Ключевое понятие

У организаций любых типов и размеров есть бюджет. Бюджет является денежным представлением организационных целей, приоритетов, планов и ограничений по потоку наличности на ближайший финансовый год или несколько лет. Некоторым организациям достаточно пассивного контроля бюджета посредством отчетности. Другим необходим активный контроль соблюдения части или всего организационного бюджета с разной степенью детализации.

Стандартные решения SAP предоставляют инструменты для реализации активного контроля доступности бюджета (AVC) с разными бизнес-сценариями, объемом и степенью детализации. Из этой статьи вы узнаете о базовых опциях для контроля соблюдения бюджета в Контроллинге (CO) по определенным видам расходов с использованием внутренних заказов. В Системе проектов мы рассмотрим более сложные по сравнению с внутренними заказами опции активного AVC и бюджетирования, особенно для комплексных многоуровневых проектов, а также опции детального управления бюджетом.

Также здесь описаны многочисленные опции решения SAP Public Sector Management Funds Management (PSM-FM) для активного AVC по всем типам организационных затрат (расходы по прибыли и убыткам [П+У], приобретение основных средств и запаса) для каждого необходимого измерения внутри объектов и между объектами, а также для различных бюджетных целей, например, для целей расходов П+У и/или потока наличности.

Здесь перечислены самые распространенные бизнес-сценарии, релевантные для активного AVC. В описании каждого инструмента я укажу подходящие сценарии, с помощью которых можно настроить данный инструмент для максимального соответствия организационным целям контроля доступности бюджета. В табл. 1 в последнем разделе сопоставляются бизнес-сценарии контроля доступности бюджета и инструменты AVC с указанием инструмента, оптимально подходящего для каждого бизнес-сценария в тех случаях, когда таких инструментов существует несколько.

Мы рассмотрим разнообразные потребности в отношении контроллинга бюджета, которые могут быть у организаций, а также возможные решения, которые могут предложить стандартные инструменты SAP. Для максимальной ориентации на бизнес определим AVC для бюджета, опишем распространенные бизнес-сценарии бюджетирования, для которых требуется AVC бюджета, рассмотрим каждый инструмент вместо со связанными объектами, а также инструменты и функции, которые наилучшим образом соответствуют требованиям бизнес-сценариев.

Что такое AVC?

AVC подразумевает мониторинг и проверки затрат при сопоставлении с бюджетом в реальном времени. Проверки выполняются н протяжении всего контролируемого бизнес-процесса или могут являться его частью. Например, поверку можно инициировать непосредственно из записи заявки и продолжать в течение всей последовательности: заказ на поставку > поступление материала > контроль счетов > платеж (только FM). Либо проверку можно запустить позднее, а закончить раньше. Сообщение AVC для пользователя может быть сообщением об ошибке, предупреждением, либо предупреждением с электронным сообщением ответственным сотрудникам.

Распространенные бизнес-сценарии бюджетирования, для которых требуется AVC бюджета

Перед внедрением решения для AVC бюджета важно определить мотивацию компании для его использования. Такая мотивация может зависеть от задачи и/или вытекать из более широкого требования высокого уровня, например, соблюдение целевых требований по прибыли и убыткам (П+У) и ограничений потоков наличности по расходам. Далее приводится список распространенных бизнес-сценариев, для которых требуется AVC бюджета. Список составлен в порядке усложнения AVC.

