Покупка решения ECM похожа на покупку нового костюма

Автор: Гленн Гибсон (Glenn Gibson), Hyland Software | 13 мая 2014 г., 11:13

Мы с женой были приглашены на несколько свадеб, и она убеждала меня, что необходимо купить новый костюм. Обычно я предпочитаю, чтобы одежду мне покупала жена, так как у нее гораздо лучше со вкусом. Но костюм — это совсем другое дело. Он стоит дороже, чем повседневная одежда, и носится дольше, поэтому должен идеально подходить мне. Поэтому мне пришлось заняться выбором самому.

После оценки возможностей и бюджета я, стиснув зубы, отправился на поиски и начал с самого дешевого и простого варианта — универмага. Первая вылазка оказалась крайне неудачной. Я обошел несколько магазинов и ничего не подобрал, но наконец остановил свой выбор на приглянувшемся мне костюме. В этот момент ко мне подошел продавец и сказал: «Прошу прощения, но, кажется, Вы смотрите не в том отделе. Эти костюмы для мужчин со спортивным телосложением».

До невозможности обидно!

Я ушел домой зализывать раны, смахивать пыль с абонементов фитнес-клуба и искать другое решение проблемы. Оказалось, что купить готовый костюм в магазине не так-то просто. Другим вариантом, о котором я часто подумывал, было сшить костюм на заказ, и я начал разведку в этой области. Первый веб-сайт, на который я зашел, сообщал, что это «одно из 6 лучших ателье в мире», использовал такие выражение, как «индивидуальный подход», «выгодные инвестиции», а справа на странице красовались фотографии с бутылками моей любимой марки шотландского виски.

Все это прямо-таки кричало «ДОРОГО!», и я не стал дальше изучать этот веб-сайт.

Итак, я застрял между ожиданиями жены и двумя вариантами, которые мне не нравились. Мне нужно было что-то идеально подходящее для меня; я бизнесмен, поэтому хотел найти качественный и стильный костюм, который хорошо сидел бы на том теле, которое у меня есть (а не на том, которое я хотел бы иметь), но не было ни времени, ни денег, ни желания шить его на заказ.

Вдруг я подумал, что я сейчас в такой же ситуации, что и многие люди, которые ищут решение для управления контентом предприятия (ECM). Те, кто принимает такое важное решение, должны убедиться, что приобретают качественный продукт, отвечающий требованиям организации и совместимый с текущими процессами (даже если эти процессы не настолько простые, как хотелось бы). Они также имеют ограниченный бюджет и временные рамки. Тот факт, что успешность проекта позволит лицу, принявшему решение, выглядеть лучше в глазах компании, окончательно убедил меня в схожести ситуаций с покупкой костюма и решения ECM.

Итак, как же два моих варианта соотносятся с ECM? Давайте рассмотрим их подробнее.

Вариант 1. Покупка готового решения

Вне всякого сомнения, на рынке полно дешевых и быстро развертываемых продуктов, которые позиционируются как решение ECM и внедряются за достаточно короткое время. Однако если изначально стояла задача перенести собственные процессы в такое решение, скоро вы обнаружите, что оно недостаточно гибкое: не адаптируется к изменениям процессов, не позволяет добавить новые функции или внести модификации по мере развития компании и появления новых требований. Это решение покажется вам таким же неудобным, как дешевый синтетический костюм, который купила мама, когда вам было 12 лет.

Вариант 2. Разработка индивидуального решения

Конечно же, поставщики решений ECM не называют свои компании «ателье», но их работа очень похожа на работу портных. Некоторые компании предлагают много функций ECM, но они не объединены в одну платформу или продукт, так как появились у компании в результате различных приобретений и присоединений. Чтобы создать индивидуальное решение, необходимо «сшить» такие разрозненные продукты и разработать персонализированный код.

Конечный результат может быть очень эффективным, но основной объем затрат приходится как раз на анализ, разработку персонализированного кода, тестирование и внедрение. Такие решения очень долго внедряются и, в конечном итоге, могут оказаться очень дорогими, поскольку «ателье» будет настаивать, что только у них достаточно квалификаций для внесения последующих изменений. Это выводит из себя большинство заказчиков.

Как же поступить? Действительно ли вариантов всего два: готовое решение или решение на заказ? Я решил еще раз обсудить покупку костюма с женой, и она предложила мне третий вариант.

Вариант 3. Покупка готового решения с последующей адаптацией

Именно этот вариант я выбрал и остался очень доволен. Я пошел в специализированный магазин, где продаются костюмы без манжетов и обработки краев. Я выбрал костюм, который мне подошел, портной снял мерки, спросил, что мне нравится, и примерно через неделю я забрал прекрасный новый костюм, который сел на меня идеально и вписался в рамки выделенного бюджета.

Такой же вариант есть и для ECM. С помощью таких инструментов, как магический квадрант Gartner, оцените поставщиков и выберите того, кто специализируется в ECM, а также имеет знания и опыт, необходимые для вашей отрасли, чтобы предоставить платформу, которую легко настроить без разработки персонализированного кода. Необходимо выбрать такого поставщика технологий, который хорошо осведомлен о ваших требованиях и имеет достаточный опыт для поставки идеального решения, не требующего больших материальных и временных затрат.

Мне