомлений по электронной почте

   

На следующем экране (Рис. 4) выберите пиктограмму просмотра или изменения, а затем выберите «Basic Data…» (Основные данные) из списка опций в меню «Edit» (Обработать). Присвойте созданную выше конфигурацию уведомления (в примере DEMO). После указания идентификатора конфигурации уведомления щелкните по пиктограмме ввода (зеленая галочка) для сохранения шаблона.

   

Рис. 4. Присвоение конфигурации уведомления по электронной почте шаблону

    

Теперь в системе можно инициировать электронное сообщение для всех шаблонов или списков задач, созданных с использованием этого идентификатора уведомления по электронной почте. Однако идентификатору конфигурации уведомления пока не присвоен сценарий, поэтому в следующем разделе рассмотрим процедуру активации различных сценариев и примеры выполнения некоторых из них. В Табл. 1 представлены все события для уведомлений по электронной почте, поставляемые в стандартной SAP-системе.

   

Сценарий Описание         Использование 1. Деблокирование списка задач         При деблокировании списка задач можно отправить электронное сообщение ответственным сотрудникам и обработчикам задач из списка, чтобы проинформировать их о присвоении задач. 2. Планирование задачи         При планировании задачи можно отправить ответственным лицам и обработчикам задачи сообщение электронной почты о запланированном начале и окончании выполнения задач. 3. Выполнение предварительных задач         После выполнения предварительных задач для следующей задачи ответственным лицам и обработчикам последующих задач можно отправить сообщение электронной почты о том, что можно приступить к обработке задач. 4. Просрочка задачи         Если задача не выполнена к плановому сроку, ответственным лицам и обработчикам задач может быть отправлено сообщение электронной почты о просрочке. 5. Повторный запуск предварительной задачи         При повторном запуске предварительных задач для следующей задачи ответственным лицам и обработчикам последующих задач можно отправить сообщение электронной почты о том, что им может потребоваться перезапустить свои задачи. 6. Ошибка или отмена задачи         Если в задаче обнаружена ошибка, либо задача была отменена во время выполнения, ответственным лицам и обработчикам задачи можно отправить сообщение электронной почты о необходимости исправить ошибку. 7. Выполнение планируемой локальной задачи         После выполнения планируемой локальной задачи ответственным лицам и обработчикам задачи можно отправить сообщение электронной почты о необходимости проверки правильности выполнения задачи. Планируемой локальной задачей является задача типа «задание» или «определение потока выполнения». 8. Выполнение планируемой удаленной задачи         После выполнения планируемой удаленной задачи ответственным лицам и обработчикам задач можно отправить сообщение электронной почты о необходимости проверки правильности выполнения задачи. Планируемой удаленной задачей является задача типа «SAP Central Process Scheduling by Redwood (SAP CPS)» или «удаленное задание».