1. Определенные виды различных организационных расходов:
   • командировочные затраты сотрудников;
   • затраты на обслуживание основных средств (машин и зданий);
   • расходы на корпоративные мероприятия;
   • расходы на маркетинговые кампании по продуктам;
   • расходы на собственные транспортные средства компании ;
   • прочие общие и оперативные расходы.
2. Незавершенное капитальное строительство (капитальные расходы), в годовом л общем исчислении:
   • проекты строительства;
   • технологические проекты;
   • проекты по разработке продуктов;
   • прочие проекты.
3. Прямая заготовка основных средств: Затраты на машины, здания, транспортные средства и прочие затраты на объекты, классифицируемые в учете как основные средства.
4. Комплексные многоуровневые проекты с несколькими этапами, для которых требуется агрегированный контроль бюджета по каждому этапу, группе этапов или по всему проекту в целом.
5. Заготовка материалов в запас по проекту: сырье и другие запасы.
6. Произвольная заготовка запасов: сырье и другие запасы.
7. Бюджетные обязательства по резервированию запаса — обычно создается на этапе планирования для заказов на ТОРО и производственных заказов.
8. Бюджетные обязательства по соглашениям о закупках.
9. Только общие и административные затраты.
10. Общие расходы по отчету о прибылях и убытках (П+У): затраты по обороту, затраты по сбыту, общие/административные затраты, исследования и разработки.
11. Отдельные бюджеты и типы AVC для обязательств (заявки и заказы) и фактических проводок по определенным видам расходов. Например, в муниципальном и государственном секторе управление крупным проектами осуществляется с отдельными бюджетами для обязательств и платежей. Часто бюджет обязательств является общим бюджетом за несколько лет, а бюджет платежей — годовым.
12. Контроль бюджета по агрегированному объекту контроля. Например, некоторым организациям требуется управлять бюджетом ведения расходов для определенного МВЗ и параллельно проверять общий бюджет для всей компании.
13. Обязательство, ориентированные на поток наличности (заявки и заказы) и активный контроллинг бюджета фактических проводок. Такой тип AVC бюджета отличается от типа AVC по П+У в трех основных аспектах:
    • в основе бюджета потока наличности лежит прогноз по потоку наличности;
    • дата проводки бюджета отличается от даты проводки FI. В ракурсе бюджета дата проводки рассчитывается по потоку закупки с учетом условий платежа поставщику;
    • в идеале для полного контроля бюджета на основе потока наличности требуется реализовать мониторинга всех типов закупки: расходы, основные средства и запас.
14. AVC бюджета осуществляется параллельно, по потоку наличности и по П+У. Некоторым организациям требуется мониторинга как целевого бюджета по П+У, так и параллельно целевого бюджета по потоку наличности.
15. Управление бюджетом и контроль AVC для разных источников бюджета, представленных адресом бюджета. Например, организациям, получающим гранты на конкретные виды деятельности (исследования или разработки), может требоваться управление подробным бюджетом и AVC по расходованию грантовых средств. Иногда необходим контроль подробного бюджета по категории П+У (например, COGS, затраты по обороту или общие и административные расходы).

Доступные инструменты для активного AVC бюджета

К доступным инструментам для активного AVC бюджета относятся внутренние заказы, СПП-элементы системы проектов и PSM-FM. Рассмотрим каждый из этих трех инструментов и релевантные для него бизнес-сценарии.

Внутренние заказы

Внутренние заказы используются в модуле CO для планирования, сбора, расчета и мониторинга затрат по внутренним задачам, заданиям, основным средствам и проектам компании (простое управление без сетевых связей в СПП-элементах). Как правило, внутренние заказы определяются для каждого типа затрат, которые необходимо отслеживать. Внутренний заказ проходит жизненный цикл соответствующих носителей затрат от создания до закрытия посредством управления статусами. При завершении записанной во внутреннем заказе операции выполняется расчет заказа по другому носителю затрат (МВЗ, другой внутренний заказ или СПП-элемент) или оприходование по основному средству. Внутренний заказ можно пометить как статистический. это означает, что все проведенные затраты для этого типа внутреннего заказа одновременно проводятся по МВЗ. Статистические заказы, как правило, создаются для отслеживания расходов по использованию и обслуживанию основных средств компании (транспортных средств, машин и зданий).

Являясь объектом CO, внутренний заказ позволяет регистрировать только затраты по основным счетам, продленным как виды затрат. В основном, это счета П+У. Исключением является балансовый счет приобретения основных средств, который можно определить как особый тип видов затрат.

Если в CO активировано управление обязательствами, затраты можно начать регистрировать сразу же после ввода заявки.

Бюджет по внутренним заказам: При необходимости можно настроить сохранение бюджета для активного AVC в выбранных типах внутренних заказов. Бюджет внутренних заказов можно скопировать из подробных плановых затрат или ввести напрямую.

Внутренние заказы имеют следующие функции для бюджета и AVC:

• Бюджет вводится в одном измерении (внутренний заказ без ссылки на основной счет).
• Бюджет можно ввести, пополнить и урезать.
• Бюджет вводится ежегодно и на полную стоимость.

AVC можно настроить для вывода ошибок, предупреждений или предупреждений с сообщениями электронной почты менеджерам бюджета в случае исчерпания бюджета или превышения установленного порога расходования. По умолчанию расходование бюджета регистрируется для каждого вида затрат, проведенного по внутреннему заказу. Дополнительно можно запретить расходование бюджета для выбранных видов затрат. Внутренний заказ можно использовать для AVC бюджета по балансовым счетам приобретения основных средств (BS). AVC можно инициировать для бюджета на финансовый год или для полного бюджета (за все финансовые годы).