Ключевое понятие

Заявку на инвестиционное мероприятие можно рассматривать как запрос средств, который подлежит утверждению бизнесом. Она также может использоваться как разрешение для расходов. Помимо чисто финансовой функции, та же самая заявка может служить для технических согласований или разрешений бизнес-партнеров (например, в совместных предприятиях). Заявка также может содержать пользовательские аналитики для экологического учета и отчетности по устойчивому развитию, например, а также и ссылки на соответствующие документы. Если заявка утверждается, то она может быть автоматически преобразована в заказ или проект. Соответствующий заказ или проект могут наследовать некоторые атрибуты данных заявки, в том числе планирование затрат, которые впоследствии могут быть преобразованы в бюджет. Этот же заказ или проект используется для создания актива.

   

Процесс приобретения активов очень важен для многих компаний. Нередко это связано с выделением значительных средств, дополнительными внешними и внутренними трудозатратами, и различными местными правилами бухгалтерского учета по капитализации активов.

Руководству необходимо получить одобрение от бизнеса на приобретение активов и иметь непрерывный контроль бюджета для выделенных средств. Кроме того, у бизнеса должен быть общий контроль над капитальными расходами (CAPEX) внутренних проектов, готовыми активами и проектами со смешанным использованием дополнительных внутренних или внешних трудозатрат и услуг.

Модуль Управления инвестициями (IM) может удовлетворять различные бизнес-требования. IM использует два основных элемента основных данных: инвестиционные программы и заявки на ассигнования (AR). Вы можете использовать их в комбинации (для наибольшей выгоды от стандартной функциональности) или отдельно. В этой статье я остановлюсь на функциональности AR главным образом потому, что она может быть легко развернута, мало зависима или вообще не зависима от других системных конфигураций. Следовательно, это может дать быстрые преимущества для бизнеса.

    

Примечание
Приобретение транспортного средства является примером прямой покупки активов. Примером сочетания актива и услуг является оборудование, для которого требуется установка и отдельно выполняется настройка. ИТ-проект по внедрению системы, скорее всего, имеет сочетание внутренних и внешних ресурсов, создающих нематериальный актив в течение длительного срока.

   

Настройка процесса приобретения активов через модуль управления инвестициями предоставляет вам несколько преимуществ:

• Стандартный многоуровневый документооборот для утверждения заявки на ассигнование.
• Плановые затраты по заявке на ассигнование могут перенесены в будущий заказ или проект.
• Возможность настройки пользовательских полей с проверочными таблицами, предоставляемых в качестве стандарта для ведения пользовательских и специфических для бизнеса аналитик.
• Наличие стандартного ведения документов изменений для целей аудита.
• Возможность хранения сопроводительной документации к заявке на ассигнование, используя либо систему управления документами (DMS) или упрощенную функциональность для вложений за пределами DMS.
• Возможность создания заказа или проекта автоматически и наследования некоторых значений основных данных из основной записи заявки.
• Возможность применять различные правила капитализации для различных областей оценки с использованием версии оприходования и кодов оприходования.

Обзор процесса

На рис. 1 я отобразил схему потока данных в процессе приобретения актива в SAP. Хотя это может выглядеть довольно громоздко, особенно для простых прямых закупок, это универсальный поток для любого вида приобретения активов, включая наиболее сложные сценарии.

Рис. 1. Поток данных в процессе приобретения актива

На рис. 2 показаны некоторые ключевые процессы и соответствующие элементы основных данных.

Рис. 2. Процессы, связанные с приобретением активов

Основные данные заявки на ассигнование

Главным элементом, определяющим основные данные заявки на ассигнование, является вид заявки. Вид заявки содержит несколько важных параметров, таких как:

• Правила нумерации (важно для кодирования).
• Профили планирования (важно для планирования расходов и доходов).
• Процедура определения партнеров (важно для документооборота).
• Вид инвестиционной программы (для интеграции с программами IМ).
• Разрешенные инвестиционные мероприятия (заказы и проекты).

Я рекомендую использовать внешнюю нумерацию для заявок на ассигнование, поскольку это позволяет в идентификатор объекта вложить специфичную бизнес-логику. Управление кодировкой определяется в виде заявки (рис. 3).

Рис. 3. Способы нумерации заявок на ассигнования

Маска кодирования — это набор правил для создания идентификатора объекта. Обычно, она содержит несколько секций определенной длины разделенных префиксом. Главная цель маски — упрощение отчетности и процесса отбора данных. Кроме этого, она делает номер объекта более смысловым и прозрачным, в отличие от простой последовательной нумерации. Обычно самые главные бизнес аналитики, например, тип продукта, география, форма собственности, включены в маску кодирования.

Настройка маски кодирования ведется совместно и для заявок, и для проектов. Настраивается маска в транзакции OPSJ (рис. 4). Определенными префиксами, указанными в настройке (в которой также определяется идентификатор для маски кодирования в первом столбце), вы можете определить количество числовых или буквенно-цифровых участков кода, разделенных специальными символами. Маска кодирования создается для того, чтобы SAP система автоматически проверяла и формировала код согласно параметров настройки.

Рис. 4. Определение маски кодирования для заявок, проектов или элементов структурного плана проекта (СПП)

Еще одним преимуществом использования маски кодирования является то, что специальные символы, используемые для структурирования кода на несколько секций, используются только в пользовательском интерфейсе, и не занимают место в таблицах базы данных. Например, если вы назовете ваш проект DE-C100-2010 без использования маски кодирования, то длина его номера будет 12 знаков, если же вы используете маску кодирования DE-XXXX-0000, то его номер будет из 10 знаков и он будет сохранен в базе данных как DEC1002010.

   

Примечание
Маска кодирования заявок может быть связаны или подобна маске кодирования проектов. Это сделало бы связь IM/PS более наглядной, потому как что тот же самый код или префикс используется в элементах основных данных.

   

Для связи маски кодирования или установления соответствия выполните настройку: путь IMG Управление инвестициями>Заявки на инвестиционные мероприятия>Основные данные>Маска кодировки для номера заявки>Ограничить и перекодировать маску кодирования.

Рис. 5 отображает настройку связи маски кодирования между заявками и проектами на примере заявки с видом Z1. А — идентификатор маски кодирования, отображенной на Рис. 4. На первом уровне диалоговой структуры выберите вид заявки и на втором уровне установите связь между масками кодирования [1].

Рис. 5. Связь между идентификаторами масок кодирования заявок и проектов

Еще одним важным преимуществом использования запросов на ассигнования является наличие возможности анализа документов изменений. Бизнес должен быть уверен, что все изменения основных данных отслеживаются и доступны для проверки в любое время. Посмотрите стандартный отчет документов изменений (рис. 6).

Рис. 6. Отчет по документам изменений

Далее я покажу, как настроить многоуровневый сценарий утверждения заявки.

Настройка потока документов для утверждения заявки на ассигнование

Стандартная настройка потока документов для видов заявок имеет пять шагов [2] (рис. 7).

Рис. 7. Последовательность настройки для использования потока документов утверждения заявок

Краткое описание видео-демонстрации по настройке этих шагов.